Bankavstämning steg för steg – så stämmer du av bankkontot

Innehåll i artikeln

1. Varför stämma av banken?
2. Det här behöver du
3. Bankavstämning steg för steg
4. Vanliga orsaker till differenser
5. Hur ofta ska du stämma av?
6. Dokumentera och spara
7. Så hjälper Kvittia dig

Bankavstämning är att jämföra saldot och transaktionerna på bankkontot i bokföringen, oftast konto 1930, med bankens kontoutdrag för samma period. Varje in- och utbetalning på banken ska motsvaras av en bokförd verifikation, och saldot i bokföringen ska vara exakt detsamma som bankens saldo på avstämningsdagen. Skiljer de sig åt letar du upp orsaken och rättar.

Varför stämma av banken?

Bankkontot är det konto där nästan alla affärshändelser till slut syns. Det gör det till den bästa kontrollen av att bokföringen är komplett. En regelbunden bankavstämning hjälper dig att:

• Hitta kvitton och fakturor som saknas i bokföringen.
• Upptäcka poster som har bokförts två gånger.
• Upptäcka dubbelbetalningar till leverantörer.
• Se att kunder har betalat rätt belopp.
• Upptäcka obehöriga eller felaktiga dragningar tidigt.

Bankavstämningen är alltså också ett skydd mot bedrägerier. Okända dragningar eller betalningar till okända mottagare upptäcks snabbare när någon regelbundet går igenom varje rad.

Det här behöver du

• Bankens kontoutdrag för perioden, gärna både som fil och som PDF.
• Huvudboken eller kontoanalysen för bankkontot i bokföringen.
• Tillgång till dina kvitton och fakturor.

Använd helst bankens fil i stället för att skriva av kontoutdraget för hand. Då slipper du skrivfel och kan sortera och söka på belopp och datum.

Bankavstämning steg för steg

1. Välj period och avstämningsdag. Vanligast är sista dagen i månaden.
2. Kontrollera ingående saldo. Saldot i bokföringen vid periodens början ska stämma med bankens. Om det inte gör det finns ett fel i en tidigare period som du behöver hitta först.
3. Gå igenom kontoutdraget rad för rad. Markera varje bankrad som har en motsvarande bokförd post med samma datum och belopp.
4. Bokför det som saknas. Bankrader utan bokföring kan vara bankavgifter, räntor, kortköp eller inbetalningar som inte bokats. Ta fram underlaget och bokför.
5. Utred poster som bara finns i bokföringen. Det kan vara dubbelbokningar, felaktiga belopp eller betalningar som bokförts men ännu inte gått igenom banken.
6. Jämför utgående saldo. När alla rader är matchade ska saldot på bankkontot i bokföringen vara detsamma som på kontoutdraget.
7. Dokumentera avstämningen. Spara kontoutdraget och en notering om datum, saldo och eventuella kvarvarande skillnader med förklaring.

Betalningar som har bokförts men ännu inte syns på banken, till exempel en leverantörsbetalning som registrerats på månadens sista dag, brukar kallas avstämningsposter. De ska inte bokas bort utan noteras i avstämningen och dyka upp på kontoutdraget i nästa period. Gör de inte det behöver du utreda varför.

Vanliga orsaker till differenser

• Ett kvitto har aldrig kommit in, till exempel en prenumeration som dras automatiskt.
• Samma kvitto eller faktura har bokförts två gånger.
• Ett belopp har skrivits in fel, till exempel med siffrorna i omvänd ordning. Om differensen är jämnt delbar med 9 är det ett vanligt tecken på en sådan omkastning.
• En betalning är bokförd med fel datum och hamnar i fel period.
• Bankavgifter och räntor är inte bokförda.
• En inbetalning från en kund har bokförts mot fel faktura eller som intäkt i stället för mot kundfordran.
• Ett privat köp har gjorts från företagskontot.
• Ett utlägg har betalats tillbaka till en anställd, men själva utlägget har inte bokförts.

Hur ofta ska du stämma av?

Minst en gång i månaden, gärna som en del av ett fast månadsavslut. Har du många transaktioner kan det vara smidigare att stämma av varje vecka. Ju oftare du gör det, desto lättare är det att minnas vad en okänd transaktion gällde. Inför årsbokslutet är avstämningen per bokslutsdagen extra viktig, eftersom revisorn eller redovisningskonsulten normalt vill se att saldot stämmer med bankens saldobesked.

Om du har flera bankkonton, till exempel ett sparkonto, ett valutakonto eller ett kreditkort, ska varje konto stämmas av separat.

Dokumentera och spara

En avstämning som inte är dokumenterad är svår att visa för en revisor. En enkel avstämningsnotering kan innehålla datum, saldo enligt banken, saldo enligt bokföringen, eventuella avstämningsposter och vem som gjorde avstämningen. Spara kontoutdraget för perioden tillsammans med bokföringen. Kontoutdrag kan också vara räkenskapsinformation, till exempel när de är underlag för bankavgifter och räntor, och ska då sparas på samma sätt som andra verifikationer. Läs mer i vad är en verifikation.

Har du hittat skillnader du inte kan förklara, notera dem och ta upp dem med din redovisningskonsult i stället för att bokföra en differens utan underlag. Se också dubbelbetald faktura om avstämningen visar att något betalats två gånger.

Så hjälper Kvittia dig

Med bankavstämning i Kvittia laddar du upp kontoutdraget som CSV eller Excel, och SEB:s format känns igen. Utbetalningar matchas automatiskt mot kvitton och leverantörsfakturor och insättningar mot kundfakturor, och du bekräftar förslagen. Kvittia kontrollerar också mot bankens PDF-kontoutdrag, både rader, summor och saldon.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Vilket konto stämmer jag av vid bankavstämning?

Oftast konto 1930 Företagskonto i BAS-kontoplanen. Har du flera bankkonton ska varje konto stämmas av mot sitt eget kontoutdrag.

Vad gör jag om saldot inte stämmer?

Kontrollera först att ingående saldo stämmer. Gå sedan igenom raderna och leta efter saknade underlag, dubbelbokningar, felskrivna belopp och fel datum.

Hur ofta bör jag göra bankavstämning?

Minst en gång i månaden. Med många transaktioner kan det vara enklare att stämma av varje vecka.