Får man slänga papperskvitton efter inskanning? Det här gäller
Ja, sedan 1 juli 2024 får du slänga papperskvittot när det har förts över till digital form på ett säkert sätt. Den digitala kopian ska sedan sparas i sju år.
Innehåll i artikeln
Ja, du får slänga papperskvitton när de har skannats eller fotograferats, förutsatt att överföringen till digital form har gjorts på ett säkert sätt. Den regeln gäller sedan den 1 juli 2024, då kravet på att spara räkenskapsinformation i original togs bort ur bokföringslagen. Det som fortfarande gäller är att den digitala kopian ska sparas i sju år och gå att läsa under hela tiden.
Vad ändrades 2024?
Före ändringen var huvudregeln att räkenskapsinformation skulle sparas i den form den hade när den kom till företaget. Ett papperskvitto fick visserligen skannas, men originalet behövde sparas i drygt tre år innan det fick förstöras. Många företag hade därför både ett digitalt arkiv och pärmar med papperskvitton.
Sedan 1 juli 2024 får originalet förstöras direkt efter att informationen har förts över till digital form. Villkoret är att överföringen, med hänsyn till teknik, rutiner och andra omständigheter, inte innebär någon risk att informationen förändras eller försvinner.
Vad krävs av den digitala kopian?
Lagen anger inget specifikt filformat eller någon viss app. Det avgörande är att kopian är fullständig, läsbar och säker. Kontrollera därför att:
- hela kvittot syns, inklusive säljarens namn, datum, belopp och moms
- texten är skarp och går att läsa även när bilden förstoras
- inget har beskurits bort, till exempel momsspecifikationen längst ner
- filen sparas på ett sätt som skyddar mot att den ändras eller raderas av misstag
- det finns säkerhetskopior
Termokvitton bleknar ofta efter några månader. Det är ett skäl till att fota kvittot direkt i stället för att vänta till månadens slut. Är kvittot redan blekt när du fotar det kan det vara svårt att visa att kopian är fullständig.
Sjuårsregeln gäller fortfarande
Att du får slänga papperet ändrar inte hur länge underlaget ska finnas. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Hur du räknar ut sista dagen går vi igenom i hur länge ska man spara kvitton.
Under hela den tiden ska du kunna ta fram kvittot i läsbar form, till exempel om Skatteverket gör en kontroll eller om revisorn vill se ett underlag.
Digitala kvitton från början
Allt fler kvitton kommer i digital form redan från början, till exempel som PDF i ett mejl, i en leverantörs kundportal eller som länk efter ett köp. De är räkenskapsinformation på samma sätt som papperskvitton. Det räcker inte att de ligger kvar i inkorgen. Spara dem tillsammans med övriga underlag och koppla dem till rätt verifikation.
Behåll gärna filen i det format du fick den. Då är det tydligt att innehållet inte har ändrats.
Samma sak gäller kvitton som bara finns som bild i en app hos säljaren, till exempel från parkeringsappar eller taxitjänster. Ladda ner kvittot eller skicka det till dig själv som PDF, så att du inte är beroende av att tjänsten finns kvar om några år. Om säljaren byter system eller om du avslutar ditt konto kan underlaget annars bli svårt att få fram.
Steg för steg: från papperskvitto till digitalt arkiv
- Fota eller skanna kvittot så snart som möjligt efter köpet.
- Kontrollera bilden innan du slänger papperet: är allt med och läsbart?
- Notera vad köpet avser om det inte framgår av kvittot, till exempel vilka som deltog vid en representation.
- Bokför kvittot och koppla bilden till verifikationen.
- Se till att filen sparas på en säker plats med säkerhetskopia.
- Släng papperskvittot först när du vet att den digitala kopian finns och är korrekt.
När kan det vara klokt att spara papperet ändå?
Även om lagen tillåter att du slänger originalet kan det i vissa fall vara bra att behålla det en tid. Det gäller till exempel kvitton som är garantibevis för dyrare inköp, kvitton med handskrivna anteckningar som är svåra att fånga på bild och underlag i tvister med en leverantör. Det är en praktisk bedömning, inte ett lagkrav.
Kom också ihåg att din redovisningskonsult eller revisor kan ha egna rutiner för hur underlag ska lämnas. Stäm av med dem innan du ändrar arbetssätt, så att de digitala kopiorna fungerar för bokslut och granskning. Funderar du på att skanna in äldre pärmar och slänga dem, kontrollera först med din konsult eller med Skatteverket vad som gäller för just ditt material, och se till att kopiorna blir fullständiga.
Har du redan slängt ett kvitto som inte skannades? Läs då tappat kvitto – vad gör man.
Så hjälper Kvittia dig
I Kvittias kvittohantering fotar du kvittot i appen direkt efter köpet, eller laddar upp JPG-, PNG- och WebP-filer, flera samtidigt eller som zip. AI läser av leverantör, datum, belopp, moms och kvittonummer, och kvittot kopplas till bokföringen med förslag på BAS-konto. Mejlade kvitton kan hämtas automatiskt från en kopplad e-postlåda, och du får en varning om ett kvitto verkar vara en dubblett.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Får jag slänga kvittot direkt efter att jag har fotat det?
Ja, sedan 1 juli 2024 får du det om kvittot har förts över till digital form på ett säkert sätt, så att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Kontrollera att bilden är fullständig och läsbar först.
Hur länge ska den digitala kopian sparas?
Den digitala kopian ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och den ska gå att läsa under hela tiden.
Räcker det att ett mejlat kvitto ligger kvar i inkorgen?
Det är inte att rekommendera. Kvittot är räkenskapsinformation och bör sparas tillsammans med övriga underlag, kopplat till rätt verifikation och med säkerhetskopia.
