Attestera fakturor – så bygger du en attestordning som fungerar

Innehåll i artikeln

1. Vad betyder det att attestera en faktura?
2. Varför behöver företaget en attestordning?
3. Vad ska attestordningen innehålla?
4. Så går attesten till steg för steg
5. Vanliga misstag
6. Så hjälper Kvittia dig

Att attestera en faktura betyder att en behörig person kontrollerar att fakturan stämmer och godkänner att den får betalas. En attestordning är dokumentet som bestämmer vem som får attestera vad, upp till vilka belopp och vem som tar över vid frånvaro. Även i ett litet företag är en enkel attestordning ett av de mest effektiva skydden mot felbetalningar, bedrägerier och slarv.

Vad betyder det att attestera en faktura?

Ordet attest används lite olika i olika företag, men i grunden handlar det om två kontroller. Ibland gör samma person båda, ibland delas de mellan två personer.

• Granskning (sakattest): den som beställde varan eller tjänsten bekräftar att leveransen är mottagen, att mängd och kvalitet stämmer och att priset motsvarar avtalet eller offerten.
• Beslutsattest: en person med budgetansvar eller beslutsrätt godkänner att kostnaden får belasta företaget och att fakturan får betalas.

Utöver det görs ofta en formell kontroll av den som sköter ekonomin eller av redovisningskonsulten: att fakturan är ställd till rätt bolag, att momsen är rätt och att bankgiro och OCR-nummer verkar rimliga. Läs mer om vilka uppgifter som ska finnas med i artikeln om vad en faktura ska innehålla.

Varför behöver företaget en attestordning?

Det finns ingen lag som i detalj beskriver hur en attestordning ska se ut. Men i ett aktiebolag ska styrelsen enligt aktiebolagslagen se till att organisationen är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. En tydlig attestordning är ett av de enklaste sätten att visa att en sådan kontroll finns.

De praktiska fördelarna är minst lika viktiga:

• Du minskar risken att betala bluffakturor eller fakturor för något som aldrig levererats.
• Ingen enskild person kan beställa, godkänna och betala utan att någon annan ser det.
• Det blir tydligt vem som ansvarar när något blir fel, och leverantörer får snabbare besked.
• Revisorn och redovisningskonsulten får ett spårbart underlag som visar vem som godkände vad och när.

Vad ska attestordningen innehålla?

En attestordning behöver inte vara lång. För de flesta småföretag räcker en sida som ses över en gång om året och när någon börjar eller slutar. Den bör svara på följande:

1. Vem som får attestera – namn eller roll, till exempel VD, inköpsansvarig eller projektledare.
2. Beloppsgränser – hur stora fakturor varje person får godkänna på egen hand och när ytterligare en person måste godkänna.
3. Ansvarsområden – vilka kostnadsslag, avdelningar eller projekt personen ansvarar för, så att rätt faktura hamnar hos rätt person.
4. Ersättare vid semester och sjukdom, så att fakturor inte blir liggande och förfaller.
5. Jäv – ingen får attestera sina egna utlägg, fakturor från närstående eller kostnader som gynnar en själv. Den som är jävig skickar fakturan vidare till nästa nivå.
6. Dokumentation – hur attesten registreras, till exempel med signatur på papper eller digitalt i ett system där det loggas vem som godkände och när.

Ett vanligt upplägg i små bolag är att den som beställt granskar fakturan och att VD eller ägaren godkänner betalningen. Är ägaren själv den som beställer kan redovisningskonsulten eller en annan styrelseledamot göra en efterkontroll, till exempel en gång i månaden i samband med månadsavslutet.

Så går attesten till steg för steg

1. Fakturan kommer in – helst till en gemensam e-postadress för fakturor i stället för till enskilda medarbetare.
2. Registrering – fakturan registreras med leverantör, fakturanummer, belopp, moms och förfallodatum.
3. Granskning – beställaren kontrollerar leverans och pris och anger vilket konto, projekt eller kostnadsställe som ska belastas.
4. Godkännande – den som har beslutsrätt enligt attestordningen godkänner. Överstiger beloppet personens gräns går fakturan vidare.
5. Betalning – först när fakturan är godkänd läggs den i betalningsförslaget. Läs mer om hur en betalfil till banken fungerar.
6. Bokföring och arkivering – den godkända fakturan bokförs och sparas tillsammans med uppgifter om vem som attesterade.

Bestäm också vad som händer när något inte stämmer. Den som granskar ska kunna markera en faktura som ifrågasatt och kontakta leverantören, så att fakturan inte betalas av misstag medan frågan utreds. Om fakturan är felaktig ska leverantören skicka en kreditfaktura i stället för att du ändrar beloppet själv.

Vanliga misstag

• Attest i efterhand: fakturan betalas först och godkänns senare. Då fyller attesten ingen funktion.
• Samma person gör allt: beställer, attesterar och betalar. Det är svårt att undvika i ett enmansbolag, men så fort ni är två bör uppgifterna delas upp.
• Ingen ersättare: fakturor blir liggande under semestern och det tillkommer påminnelseavgifter och dröjsmålsränta.
• Ändrade bankuppgifter godkänns utan kontroll: ett mejl om nytt bankgiro bör alltid bekräftas med leverantören via ett telefonnummer du redan har sedan tidigare.
• Inaktuell attestordning: personer som slutat finns kvar som behöriga, eller beloppsgränserna har inte följt med när verksamheten vuxit.

Så hjälper Kvittia dig

Med tillägget Leverantörsfakturor i Kvittia kommer fakturorna in via en kopplad e-postlåda eller genom uppladdning, och AI läser av leverantör, fakturanummer, OCR, bankgiro, förfallodatum, belopp och moms. Fakturan granskas och godkänns i en attestnivå innan den kommer med i betalfilen, och du styr med rättigheter per person vem som får göra vad. Säkra dubbletter stoppas och osäkra flaggas, vilket ger ytterligare ett skydd innan pengarna lämnar kontot.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Måste ett litet företag ha en attestordning?

Det finns inget lagkrav på en skriftlig attestordning. Styrelsen i ett aktiebolag ansvarar dock för att ekonomin kontrolleras på ett betryggande sätt, och en enkel attestordning är ett praktiskt sätt att visa det.

Vad är skillnaden mellan granskning och beslutsattest?

Granskningen bekräftar att varan eller tjänsten är levererad och att priset stämmer. Beslutsattesten är godkännandet av att kostnaden får belasta företaget och att fakturan får betalas.

Får man attestera sina egna utlägg?

Nej, det bör man inte. Egna utlägg och kostnader där du är jävig ska godkännas av någon annan, till exempel din chef, VD eller en styrelseledamot.