Användarvillkor

Dessa villkor gäller mellan WIPIT AB, org.nr 559333-2694, Malmö ("Kvittia", "vi") och det företag eller den redovisningsbyrå som skapar ett konto i Kvittia ("Kunden", "ni"). Genom att skapa ett konto, godkänna villkoren i tjänsten eller använda Kvittia accepterar ni villkoren. Personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1 är en del av avtalet. Version 2026-10-31.

1. Tjänsten

Kvittia är en molntjänst på kvittia.se och i Kvittias appar för hantering av kvitton, leverantörs- och kundfakturor, bankavstämning, fakturering, lön, moms- och skatteunderlag, företagssök och – för partnerbyråer – en byråportal. Innehållet i tjänsten beskrivs på kvittia.se och kan utvecklas löpande. Automatisk avläsning (OCR och AI-tolkning) av kvitton och fakturor är ett hjälpmedel: resultatet ska alltid granskas av Kunden innan det används i bokföringen.

Kvittia tillhandahåller ingen redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Beräkningar av moms, skatt, arbetsgivaravgifter, prognoser och deadlines bygger på de uppgifter Kunden lagt in och på allmänna regler; Kunden ansvarar för att kontrollera dem mot Skatteverkets och Bolagsverkets aktuella besked innan de används.

2. Konto, användare och säkerhet

Kunden ansvarar för sina användare, deras behörigheter och att inloggningsuppgifter hålls hemliga. Kunden ska genast meddela oss om ett konto misstänks ha använts obehörigt. Kunden får bara lägga in uppgifter som Kunden har rätt att behandla. Tjänsten får inte användas för olagliga ändamål, för att angripa eller överbelasta tjänsten, eller för automatisk massavläsning av företagssöket utöver vad som medges i avtal om API-åtkomst.

3. Provperiod, priser och betalning

Nya kunder får en kostnadsfri provperiod enligt vad som anges vid registreringen. Därefter gäller det paket, de tillägg och de priser som visas på kvittia.se/priser eller som avtalats särskilt. Vissa funktioner debiteras per verifikation eller per användning (till exempel AI-kredit och förmedlade förfrågningar); gällande priser visas i tjänsten innan de används. Fakturor skickas med e-post och betalas inom 30 dagar om inte annat avtalats. Vid utebliven betalning får vi efter påminnelse stänga av tjänsten tills betalning skett. Priser anges exklusive moms och kan ändras med minst 30 dagars varsel inför ny avtalsperiod.

4. Kundens ansvar för bokföringen

Kunden är bokföringsskyldig och ansvarig för sin bokföring, sina deklarationer och sin arkivering enligt bokföringslagen. Kvittia är ett verktyg för att samla, läsa av och sammanställa underlag; Kunden (eller Kundens redovisningsbyrå) beslutar om kontering, godkännanden och vad som lämnas till myndigheter. Kunden ansvarar för att originalunderlag bevaras i den form bokföringslagen kräver.

5. Partnerbyråer

En redovisningsbyrå som godkänts som partner får ett byråkonto utan avgift och kan ansluta sina kunder. För varje ansluten kund gäller antingen att kunden betalar sitt abonnemang själv (byrån får provision enligt sin partnernivå) eller att byrån betalar kundens abonnemang med byrårabatt på en samlingsfaktura. Förmedlade förfrågningar från kvittia.se debiteras byrån per förfrågan enligt gällande pris. Byrån ansvarar för sina kollegors behörigheter och för att den har rätt att hantera sina kunders uppgifter. Byrån är personuppgiftsansvarig för den kundkännedom (KYC) byrån dokumenterar i Byråportalen.

6. Immateriella rättigheter och Kundens data

Kvittia och allt innehåll i tjänsten tillhör WIPIT AB eller dess licensgivare. Kunden får en icke-exklusiv rätt att använda tjänsten under avtalstiden. Allt som Kunden laddar upp eller skapar i tjänsten (kvitton, fakturor, bokföringsdata, löneuppgifter) tillhör Kunden. Vi använder Kundens data bara för att leverera, driva, säkra och förbättra tjänsten och enligt bilaga 1. Avidentifierad, sammanräknad statistik (till exempel hur många kvitton som läses av) får vi använda för att utveckla tjänsten.

7. Tillgänglighet, support och ändringar

Vi strävar efter att tjänsten ska vara tillgänglig dygnet runt men garanterar inte avbrottsfri drift. Planerat underhåll förläggs om möjligt utanför kontorstid och meddelas i tjänsten. Support ges via hello@kvittia.se på vardagar. Vi får utveckla, ändra och ta bort funktioner; väsentliga försämringar meddelas minst 30 dagar i förväg, och Kunden får då säga upp avtalet till den dag ändringen träder i kraft.

8. Ansvarsbegränsning

Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick. Vi ansvarar inte för fel som beror på felaktiga eller ofullständiga uppgifter från Kunden, på Kundens beslut utifrån tjänstens beräkningar, på tredjepartstjänster (banker, myndigheter, e-postleverantörer) eller på omständigheter utanför vår kontroll. Vi ansvarar inte för indirekta skador såsom utebliven vinst, förseningsavgifter, skattetillägg eller förlust av data som Kunden kunnat säkerhetskopiera via tjänstens exportfunktioner. Vårt sammanlagda ansvar under ett avtalsår är begränsat till de avgifter Kunden betalat för tjänsten under de senaste tolv månaderna. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, och inte ansvar som följer av tvingande lag eller av bilaga 1.

9. Avtalstid och uppsägning

Avtalet gäller tills vidare från det att kontot skapas. Kunden kan säga upp avtalet när som helst i tjänsten eller via hello@kvittia.se; abonnemanget upphör vid utgången av den period som redan betalats. Vi kan säga upp avtalet med 30 dagars varsel, eller med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott, utebliven betalning efter påminnelse eller om tjänsten används i strid med lag. Efter avtalets slut kan Kunden exportera sina data (kvitton, fakturor, SIE-filer, revisorspaket) under 90 dagar; därefter raderas kontot och all data enligt bilaga 1, med undantag för det vi måste spara enligt bokföringslagen.

10. Ändringar av villkoren

Vi kan ändra villkoren. Ändringar meddelas i tjänsten och via e-post till Kundens administratör minst 30 dagar innan de börjar gälla, utom när ändringen följer av lag eller är till Kundens fördel. Fortsatt användning efter ikraftträdandet innebär att de nya villkoren accepterats; Kunden kan annars säga upp avtalet.

11. Övrigt

Ingen av parterna får överlåta avtalet utan den andras samtycke, utom till ett bolag i samma koncern eller i samband med överlåtelse av verksamheten. Meddelanden lämnas via tjänsten eller till den e-postadress parten angett. Svensk lag gäller för avtalet. Tvist ska i första hand lösas genom förhandling och annars av allmän domstol med Malmö tingsrätt som första instans.

Frågor om villkoren: hello@kvittia.se.

Bilaga 1 – Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("Biträdesavtalet") är en del av användarvillkoren mellan WIPIT AB ("Biträdet") och Kunden ("den Personuppgiftsansvarige") och uppfyller kraven i artikel 28.3 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Det gäller all behandling av personuppgifter som Biträdet utför för Kundens räkning i Kvittia.

1. Roller och omfattning

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter Kunden och Kundens användare lägger in i tjänsten (bilaga 1.1). Biträdet behandlar uppgifterna bara för Kundens räkning och enligt detta avtal. För uppgifter om Kundens egna användare (namn, e-post, inloggning, fakturering) och för de behandlingar som beskrivs i integritetspolicyn på kvittia.se är WIPIT AB i stället självständigt personuppgiftsansvarig; de omfattas inte av Biträdesavtalet.

2. Behandlingens art, ändamål och varaktighet

Art och ändamål: lagring, automatisk avläsning (OCR/AI), sammanställning, matchning mot bankuppgifter, beräkning (moms, lön, prognoser), visning för behöriga användare, utskick (lönebesked, fakturor, rapporter) och export – allt för att leverera tjänsten Kvittia till Kunden.

Varaktighet: så länge avtalet gäller och därefter under den raderingsfrist som anges i punkt 9.

Typ av personuppgifter och kategorier av registrerade: se bilaga 1.1.

3. Biträdets skyldigheter

Biträdet ska:

a) behandla personuppgifter bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner – som utgörs av användarvillkoren, Biträdesavtalet och Kundens användning av tjänstens funktioner – om inte annan behandling krävs enligt unionsrätt eller svensk rätt; i så fall informerar Biträdet Kunden innan behandlingen, om inte lagen förbjuder det;
b) genast meddela Kunden om Biträdet anser att en instruktion strider mot GDPR eller annan dataskyddslagstiftning;
c) se till att personer som behandlar uppgifterna har åtagit sig sekretess eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt, och bara har åtkomst i den utsträckning deras arbete kräver;
d) vidta de säkerhetsåtgärder som anges i punkt 5;
e) anlita underbiträden bara enligt punkt 6;
f) bistå Kunden enligt punkt 8;
g) radera eller återlämna uppgifterna enligt punkt 9;
h) ge Kunden den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 uppfylls och möjliggöra granskning enligt punkt 10.

4. Kundens skyldigheter

Kunden ansvarar för att ha rättslig grund för behandlingen, för att informera de registrerade (till exempel anställda vars löneuppgifter läggs in), för att uppgifterna är korrekta och för att inte lägga in uppgifter som tjänsten inte är avsedd för (till exempel känsliga personuppgifter i fritextfält utöver vad löne- och personalhanteringen kräver).

5. Säkerhetsåtgärder (artikel 32)

Biträdet upprätthåller bland annat: kryptering under överföring (TLS) och säkerhetsheaders (CSP, HSTS); kryptering i databasen av personnummer och bankkontonummer; rollbaserad behörighet per bolag och användare med loggbok över åtkomst och ändringar; lösenord lagrade som saltade hashar och möjlighet till inloggningsnotiser; separation mellan kunders data (varje bolag ser bara sin egen); servrar inom EU/EES hos leverantör med fysiskt skydd och daglig säkerhetskopiering; automatisk gallring av loggar; rutiner för uppdatering av mjukvara och hantering av sårbarheter; regelbunden intern översyn av säkerheten. Biträdet får förbättra åtgärderna, men inte sänka skyddsnivån utan att meddela Kunden.

6. Underbiträden

Kunden ger ett allmänt förhandsgodkännande till att Biträdet anlitar underbiträden för drift, e-post, automatisk avläsning, landsbestämning och push-notiser. Aktuella underbiträden framgår av bilaga 1.2 och av Plattform → Inställningar i tjänsten. Biträdet meddelar Kunden (i tjänsten och via e-post till Kundens administratör) minst 30 dagar innan ett nytt underbiträde tas i bruk för Kundens uppgifter. Kunden får invända inom den tiden; om parterna inte kan enas får Kunden säga upp avtalet utan ytterligare kostnad. Biträdet ingår skriftligt avtal med varje underbiträde med samma skyldigheter som i detta Biträdesavtal och ansvarar fullt ut gentemot Kunden för underbiträdets behandling.

7. Överföring till tredje land

Behandling sker inom EU/EES. Om ett underbiträde behandlar uppgifter utanför EU/EES (för närvarande AI-avläsning, se bilaga 1.2) sker det med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler (2021/914) med kompletterande skyddsåtgärder, och Biträdet begränsar uppgifterna till vad avläsningen kräver. Uppgifterna används inte för att träna leverantörens modeller.

8. Bistånd till Kunden

Biträdet ska, med hänsyn till behandlingens art och den information Biträdet har tillgång till:

a) hjälpa Kunden att besvara begäranden från registrerade (registerutdrag, rättelse, radering, dataportabilitet) – i första hand genom tjänstens egna funktioner för sökning, export och radering, och annars inom tio arbetsdagar från Kundens begäran;
b) underrätta Kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 36 timmar efter att Biträdet fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter, med den information Kunden behöver för sin anmälan till IMY (incidentens art, kategorier och ungefärligt antal registrerade och uppgifter, sannolika konsekvenser, vidtagna åtgärder) – kompletterande information lämnas efterhand;
c) bistå vid konsekvensbedömning och förhandssamråd (artikel 35–36) med den information Biträdet har om tjänstens säkerhet och behandling.

Bistånd utöver vad som rimligen ingår i tjänsten får debiteras enligt Biträdets gällande timpris efter överenskommelse.

9. Radering och återlämning

När avtalet upphör kan Kunden under 90 dagar exportera sina uppgifter via tjänstens exportfunktioner (kvitton, fakturor, kontoutdrag, SIE, revisorspaket, lönefiler). Därefter raderar Biträdet alla Kundens personuppgifter, inklusive säkerhetskopior inom deras normala rotationstid (högst 35 dagar), och intygar raderingen på begäran. Undantag gäller för fakturaunderlag och annat som WIPIT AB själv måste bevara enligt bokföringslagen (sju år) och som då behandlas med WIPIT AB som ansvarig.

10. Granskning

Kunden har rätt att en gång per år, eller vid en misstänkt incident, få tillgång till den dokumentation som behövs för att kontrollera att Biträdesavtalet följs (säkerhetsbeskrivning, underbiträdeslista, registerförteckning för biträdesbehandlingen). Om dokumentationen inte räcker får Kunden, eller en oberoende revisor med sekretessåtagande, genomföra en granskning efter 30 dagars varsel, under kontorstid och utan att andra kunders data berörs. Kunden står kostnaden för granskningen om inte väsentliga brister konstateras.

11. Ansvar

Vardera parten ansvarar för administrativa sanktionsavgifter som påförs parten för dess egen överträdelse. Biträdets ansvar gentemot Kunden för skada på grund av brott mot Biträdesavtalet omfattas av ansvarsbegränsningen i användarvillkoren, utom vid uppsåt eller grov vårdslöshet och i den utsträckning artikel 82 GDPR inte tillåter begränsning.

12. Varaktighet och ändringar

Biträdesavtalet gäller så länge Biträdet behandlar personuppgifter för Kundens räkning. Ändringar görs på samma sätt som ändringar av användarvillkoren; om en ändring sänker skyddsnivån får Kunden säga upp avtalet.

Bilaga 1.1 – Behandlingens omfattning

Känsliga personuppgifter (artikel 9) ska inte läggas in annat än det som löne- och frånvarohanteringen oundvikligen medför (till exempel sjukfrånvaro utan diagnos).

Bilaga 1.2 – Underbiträden

Listan uppdateras i tjänsten; ändringar meddelas enligt punkt 6.

Senast uppdaterad 2026-11-07