Månadsavslut checklista – så stänger du månaden i bokföringen
Ett månadsavslut innebär att du bokför allt för månaden, stämmer av bank och viktiga konton och sedan låser perioden. Med en fast checklista tar det ofta bara en stund.
Innehåll i artikeln
Ett månadsavslut är en fast rutin där du ser till att alla affärshändelser för månaden är bokförda, stämmer av bankkontot och andra viktiga konton och sedan låser perioden så att den inte ändras av misstag. Resultatet är en bokföring som stämmer, ett rättvisande resultat för månaden och ett bra underlag inför momsdeklarationen.
Varför göra ett månadsavslut?
Bokföringslagen kräver inte att du gör ett formellt månadsbokslut, men den kräver att bokföringen är löpande och korrekt. Ett månadsavslut är det enklaste sättet att uppfylla det i praktiken. Fel och saknade underlag upptäcks medan du fortfarande minns vad som hände, i stället för vid årsbokslutet.
Det ger dig också bättre koll på ekonomin. Med avstämda siffror varje månad kan du se om lönsamheten håller, om kunderna betalar i tid och om likviditeten räcker. Banker, investerare och leverantörer vill dessutom ibland se aktuella siffror, och har du redan stängt de senaste månaderna kan du snabbt ta fram en resultat- och balansrapport.
Checklista för månadsavslut
- Samla in alla kvitton och fakturor för månaden, även de som ligger i mejlen eller hos anställda.
- Bokför alla affärshändelser, både försäljning, inköp, löner och utlägg.
- Gör bankavstämning så att saldot på företagskontot i bokföringen stämmer med banken.
- Kontrollera kundfordringar och följ upp obetalda kundfakturor.
- Kontrollera leverantörsskulder så att inga fakturor saknas eller har betalats två gånger.
- Stäm av skattekontot mot konto 1630 i bokföringen.
- Stäm av momskontona och kontrollera att momsen stämmer med försäljning och inköp.
- Bokför löner och arbetsgivaravgifter och kontrollera skulderna för personalskatt och avgifter.
- Gör periodiseringar för större kostnader och intäkter som hör till en annan månad, om du vill ha ett rättvisande månadsresultat.
- Granska resultat- och balansräkningen och leta efter konton med orimliga saldon.
- Lås perioden så att inga ändringar kan göras i efterhand.
Alla punkter är inte relevanta för alla företag. Har du inga anställda hoppar du över lönerna, och har du få kundfakturor går kontrollen av kundfordringar snabbt. Huvudsaken är att du gör samma kontroller varje månad.
Bankavstämningen är grunden
Den viktigaste punkten är bankavstämningen. Varje rad på kontoutdraget ska motsvaras av en bokförd verifikation, och saldot i bokföringen ska vara detsamma som bankens saldo vid månadens slut. Om något inte stämmer saknas oftast ett underlag eller så har något bokförts två gånger. Vi går igenom metoden i bankavstämning steg för steg.
Stäm också av andra konton med en extern motpart, till exempel kreditkort, valutakonton och lån. För dem finns ett kontoutdrag eller saldobesked som du kan jämföra med.
Moms, skattekonto och periodiseringar
Om du redovisar moms per månad eller kvartal är månadsavslutet ett bra tillfälle att kontrollera momsen. Summan på kontona för utgående och ingående moms ska stämma med den moms som ska redovisas för perioden. Det gäller särskilt om du har inköp från andra EU-länder eller byggtjänster med omvänd skattskyldighet, där momsen ska finnas på både utgående och ingående sida. Läs mer om datum och rutor i momsdeklaration.
Skattekontot hos Skatteverket bokförs normalt på konto 1630. Jämför saldot i bokföringen med det saldo du ser i Skatteverkets e-tjänst. Differenser beror ofta på räntor, avgifter eller inbetalningar som inte är bokförda.
Periodiseringar – behövs de?
Periodisering innebär att en kostnad eller intäkt bokförs i den månad den hör till, även om fakturan kommer en annan månad. För mindre företag är det inte nödvändigt varje månad, men det kan vara värt det för stora poster som hyra som betalas kvartalsvis eller årliga försäkringar. Utan periodiseringar kan enskilda månader se mycket bättre eller sämre ut än de är.
Lås perioden
När allt är avstämt är det klokt att låsa perioden. Då kan ingen ändra eller lägga till verifikationer i en månad som redan är klar och kanske redovisad till Skatteverket. Upptäcker du ett fel senare rättar du det med en ny verifikation i en öppen period. Hur låsningen fungerar beror på programmet, men ofta innebär den att verifikationer i perioden inte kan skapas eller ändras förrän någon med behörighet låser upp.
Tips för ett snabbare månadsavslut
- Bokför löpande under månaden i stället för allt på en gång. Se löpande bokföring.
- Bestäm ett fast datum, till exempel den femte arbetsdagen varje månad.
- Be anställda lämna in utlägg innan månadens slut.
- Spara checklistan och bocka av samma punkter varje gång.
Så hjälper Kvittia dig
Med bankavstämning i Kvittia laddar du upp kontoutdraget och utbetalningar matchas automatiskt mot kvitton och leverantörsfakturor, medan insättningar matchas mot kundfakturor. Du bekräftar förslagen och kan kontrollera mot bankens PDF-kontoutdrag. I månadsavslutet låses perioden när revisorspaketet skapas, och bara en administratör kan låsa upp den.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Är månadsavslut obligatoriskt?
Nej, lagen kräver inget formellt månadsbokslut. Men bokföringen ska vara löpande och korrekt, och ett månadsavslut är det enklaste sättet att säkerställa det.
Hur lång tid tar ett månadsavslut?
Det beror på antalet affärshändelser. Med löpande bokföring och en fast checklista tar det för många småföretag bara en kort stund.
Vad gör jag om jag hittar ett fel i en låst period?
Rätta felet med en ny verifikation i en öppen period, med hänvisning till den ursprungliga verifikationen. Ändra inte i den låsta perioden.
