Betalfil till banken – så betalar du leverantörsfakturor i ett svep

Innehåll i artikeln

1. Vad är en betalfil?
2. Vilka filformat finns?
3. Så skapar och laddar du upp en betalfil
4. Vad ska du kontrollera innan du signerar?
5. Betalningar i euro och till utlandet
6. Bokföring efter betalningen
7. Så hjälper Kvittia dig

En betalfil till banken är en fil som innehåller flera betalningar – oftast godkända leverantörsfakturor – som du laddar upp i internetbanken och signerar på en gång. I stället för att skriva in mottagare, belopp, OCR-nummer och förfallodatum för varje faktura gör du det en gång i ditt ekonomisystem. Det sparar tid och minskar risken för felslag, dubbelbetalningar och missade förfallodagar.

Vad är en betalfil?

En betalfil är en strukturerad textfil där varje rad eller post motsvarar en betalning. För varje betalning finns normalt:

• mottagarens bankgiro, plusgiro, kontonummer eller IBAN
• belopp och valuta
• betalningsreferens, till exempel OCR-nummer eller fakturanummer
• önskad betalningsdag
• ibland ett eget meddelande eller en intern referens

Banken läser filen, visar betalningarna i internetbanken och genomför dem först när en behörig person har signerat. Själva signeringen sker alltså fortfarande i banken, med bankens behörigheter och säkerhetslösning.

Fördelen jämfört med att betala varje faktura manuellt är att uppgifterna bara matas in på ett ställe. Mottagare och OCR-nummer hämtas från den registrerade fakturan, och samma uppgifter används sedan när betalningen ska bokföras och stämmas av mot kontoutdraget. Har du fler än en handfull leverantörsfakturor i månaden märks skillnaden snabbt, både i tid och i antalet fel som behöver rättas i efterhand.

Vilka filformat finns?

Det finns flera format, och vilket du kan använda beror på din bank och ditt avtal med den. De vanligaste typerna är:

• ISO 20022 – en internationell standard i XML-format som allt fler banker använder för betalningar.
• Äldre svenska format, till exempel Bankgirots format för leverantörsbetalningar, som länge har varit vanliga i Sverige.
• Bankspecifika format, ofta en CSV-fil med kolumner som banken bestämmer.

Kontrollera med din bank vilka format som stöds, om du behöver en särskild tjänst för filöverföring och vad den kostar. Det är också banken som avgör hur många personer som måste signera en fil.

Så skapar och laddar du upp en betalfil

1. Registrera och attestera fakturorna i ekonomisystemet. Bara godkända fakturor ska kunna komma med i en betalfil – läs mer om attestordning för fakturor.
2. Välj vilka fakturor som ska betalas och vilken betalningsdag som gäller. Många väljer att betala på förfallodagen för att behålla pengarna så länge som möjligt.
3. Skapa betalfilen och spara den på datorn.
4. Logga in i internetbanken och välj funktionen för filöverföring eller import av betalningar.
5. Ladda upp filen och kontrollera att antal betalningar och totalsumma stämmer med det du skapade.
6. Signera betalningarna enligt bankens rutin.
7. Markera fakturorna som betalda i systemet, så att de inte kommer med i nästa fil.

Vad ska du kontrollera innan du signerar?

Betalfilen gör det enkelt att betala många fakturor samtidigt, men det betyder också att ett fel kan upprepas i flera betalningar. Gör därför en kort kontroll varje gång:

• Stämmer antal och totalbelopp med betalningsförslaget?
• Finns det någon faktura som redan har betalats manuellt eller via autogiro?
• Har någon leverantör nya bankuppgifter? Bekräfta i så fall ändringen med leverantören via ett telefonnummer du redan har.
• Finns det ovanligt stora belopp eller nya mottagare som du inte känner igen?
• Har filen skapats nyss? Ladda inte upp gamla filer som kan innehålla redan betalda fakturor.

Ändra helst inte uppgifter i själva filen för hand. Gör ändringen i ekonomisystemet och skapa en ny fil, så att systemet och banken visar samma sak. Läs mer om hur du gör om något ändå går fel i artikeln om dubbelbetald faktura.

Betalningar i euro och till utlandet

Betalningar i euro inom SEPA-området kan ofta skickas i samma typ av fil. Då behövs mottagarens IBAN och i vissa fall BIC, och beloppet anges i euro. Bokföringen sker i kronor, så fakturan räknas om till svenska kronor, och en eventuell skillnad mellan kursen vid fakturadagen och kursen vid betalningen bokförs som kursvinst eller kursförlust. Betalningar i andra valutor eller utanför SEPA kan kräva andra uppgifter och ibland en annan tjänst hos banken.

Bokföring efter betalningen

När betalningen har gått iväg bokförs den mot leverantörsskulden: konto 2440 Leverantörsskulder debiteras och företagskontot, till exempel 1930, krediteras. Om banken drar alla betalningar som en klumpsumma är det extra viktigt att du kan se vilka fakturor som ingår, så att varje faktura stämmer av mot rätt betalning. Gör en bankavstämning varje månad för att fånga upp betalningar som inte gått igenom eller har dragits två gånger.

Så hjälper Kvittia dig

I Kvittias tillägg för leverantörsfakturor läses fakturorna av med AI och granskas och godkänns innan de kan betalas. Därefter skapar du en betalfil som CSV i SEB:s format, med både inrikes betalningar och SEPA-betalningar i euro. Leverantörerna finns i ett leverantörsregister, säkra dubbletter stoppas och osäkra flaggas, och fakturor i utländsk valuta räknas om med ECB-kursen för fakturadagen.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Kan alla banker ta emot en betalfil?

De flesta banker för företag har någon form av filöverföring, men vilka format som stöds och om tjänsten kostar varierar. Kontrollera med din bank innan du börjar.

Betalas fakturorna direkt när jag laddar upp filen?

Nej. Banken genomför betalningarna först när en behörig person har signerat dem, och de dras på den betalningsdag som anges i filen.

Hur bokför jag betalningar från en betalfil?

Varje betald faktura bokförs mot leverantörsskulden, normalt debet 2440 och kredit företagskontot. Stäm av mot kontoutdraget så att alla fakturor i filen faktiskt har betalats.