Vad är en verifikation? Krav, exempel och regler
En verifikation är det underlag som visar att en affärshändelse har inträffat, till exempel ett kvitto eller en faktura. Varje post i bokföringen ska ha en verifikation med vissa obligatoriska uppgifter.
Innehåll i artikeln
En verifikation är de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en justering i bokföringen. I praktiken är det ofta ett kvitto, en leverantörsfaktura, en kundfaktura eller ett kontoutdrag. Enligt bokföringslagen ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse, och den ska innehålla vissa grunduppgifter, bland annat datum, belopp, motpart och vad händelsen avser.
Vad säger lagen?
Bokföringslagen definierar en verifikation som de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. En affärshändelse är varje förändring i storleken eller sammansättningen av företagets förmögenhet, till exempel ett köp, en försäljning, en löneutbetalning eller ett lån.
Det är verifikationen som gör bokföringen kontrollerbar. Den som granskar ditt företag, till exempel Skatteverket eller en revisor, ska kunna gå från en post i bokföringen till underlaget och tillbaka.
Även justeringar som inte är köp eller försäljningar kräver en verifikation, till exempel avskrivningar på inventarier, periodiseringar vid bokslutet och rättelser av fel. Då upprättar du själv en verifikation som beskriver vad du gör och varför.
Vad ska en verifikation innehålla?
Enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen ska en verifikation innehålla uppgift om:
- När den har sammanställts, till exempel fakturadatum.
- När affärshändelsen har inträffat, till exempel leveransdatum eller den period en tjänst avser.
- Vad affärshändelsen avser, beskrivet så att det går att förstå.
- Vilket belopp den gäller.
- Vilken motpart den berör.
- I förekommande fall handlingar som ligger till grund för affärshändelsen, till exempel ett avtal, och var de finns.
- Ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken.
Saknas någon uppgift på ett underlag du har fått ska du komplettera det. Kraven på verifikationen är inte samma sak som kraven på en faktura enligt momsreglerna. En faktura kan behöva innehålla fler uppgifter för att du ska få dra av momsen. Läs mer i vad ska stå på ett kvitto.
Verifikationsnummer
Varje verifikation ska ha ett nummer eller annat identifieringstecken som kopplar den till posten i bokföringen. De flesta bokföringsprogram använder en löpande nummerserie per räkenskapsår, ibland med olika serier för till exempel kundfakturor, leverantörsfakturor och kvitton. En obruten serie gör det lätt att se att ingen verifikation saknas. Numret ska också finnas på själva underlaget eller kopplas till det digitalt, så att du kan hitta kvittot utifrån bokföringen.
Exempel på verifikationer
- Kassakvitto från en butik eller restaurang.
- Leverantörsfaktura för ett inköp.
- Kopia av en kundfaktura du har skickat.
- Kontoutdrag som visar bankavgifter eller räntor.
- Lönelista eller lönesammanställning.
- Avtal, till exempel ett låneavtal.
- Egen verifikation, även kallad bokföringsorder, för till exempel avskrivningar, periodiseringar eller rättelser.
En och samma affärshändelse kan ha flera underlag. Ett inköp kan till exempel dokumenteras med en orderbekräftelse, en faktura och en betalningsbekräftelse. Det är normalt fakturan som är verifikationen, medan de andra handlingarna kan sparas som komplement.
När underlaget saknas
Har du tappat bort ett kvitto ska du först försöka få en kopia från säljaren. Går inte det kan du upprätta en egen verifikation där du beskriver köpet så noggrant som möjligt och bifogar annat som styrker det, till exempel ett kontoutdrag eller en orderbekräftelse. Tänk på att du normalt inte kan dra av momsen utan ett korrekt underlag från säljaren. Läs mer i tappat kvitto.
Så rättar du en verifikation
En bokförd verifikation får inte raderas eller skrivas över. Om något blivit fel ska rättelsen göras med en ny verifikation som visar vad som ändrats. Det ska framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den. På så sätt finns hela historiken kvar och bokföringen går fortfarande att följa.
Ett vanligt exempel är att en kostnad bokförts på fel konto. Du gör då en ny verifikation som flyttar beloppet från det felaktiga kontot till det rätta, med en hänvisning till den ursprungliga verifikationen. Många bokföringsprogram har en särskild funktion för rättelser som skapar den nya verifikationen åt dig och visar kopplingen till originalet.
Hur länge ska verifikationer sparas?
Verifikationer är räkenskapsinformation och ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De får sparas digitalt. Sedan juli 2024 får pappersoriginal förstöras när informationen har förts över till digital form, förutsatt att överföringen inte innebär någon risk för att informationen ändras eller går förlorad. Läs mer i hur länge ska man spara kvitton.
Så hjälper Kvittia dig
Med kvittohanteringen i Kvittia fotar du kvitton i appen eller laddar upp bilder, flera på en gång. AI läser av leverantör, datum, belopp, moms, momssats, kvittonummer och betalsätt och föreslår kategori och BAS-konto. Kvitton kan också hämtas från en kopplad e-postlåda, och du får en varning om ett kvitto troligen redan finns.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Är ett kvitto en verifikation?
Ja, ett kassakvitto är en vanlig verifikation. Det ska innehålla datum, belopp, motpart och vad köpet avser, och få ett verifikationsnummer i bokföringen.
Får jag ändra en verifikation i efterhand?
Nej, en bokförd verifikation får inte raderas eller ändras. Fel rättas med en ny verifikation som visar ändringen, när den gjordes och av vem.
Måste verifikationsnumren vara i obruten serie?
Lagen kräver ett nummer eller annat identifieringstecken. En löpande, obruten serie är det vanligaste eftersom den gör det lätt att se att inget saknas.
