Hur länge ska man spara kvitton? Så gäller reglerna för företag
Kvitton och annan räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Här går vi igenom hur du räknar och hur du kan arkivera.
Innehåll i artikeln
Kvitton som hör till företagets bokföring ska sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Regeln finns i bokföringslagen och gäller alla bokföringsskyldiga företag, från enskild firma till aktiebolag. Eftersom tiden räknas från kalenderårets slut blir den i praktiken ofta närmare åtta år från det att du fick kvittot.
Så räknar du ut hur länge ett kvitto ska sparas
Utgångspunkten är räkenskapsåret, inte datumet på kvittot. Du tar reda på när räkenskapsåret som kvittot tillhör slutar, går till slutet av det kalenderåret och lägger sedan på sju år.
- Räkenskapsår 1 januari–31 december 2025: kvittona ska sparas till och med 31 december 2032.
- Brutet räkenskapsår 1 juli 2025–30 juni 2026: räkenskapsåret avslutas 2026, så kvittona ska sparas till och med 31 december 2033.
- Ett kvitto från januari 2025 och ett från december 2025 i samma räkenskapsår har alltså samma sista sparandedag.
Det enklaste är att arkivera per räkenskapsår och skriva ut tydligt på arkivet när det tidigast får rensas.
Vad räknas som räkenskapsinformation?
Sjuårsregeln gäller inte bara kvitton. All räkenskapsinformation ska sparas lika länge. Det omfattar bland annat:
- kvitton och leverantörsfakturor
- kopior av kundfakturor du har skickat
- kontoutdrag och bankunderlag
- verifikationer, grundbok och huvudbok
- årsbokslut eller årsredovisning
- avtal och andra handlingar som har betydelse för bokföringen
- beskrivning av hur bokföringssystemet är uppbyggt (systemdokumentation)
Om du är osäker på om ett dokument behövs är det säkrare att spara det. Ett kvitto som verkar oviktigt kan vara det enda underlaget för en kostnad eller ett momsavdrag. Läs mer om vad som gör ett underlag giltigt i vad är en verifikation.
Papper eller digitalt – vad gäller nu?
Sedan den 1 juli 2024 behöver du inte längre spara pappersoriginalet om kvittot har förts över till digital form på ett säkert sätt. Tidigare krävdes att originalet sparades i drygt tre år även om du hade skannat det. Nu kan du alltså fota eller skanna kvittot och sedan slänga papperet, så länge överföringen inte medför risk att informationen förändras eller försvinner.
Det betyder inte att sjuårsregeln försvinner. Den digitala kopian ska fortfarande sparas i sju år och vara läsbar under hela tiden. Mer om förutsättningarna finns i artikeln får man slänga papperskvitton.
Kvitton som du får digitalt, till exempel som PDF i ett mejl, är räkenskapsinformation redan när de kommer in. Spara dem så att de går att hitta och läsa, helst i det format du fick dem.
Krav på hur arkivet ska fungera
Bokföringslagen ställer krav på att räkenskapsinformationen förvaras på ett betryggande och överskådligt sätt. I praktiken betyder det att:
- materialet ska vara skyddat mot brand, stöld, skadegörelse och dataförlust
- du ska kunna ta fram ett visst kvitto utan större besvär, till exempel vid en revision eller skattekontroll
- digitala filer ska kunna läsas och skrivas ut i vanlig läsbar form under hela arkiveringstiden
- det ska finnas säkerhetskopior om du sparar digitalt
Arkivet ska som huvudregel finnas i Sverige. Det finns undantag för att förvara material i andra länder under vissa förutsättningar. Om du använder en molntjänst med servrar utomlands är det värt att kontrollera villkoren hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vad händer om du inte sparar kvittona?
Att slarva med arkiveringen kan få flera följder. Saknas ett kvitto kan Skatteverket neka avdrag för kostnaden och för den ingående momsen. Vid grova brister kan det i värsta fall bli fråga om bokföringsbrott. Det kan också bli svårare att få fram underlag om en kund, leverantör eller bank ifrågasätter en transaktion.
Om ett kvitto ändå har kommit bort finns det sätt att hantera det. Se tappat kvitto – vad gör man.
Checklista för att spara kvitton rätt
- Bestäm en fast rutin: fota eller skanna kvittot samma dag som köpet.
- Kontrollera att bilden är skarp och att datum, belopp och moms går att läsa.
- Koppla kvittot till rätt verifikation i bokföringen.
- Spara digitala kvitton från mejl på samma plats som övriga underlag.
- Arkivera per räkenskapsår och notera sista sparandedag.
- Se till att det finns säkerhetskopior.
- Rensa först när sjuårsfristen har gått ut.
Så hjälper Kvittia dig
Med Kvittias kvittohantering fotar du kvittot i appen eller laddar upp bilder, flera på en gång eller som zip-fil. AI läser av leverantör, datum, belopp, moms och betalsätt och föreslår kategori och BAS-konto. Du kan också koppla en e-postlåda så att mejlade kvitton hämtas in automatiskt. Kvittia varnar dessutom för troliga dubbletter, så att samma kvitto inte bokförs två gånger.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Hur länge ska ett aktiebolag spara kvitton?
Ett aktiebolag ska spara kvitton och annan räkenskapsinformation i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Samma regel gäller för enskild firma och andra bokföringsskyldiga.
Räknas de sju åren från datumet på kvittot?
Nej. Tiden räknas från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har du kalenderår som räkenskapsår ska kvitton från 2025 sparas till och med 31 december 2032.
Måste jag spara pappersoriginalet om jag har skannat kvittot?
Sedan 1 juli 2024 behövs inte pappersoriginalet om kvittot har överförts till digital form på ett säkert sätt. Den digitala kopian ska däremot sparas i sju år.
