Tappat kvitto – vad gör man? Så skriver du en egen verifikation
Har du tappat ett kvitto kan du först be säljaren om en kopia. Går det inte gör du en egen verifikation, men momsen kan du normalt inte dra av utan kvitto eller faktura.
Innehåll i artikeln
Har du tappat ett kvitto är första steget att försöka få en kopia från säljaren. Går det inte kan du upprätta en egen verifikation som beskriver köpet, och den räcker ofta som underlag för kostnaden i bokföringen. Däremot kan du normalt inte dra av momsen, eftersom avdrag för ingående moms kräver en faktura eller ett kvitto som uppfyller kraven.
Steg 1: Försök få en kopia
Många säljare kan ta fram en kopia av kvittot eller fakturan. Det gäller särskilt om du har betalat med kort och kan uppge datum, belopp och de sista siffrorna i kortnumret.
- Butiker och restauranger kan ofta skriva ut en kvittokopia från kassasystemet.
- Webbutiker har ofta kvitton och fakturor sparade under ditt konto.
- Hotell, flygbolag och tågoperatörer skickar ofta kvitton på nytt om du hör av dig.
- Leverantörer du köper av regelbundet kan skicka en fakturakopia.
En kopia från säljaren är ett fullgott underlag och har samma värde som originalet, även för momsavdraget.
Steg 2: Upprätta en egen verifikation
Om det inte går att få en kopia skriver du en egen verifikation. Den ersätter det saknade kvittot i bokföringen. Den bör innehålla:
- datum för köpet
- säljarens namn och gärna ort
- vad som köptes och varför det behövdes i verksamheten
- belopp inklusive moms
- betalsätt, till exempel kort, Swish eller kontant
- en förklaring till att originalet saknas
- datum då verifikationen upprättades
- namnet på den som har skrivit den, gärna med underskrift eller digitalt godkännande
Bifoga det som styrker köpet, till exempel kontoutdrag, kortbesked, en bokningsbekräftelse eller ett mejl. Ju mer som styrker transaktionen, desto starkare är underlaget. Vad en verifikation ska innehålla generellt går vi igenom i vad är en verifikation.
Vad gäller för momsen?
För att få dra av ingående moms krävs att du har en faktura, eller ett kvitto som uppfyller kraven på en förenklad faktura. Ett kontoutdrag visar att du har betalat, men inte hur mycket moms som ingick eller vilken säljare som tog ut den. En egen verifikation räcker därför normalt inte för momsavdrag.
I praktiken bokför du hela beloppet inklusive moms som kostnad. Exempel: ett tappat kvitto på 250 kr för förbrukningsmaterial bokas med 250 kr på kostnadskontot och 250 kr mot bank- eller skuldkontot, utan något belopp på kontot för ingående moms.
Vilka uppgifter ett kvitto ska innehålla för att räcka för momsavdrag kan du läsa om i vad ska stå på ett kvitto.
Vad gäller för inkomstskatten?
För inkomstskatten är det kostnaden som ska styrkas. Om den egna verifikationen tillsammans med andra underlag visar att utgiften har gjorts i verksamheten kan kostnaden normalt dras av. Skatteverket gör dock en bedömning i varje enskilt fall, och ju svagare underlaget är, desto större risk att avdraget ifrågasätts.
Det är särskilt viktigt att förklara syftet tydligt när kostnaden kan ha både privat och affärsmässig karaktär, till exempel restaurangbesök, resor eller elektronik. En egen verifikation som bara säger "inköp 1 200 kr" ger lite stöd. En verifikation som anger säljare, vad som köptes, vilket uppdrag det gällde och som har ett kontoutdrag bifogat är betydligt starkare. Om beloppet är stort är det värt att lägga lite extra tid på att få fram en kopia från säljaren, eftersom både momsavdraget och kostnadsavdraget då blir säkrare.
Om en anställd har tappat kvittot
När en anställd har gjort ett utlägg och tappat kvittot behöver företaget ta ställning till om ersättning ska betalas ut. Be den anställde skriva en egen verifikation med samma uppgifter som ovan och bifoga det som styrker köpet. Det är rimligt att ha en intern regel för hur ofta detta får förekomma. Läs mer om rutiner i bokföra utlägg.
Förebygg tappade kvitton
Enstaka tappade kvitton händer alla, men om det blir ett mönster kan det väcka frågor vid en granskning. Några enkla vanor minskar risken:
- Fota kvittot direkt vid köpet, innan det hamnar i fickan.
- Be om kvitto via e-post när säljaren erbjuder det.
- Ha en fast plats i bokföringen dit alla kvitton skickas.
- Stäm av kortköp mot kvitton varje månad, så att du upptäcker luckor medan det fortfarande går att be om en kopia.
Så hjälper Kvittia dig
Med Kvittias kvittohantering fotar du kvittot i appen direkt efter köpet, så att papperet inte hinner försvinna. Du kan även koppla en e-postlåda så att mejlade kvitton hämtas in automatiskt. AI läser av leverantör, datum, belopp och moms och föreslår konto, och Kvittia varnar om samma kvitto verkar ha laddats upp två gånger.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Kan jag dra av moms om jag har tappat kvittot?
Normalt inte. Avdrag för ingående moms kräver en faktura eller ett kvitto som uppfyller kraven. Får du en kopia från säljaren kan du däremot dra av momsen.
Räcker kontoutdraget som underlag?
Kontoutdraget visar att du har betalat, men inte vad köpet avsåg eller hur mycket moms som ingick. Använd det som bilaga till en egen verifikation i stället för som enda underlag.
Vad ska en egen verifikation innehålla?
Datum, säljare, vad som köptes och varför, belopp, betalsätt, varför originalet saknas samt vem som har upprättat verifikationen och när. Bifoga gärna kontoutdrag eller bokningsbekräftelse.
