Köpt med privat kort i företaget? Så bokför du köpet rätt
Har du köpt något till företaget med ditt privata kort bokförs köpet som ett utlägg: kostnaden mot en skuld till dig i aktiebolag, eller som egen insättning i enskild firma.
Innehåll i artikeln
Har du köpt något till företaget med ditt privata kort är det inget problem, så länge du bokför det rätt. Köpet hanteras som ett utlägg. I ett aktiebolag bokförs kostnaden mot en skuld till dig, och bolaget betalar sedan tillbaka. I en enskild firma bokförs det i stället som en egen insättning. Momsen kan dras av som vanligt om du har ett giltigt kvitto.
Varför är det skillnad mellan bolagsformerna?
Ett aktiebolag är en egen juridisk person. Pengar som du som ägare lägger ut för bolaget blir därför en skuld som bolaget har till dig. En enskild firma är däremot inte skild från dig som person. Där finns ingen skuld, utan det du betalar privat för firmans räkning ökar ditt egna kapital i firman.
Så bokför du i ett aktiebolag
Exempel: du köper en skärm till bolaget för 2 500 kr inklusive 500 kr moms och betalar med ditt privata kort.
- Debet 5410 Förbrukningsinventarier 2 000 kr
- Debet 2641 Debiterad ingående moms 500 kr
- Kredit 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del 2 500 kr
När bolaget betalar tillbaka till dig:
- Debet 2893 2 500 kr
- Kredit 1930 Företagskonto 2 500 kr
Vissa företag använder i stället ett konto för övriga kortfristiga skulder. Det viktiga är att skulden syns och att den nollas när du har fått tillbaka pengarna. Återbetalningen är inte lön och påverkar inte din skatt, eftersom du bara får tillbaka det du har lagt ut.
Så bokför du i en enskild firma
Samma köp i en enskild firma:
- Debet 5410 Förbrukningsinventarier 2 000 kr
- Debet 2641 Debiterad ingående moms 500 kr
- Kredit 2018 Övriga egna insättningar 2 500 kr
Du behöver inte föra över pengar från firman till ditt privata konto. Vill du ändå göra det bokförs överföringen som ett eget uttag.
För ett handelsbolag fungerar det på liknande sätt som i en enskild firma, men insättningen bokförs på den delägare som har betalat. Har ni flera delägare är det extra viktigt att det framgår vem som har lagt ut pengarna, så att varje delägares kapitalkonto blir rätt.
Momsen
Det spelar ingen roll för momsavdraget vilket kort du betalade med. Om köpet hör till den momspliktiga verksamheten och du har ett kvitto som uppfyller kraven kan du dra av den ingående momsen. För köp över 4 000 kr inklusive moms behövs en fullständig faktura, och då är det bra att be om att företagets namn står på den. Se vad ska stå på ett kvitto.
Om du har gjort tvärtom: privat köp med företagets kort
Det händer att man råkar använda företagskortet för ett privat köp. Då ska köpet inte bokföras som en kostnad i företaget.
- I ett aktiebolag bokförs beloppet som en fordran på dig, till exempel på ett konto för andra kortfristiga fordringar. Betala tillbaka till bolaget så snart som möjligt. Om fordran blir stående kan den räknas som ett otillåtet lån enligt aktiebolagslagen, eller som lön som ska beskattas.
- I en enskild firma bokförs beloppet som ett eget uttag, till exempel på konto 2013 Övriga egna uttag.
Du får inte dra av momsen på ett privat köp.
Undvik att blanda privat och företag
Enstaka köp med fel kort är lätta att rätta, men om det sker ofta blir bokföringen svår att följa. Några tips:
- Ha ett separat kort för företaget och använd det för alla företagsköp.
- Om du måste använda privat kort: fota kvittot direkt och markera att det är ett privat utlägg.
- Samla utläggen och låt bolaget betala tillbaka en gång i månaden.
- Stäm av skuldkontot regelbundet så att det inte växer över tid.
- Använd samma rutin för anställda som gör utlägg, se bokföra utlägg.
Vad behöver du spara?
Kvittot är huvudunderlaget, precis som vid andra inköp. Spara gärna även en anteckning om vad köpet avsåg om det inte framgår av kvittot. Kontoutdraget från ditt privata konto behövs normalt inte, men kan vara bra att ha om kvittot har kommit bort. Läs mer i tappat kvitto – vad gör man.
Så hjälper Kvittia dig
I Kvittias kvittohantering fotar du kvittot och anger betalsätt, till exempel privat utlägg. AI läser av leverantör, datum, belopp och moms, och privata utlägg bokas mot skuld till anställd. Du får även förslag på kategori och BAS-konto och en varning om ett kvitto verkar vara en dubblett.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Är det tillåtet att betala företagets kostnader med privat kort?
Ja. Köpet bokförs som ett utlägg, i aktiebolag som en skuld till dig och i enskild firma som en egen insättning.
Blir återbetalningen från bolaget skattepliktig?
Nej, inte om den motsvarar ett utlägg för bolagets kostnad. Du får bara tillbaka det du har lagt ut, så det är inte lön.
Får jag dra av momsen om jag betalade privat?
Ja, om köpet hör till den momspliktiga verksamheten och du har ett kvitto eller en faktura som uppfyller kraven. Betalsättet påverkar inte avdragsrätten.
