Vad ska stå på ett kvitto? Krav för bokföring och momsavdrag

Innehåll i artikeln

1. Två regelverk styr kvittot
2. Krav på kvittot för momsavdrag
3. När räcker inte ett kvitto?
4. Krav enligt bokföringslagen
5. Kortbesked, digitala kvitton och särskilda fall
6. Checklista: kontrollera kvittot direkt vid köpet
7. Så hjälper Kvittia dig

Ett kvitto som ska användas för momsavdrag behöver uppfylla kraven på en så kallad förenklad faktura. Det betyder att det ska framgå när kvittot utfärdades, vem säljaren är (med momsregistreringsnummer eller organisations- eller personnummer), vad som har köpts och hur mycket moms som ska betalas. Förenklad faktura får användas när beloppet är högst 4 000 kr inklusive moms.

Två regelverk styr kvittot

Det är bra att skilja på två saker. Bokföringslagen avgör vad som krävs för att kvittot ska fungera som verifikation i bokföringen. Mervärdesskattelagen avgör vad som krävs för att du ska få dra av den ingående momsen. Ett vanligt kassakvitto uppfyller ofta båda, men inte alltid.

Krav på kvittot för momsavdrag

För att ett kvitto ska räcka som förenklad faktura ska det innehålla:

• datum då kvittot utfärdades
• uppgift om säljaren: momsregistreringsnummer, eller organisations- eller personnummer
• vilken typ av varor eller tjänster som har sålts
• momsbeloppet, eller uppgifter som gör att momsen kan räknas ut

De flesta kassasystem skriver ut detta automatiskt. Säljarens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer står ofta högst upp på kvittot, tillsammans med namn och adress. Saknas det helt är kvittot inte ett fullgott underlag för momsavdrag, och då är det bättre att be säljaren om ett nytt kvitto direkt. Momsen anges ofta längst ner på kvittot, uppdelad per momssats om köpet innehåller varor med olika momssatser. Läs mer om satserna i momssatser i Sverige.

När räcker inte ett kvitto?

Förenklad faktura får användas när det totala beloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Över den gränsen behöver du en fullständig faktura. Den ska bland annat innehålla ett unikt löpnummer, köparens namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, mängd och art av det som har sålts, beskattningsunderlag per momssats och momsbeloppet.

Förenklad faktura får inte heller användas i vissa gränsöverskridande situationer, till exempel när köparen ska redovisa momsen enligt omvänd skattskyldighet.

För större inköp, som en dator eller ett möbelköp, är det därför klokt att be butiken om en faktura med företagets namn redan vid köpet.

Många butiker kan skriva ut en faktura direkt i kassan om du uppger företagets namn, adress och organisationsnummer. I webbutiker kan du ofta välja att handla som företag och få en faktura med rätt uppgifter. Om du upptäcker i efterhand att ett kvitto över 4 000 kr saknar uppgifterna, kontakta säljaren och be om en korrekt faktura. Det är betydligt enklare att ordna inom några dagar än efter flera månader.

Krav enligt bokföringslagen

För att kvittot ska fungera som underlag i bokföringen ska verifikationen visa:

• när affärshändelsen inträffade
• vad den avser
• belopp
• vem som är motpart

Dessutom ska varje verifikation ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken i bokföringen. Det numret sätter du, inte säljaren. Om kvittot inte förklarar syftet, till exempel en restaurangnota, bör du komplettera med en anteckning om vad köpet gällde. Anteckningen kan skrivas direkt på kvittot innan du fotar det, eller läggas till i bokföringen som en kommentar till verifikationen. Mer om detta i vad är en verifikation.

Kortbesked, digitala kvitton och särskilda fall

Kortbesked och Swish-bekräftelser

Ett kortbesked från betalterminalen, eller en skärmbild av en Swish-betalning, är inte ett kvitto. Det visar att en betalning har skett men saknar oftast uppgift om vad som köptes och hur mycket moms som ingick. Be alltid om ett riktigt kvitto. Har du bara en betalningsbekräftelse, läs tappat kvitto – vad gör man.

Särskilda fall att hålla koll på

• Representation: anteckna vilka som deltog och syftet med träffen, eftersom det påverkar avdraget.
• Kvitton i utländsk valuta: utländsk moms kan inte dras av i den svenska momsdeklarationen.
• Taxikvitton: ska innehålla de uppgifter som krävs, och du bör notera resans syfte.
• Digitala kvitton: ett kvitto som PDF eller i ett mejl är lika giltigt som ett papperskvitto om uppgifterna finns med.

Checklista: kontrollera kvittot direkt vid köpet

1. Står säljarens namn och organisations- eller momsnummer på kvittot?
2. Finns datum?
3. Framgår vad du har köpt?
4. Är momsen angiven, gärna uppdelad per momssats?
5. Är beloppet över 4 000 kr? Be i så fall om en faktura med företagets namn.
6. Behövs en anteckning om syfte eller deltagare?
7. Är kvittot läsbart, eller behöver du fota det direkt innan det bleknar?

Så hjälper Kvittia dig

När du laddar upp eller fotar ett kvitto i Kvittias kvittohantering läser AI av leverantör, datum, belopp, moms, momssats, kvittonummer och betalsätt. Du ser direkt om uppgifterna har kunnat läsas av och kan komplettera innan kvittot bokförs. Kvittia föreslår också kategori och BAS-konto.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Hur stort belopp får ett kvitto gälla för momsavdrag?

Ett kvitto som förenklad faktura får användas när beloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Över det behöver du en fullständig faktura.

Måste företagets namn stå på kvittot?

Nej, för en förenklad faktura krävs inte köparens namn. För köp över 4 000 kr inklusive moms behövs en fullständig faktura, och där ska köparens namn och adress finnas med.

Räcker ett kortbesked som kvitto?

Nej. Ett kortbesked visar att en betalning har gjorts men saknar oftast uppgift om vad som köptes och hur mycket moms som ingick. Be om ett riktigt kvitto.