Löpande bokföring – när ska du bokföra dina affärshändelser?

Innehåll i artikeln

1. Vad är löpande bokföring?
2. Vad räknas som en affärshändelse?
3. När ska du bokföra?
4. Kontantmetoden och faktureringsmetoden
5. En enkel rutin för löpande bokföring
6. Vad händer om bokföringen släpar efter?
7. Så hjälper Kvittia dig

Löpande bokföring betyder att du registrerar företagets affärshändelser fortlöpande under året, i tidsordning och i systematisk ordning. Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Bokföringsnämnden har allmänna råd om hur länge du i praktiken får vänta.

Vad är löpande bokföring?

Alla som är bokföringsskyldiga, till exempel aktiebolag, handelsbolag och enskilda näringsidkare, ska löpande bokföra alla affärshändelser. Bokföringen ska göras på två sätt:

• I registreringsordning, även kallat grundbokföring, där affärshändelserna visas i den ordning de har inträffat.
• I systematisk ordning, även kallat huvudbokföring, där affärshändelserna sorteras per konto.

Ett bokföringsprogram skapar båda samtidigt när du bokför en verifikation. Det som avgör om bokföringen är löpande är alltså främst att den görs i tid.

Vad räknas som en affärshändelse?

En affärshändelse är varje förändring i storleken eller sammansättningen av företagets förmögenhet. Det omfattar mer än köp och försäljning:

• Inköp och försäljning av varor och tjänster.
• Betalningar in och ut från bankkontot.
• Löneutbetalningar och skatter.
• Lån, amorteringar och räntor.
• Ägarens insättningar och uttag.
• Utlägg som anställda gör för företagets räkning.

Även justeringar, som avskrivningar och periodiseringar, ska bokföras, men de görs oftast vid bokslutet.

När ska du bokföra?

Bokföringslagen ställer upp två huvudregler:

• Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Vad som räknas som kontant betalning förklaras närmare i Bokföringsnämndens allmänna råd.
• Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, det vill säga när du har tillräckligt underlag för att bokföra dem korrekt.

Om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed får bokföringen ske senare. Bokföringsnämnden anger i sina allmänna råd bland annat att:

• Affärshändelser som inte är kontanta får bokföras senast 50 dagar efter utgången av den månad de inträffade.
• Företag med en nettoomsättning som normalt är högst tre miljoner kronor får bokföra dem senast 50 dagar efter utgången av det kvartal de inträffade.
• Mycket små företag med få verifikationer per år kan under vissa villkor få vänta ännu längre.

Ett villkor för att få vänta är att underlagen hålls ordnade under tiden, till exempel i en pärm eller mapp per månad. Kontrollera de exakta villkoren hos Bokföringsnämnden, eftersom de allmänna råden uppdateras.

Kontantmetoden och faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden bokför du kund- och leverantörsfakturor när de skickas eller tas emot, och sedan betalningen när den sker. Med kontantmetoden, som även kallas bokslutsmetoden, bokför du fakturor först när de betalas. Obetalda fakturor bokförs i stället vid räkenskapsårets slut.

Kontantmetoden får användas av företag med en nettoomsättning som normalt är högst tre miljoner kronor, med vissa undantag. Metoden påverkar också när momsen redovisas, vilket du kan läsa mer om i avdragsgill moms.

En enkel rutin för löpande bokföring

1. Fånga underlaget direkt. Fota kvittot när du betalar och spara fakturor på en fast plats.
2. Bokför varje vecka. Avsätt en fast tid, till exempel varje fredag, för att bokföra veckans affärshändelser.
3. Hantera utlägg snabbt. Be anställda lämna in kvitton för utlägg så fort som möjligt. Läs mer i bokföra utlägg.
4. Stäm av månadsvis. Gör en bankavstämning och ett månadsavslut så att inget saknas.
5. Följ upp det som är oklart. Notera transaktioner du inte förstår och lös dem innan perioden stängs.

Hur ofta du behöver bokföra beror på hur många affärshändelser du har. Ett konsultföretag med ett tiotal fakturor i månaden klarar sig ofta med en gång i veckan eller varannan vecka, medan ett företag med många kontanta betalningar behöver en daglig rutin.

Vad händer om bokföringen släpar efter?

En bokföring som inte är löpande är ett brott mot bokföringslagen. Konsekvenserna kan vara allt från anmärkningar vid en revision till att Skatteverket uppskattar dina intäkter och kostnader vid en kontroll. Allvarliga brister kan i värsta fall bedömas som bokföringsbrott. Samma krav gäller om du anlitar en redovisningskonsult. Det är företaget som ansvarar för att bokföringen sköts, även om arbetet läggs ut.

Det finns också praktiska nackdelar. Utan aktuell bokföring vet du inte hur företaget går, momsdeklarationen blir stressig och underlag hinner försvinna. Kvitton bleknar dessutom med tiden, särskilt termopapper.

Så hjälper Kvittia dig

Med kvittohanteringen i Kvittia fotar du kvittot i appen direkt efter köpet eller laddar upp bilder och zip-filer. AI läser av leverantör, datum, belopp, moms och betalsätt och föreslår kategori och BAS-konto. Privata utlägg bokas mot skuld till anställd, och kvitton kan hämtas automatiskt från en kopplad e-postlåda.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Hur snabbt måste jag bokföra ett kvitto?

Kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, och enligt BFN:s allmänna råd får de under vissa villkor vänta upp till 50 dagar efter månadens eller kvartalets slut.

Får jag bokföra allt en gång per år?

Bara mycket små företag med få affärshändelser kan under vissa villkor vänta till efter räkenskapsårets slut. De flesta företag behöver bokföra minst varje månad eller kvartal.

Vad är skillnaden mellan grundbok och huvudbok?

Grundboken visar affärshändelserna i tidsordning, medan huvudboken visar dem sorterade per konto. Ett bokföringsprogram skapar båda automatiskt.