Dubbelbetald faktura – så undviker och åtgärdar du dubbelbetalning
Har du betalat samma faktura två gånger ska du kontakta leverantören och begära återbetalning eller kvittning mot nästa faktura. Med en tydlig rutin för fakturaflödet kan du undvika att det händer igen.
Innehåll i artikeln
Har du betalat samma faktura två gånger ska du kontakta leverantören så snart du upptäcker det och begära att pengarna betalas tillbaka eller att beloppet kvittas mot nästa faktura. En leverantör som fått betalt två gånger har inte rätt att behålla det överskjutande beloppet. Lika viktigt är att ta reda på varför det hände, så att du kan stoppa nästa dubbelbetalning innan den sker.
Hur uppstår en dubbelbetalning?
Dubbelbetalningar beror sällan på slarv hos en enskild person. Oftast handlar det om att samma faktura kommer in mer än en gång, eller att två personer betalar utan att veta om varandra. Vanliga orsaker är:
- Samma faktura kommer både via e-post och på papper och registreras två gånger.
- En påminnelse betalas trots att originalfakturan redan är betald, eller att betalningen ännu inte hunnit registreras hos leverantören.
- Fakturan betalas manuellt i internetbanken och kommer sedan med i en betalfil också.
- Leverantören drar beloppet via autogiro eller kort samtidigt som fakturan betalas.
- Leverantören skickar en ny faktura med nytt fakturanummer för samma leverans, till exempel efter en ändring.
- En gammal betalfil laddas upp igen.
Så upptäcker du en dubbelbetalning
Det säkraste sättet är att regelbundet stämma av leverantörsskulderna och bankkontot. Om en leverantör har ett debetsaldo i leverantörsreskontran – alltså att du har betalat mer än du är skyldig – är det en tydlig signal. Gör en bankavstämning varje månad och jämför utbetalningarna med de fakturor som faktiskt är registrerade. Ibland är det leverantören själv som hör av sig och meddelar att de har fått betalt två gånger.
Så gör du när du har dubbelbetalat
- Kontrollera att det verkligen är en dubbelbetalning. Jämför fakturanummer, belopp, datum och OCR-nummer, och kontrollera att det inte är två olika leveranser med samma belopp.
- Kontakta leverantören skriftligt. Ange fakturanummer, de två betalningsdatumen och beloppet, och be om återbetalning till ditt konto.
- Välj återbetalning eller kvittning. Om du har en löpande relation med leverantören kan det vara smidigast att beloppet räknas av mot nästa faktura. Be då om en bekräftelse eller en kreditnota, så att det syns i bokföringen.
- Följ upp. Notera vad ni kommit överens om och kontrollera att pengarna kommer in eller att avräkningen görs.
- Åtgärda orsaken. Ta reda på hur fakturan kunde betalas två gånger och justera rutinen.
Om leverantören inte betalar tillbaka kan du hantera det som en vanlig fordran: skicka en påminnelse och därefter ett inkassokrav om det behövs. En fordran preskriberas som huvudregel efter tio år om den inte avbryts, men vänta inte – ju längre tid som går, desto svårare brukar det bli. Har leverantören gått i konkurs behöver du bevaka din fordran i konkursen.
Så bokför du en dubbelbetalning
När fakturan registrerades bokfördes kostnaden, momsen och leverantörsskulden. Den första betalningen nollställde skulden. Den andra betalningen bokförs också mot konto 2440 Leverantörsskulder, vilket ger leverantören ett debetsaldo, det vill säga en fordran.
- Vill du redovisa fordran tydligt kan du flytta beloppet från 2440 till ett fordringskonto, till exempel 1680 Andra kortfristiga fordringar.
- När pengarna kommer tillbaka debiteras företagskontot, till exempel 1930, och fordringskontot eller 2440 krediteras.
- Kvittas beloppet mot en ny faktura minskar den nya leverantörsskulden med motsvarande belopp.
Momsen påverkas normalt inte, eftersom den bokfördes när fakturan registrerades och inte vid betalningen. Använder du kontantmetoden, där fakturor bokförs först när de betalas, behöver du se till att kostnaden och den ingående momsen bara bokförs en gång. Fråga din redovisningskonsult om du är osäker.
Så undviker du dubbelbetalningar
- En väg in för fakturor. Be leverantörerna skicka fakturor till en gemensam adress och bara i ett format.
- Dubblettkontroll. Kontrollera kombinationen av leverantör, fakturanummer och belopp innan en faktura registreras.
- Betala bara godkända fakturor. En tydlig attestordning gör att ingen betalar på egen hand.
- Betala från systemet. Skapa betalningar från ekonomisystemet i stället för att lägga in dem manuellt i banken, och markera fakturan som betald direkt.
- Kontrollera påminnelser. Betala aldrig en påminnelse innan du har kontrollerat om originalfakturan redan är betald.
- Ha koll på autogiro och kortbetalningar. Markera i leverantörsregistret vilka leverantörer som dras automatiskt, så att deras fakturor inte betalas en gång till.
Läs mer om hur du hanterar flödet från fil till bank i artikeln om betalfil till banken.
Så hjälper Kvittia dig
I Kvittias tillägg för leverantörsfakturor stoppas säkra dubbletter direkt, och fakturor som kan vara dubbletter flaggas så att någon tar ställning innan de godkänns. Fakturorna granskas och godkänns innan de kommer med i betalfilen. Med tillägget Bankavstämning matchas utbetalningar mot kvitton och leverantörsfakturor, vilket gör det lättare att se om något har betalats två gånger.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Måste leverantören betala tillbaka om jag har dubbelbetalat?
Ja, leverantören har inte rätt att behålla ett belopp som betalats av misstag. Ni kan också komma överens om att beloppet kvittas mot en kommande faktura.
Hur bokför jag en återbetalning från leverantören?
Debitera företagskontot, till exempel 1930, och kreditera det konto där fordran ligger, antingen 2440 Leverantörsskulder eller ett fordringskonto som 1680.
Påverkas momsen av en dubbelbetalning?
Normalt inte, eftersom momsen bokförs när fakturan registreras. Med kontantmetoden behöver du se till att momsen bara bokförs en gång.
