Bokföra utlägg: så hanterar du anställdas och egna utlägg

Innehåll i artikeln

1. Vad är ett utlägg?
2. Utläggsredovisning – underlaget du behöver
3. Så bokför du ett utlägg
4. Moms på utlägg
5. Checklista för en smidig utläggsrutin
6. Vanliga misstag
7. Så hjälper Kvittia dig

När någon betalar en kostnad för företaget med egna pengar uppstår ett utlägg. Du bokför det som en kostnad, drar av eventuell moms och bokar beloppet som en skuld till den som betalade. När företaget betalar tillbaka nollas skulden. Kvittot är underlaget för både kostnaden och momsavdraget.

Vad är ett utlägg?

Ett utlägg är en utgift som tillhör företaget men som har betalats privat, till exempel med en anställds bankkort, kontant eller med Swish. Vanliga exempel är parkering, kontorsmaterial, en tågbiljett eller en kundlunch. Utlägget ska avse företagets verksamhet. Om en anställd köper något privat är det inget utlägg, oavsett om kvittot lämnas in.

Ersättning för ett utlägg är inte lön. Den anställde får bara tillbaka det hen har lagt ut, och därför är ersättningen inte skattepliktig. Det förutsätter att utgiften verkligen är företagets och att det finns ett kvitto.

Utläggsredovisning – underlaget du behöver

Det vanligaste är att den anställde lämnar en utläggsredovisning, till exempel en gång i månaden. Den bör innehålla:

• namn på den som har gjort utlägget
• datum för varje köp
• vad köpet avser och varför det behövdes i verksamheten
• belopp inklusive moms och momsbeloppet
• kvittot för varje köp
• vid representation: vilka som deltog och syftet

Den som attesterar redovisningen kontrollerar att kostnaden är rimlig och hör till verksamheten innan utbetalning sker.

Så bokför du ett utlägg

Här är ett exempel. En anställd köper kontorsmaterial för 500 kr inklusive 100 kr moms och betalar med sitt privata kort. Bokföringen kan se ut så här:

• Debet 6110 Kontorsmateriel 400 kr
• Debet 2641 Debiterad ingående moms 100 kr
• Kredit 2890 Övriga kortfristiga skulder (eller ett konto för skulder till anställda, till exempel 2820) 500 kr

När företaget betalar tillbaka till den anställde:

• Debet 2890 (eller 2820) 500 kr
• Kredit 1930 Företagskonto 500 kr

Vilka konton du använder beror på din kontoplan. Det viktiga är att kostnaden hamnar på rätt kostnadskonto, att momsen bokas för sig och att skulden nollas vid utbetalningen. Läs mer om kontona i BAS-kontoplanen förklarad.

Utlägg som ägare i eget företag

Som ägare av ett aktiebolag gör du på samma sätt som för en anställd: kostnaden bokas mot en skuld till dig, till exempel på 2893 Skulder till närstående personer, och skulden regleras när bolaget betalar tillbaka. Har du enskild firma finns ingen skuld mellan dig och firman. Där bokförs utlägget i stället som en egen insättning, ofta på konto 2018. Mer om detta i köpt med privat kort i företaget.

Moms på utlägg

Företaget får dra av den ingående momsen på ett utlägg på samma sätt som om företaget hade betalat själv, förutsatt att:

• kostnaden hör till den momspliktiga verksamheten
• det finns ett kvitto eller en faktura som uppfyller kraven
• momsen inte omfattas av särskilda begränsningar, till exempel vid representation

Kvittot behöver inte vara utställt på företaget om det är ett vanligt kassakvitto på en mindre summa. För större köp är det bra om faktura eller kvitto anger företagets namn.

Checklista för en smidig utläggsrutin

1. Bestäm hur och när utlägg ska redovisas, till exempel senast den femte varje månad.
2. Be alla fota kvittot direkt vid köpet.
3. Kräv en kort förklaring av syftet för varje utlägg.
4. Låt någon annan än den som gjort utlägget attestera.
5. Bokför utlägget på köpdatumet och betalningen när den görs.
6. Stäm av skuldkontot regelbundet så att inget ligger kvar obetalt.

Vanliga misstag

Ett vanligt fel är att bokföra hela beloppet som kostnad utan att dra av momsen. Ett annat är att betala ut ersättning utan kvitto. Saknas underlag kan ersättningen i stället behöva behandlas som lön. Det händer också att samma kvitto redovisas två gånger, till exempel både som utlägg och som kortköp. Ett fjärde vanligt misstag är att låta skulden till den anställde ligga kvar på skuldkontot trots att utlägget redan har betalats ut, ofta för att betalningen bokades direkt mot kostnadskontot. Då ser det ut som att företaget har en skuld som inte finns. Har ett kvitto kommit bort, läs tappat kvitto – vad gör man.

Så hjälper Kvittia dig

I Kvittias kvittohantering fotar den som har gjort utlägget kvittot i appen och anger betalsätt, till exempel privat utlägg. AI läser av leverantör, datum, belopp och moms och föreslår kategori och BAS-konto. Privata utlägg bokas automatiskt mot skuld till anställd, så att du ser vad som ska betalas tillbaka. Kvittia varnar också för troliga dubbletter.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Är ersättning för utlägg skattepliktig för den anställde?

Nej, inte om utgiften verkligen är företagets och det finns ett kvitto. Den anställde får bara tillbaka det hen har lagt ut. Saknas underlag kan ersättningen i stället behöva behandlas som lön.

Vilket konto används för skuld till anställd vid utlägg?

Det beror på kontoplanen. Vanligt är ett konto för övriga kortfristiga skulder, som 2890, eller ett särskilt konto för skulder till anställda i 2820-gruppen.

Får företaget dra av momsen på en anställds utlägg?

Ja, om kostnaden hör till den momspliktiga verksamheten och det finns ett kvitto som uppfyller kraven. Vid representation gäller särskilda begränsningar.