Digital fakturahantering – fördelar och så kommer du igång

Innehåll i artikeln

1. Vad räknas som digital fakturahantering?
2. PDF-faktura eller e-faktura – vad är skillnaden?
3. Fördelar med digital fakturahantering
4. Vad säger bokföringslagen om digitala fakturor?
5. Så kommer du igång
6. Vanliga fallgropar
7. Så hjälper Kvittia dig

Digital fakturahantering innebär att leverantörsfakturor tas emot, registreras, granskas, godkänns, betalas och arkiveras digitalt i stället för på papper. För ett litet företag är de största fördelarna att färre fakturor försvinner eller betalas för sent, att det blir tydligt vem som godkänt vad och att mycket av det manuella arbetet med att skriva in uppgifter försvinner.

Vad räknas som digital fakturahantering?

Hela flödet från att fakturan kommer in till att den är arkiverad sker digitalt. Ett typiskt flöde ser ut så här:

1. Fakturan kommer in som PDF via e-post, som e-faktura eller skannas in om den kommer på papper.
2. Uppgifterna registreras – helst automatiskt – med leverantör, fakturanummer, belopp, moms, förfallodatum och betalningsreferens.
3. Fakturan granskas och godkänns av rätt person.
4. Godkända fakturor betalas, till exempel via en betalfil till banken.
5. Fakturan bokförs och sparas i ett digitalt arkiv.

PDF-faktura eller e-faktura – vad är skillnaden?

En PDF-faktura är en bild av en faktura i digital form. Den är lätt att skicka och ta emot, men uppgifterna måste läsas av, antingen manuellt eller med hjälp av tolkning och AI.

En e-faktura är en strukturerad fil där varje uppgift ligger i ett bestämt fält, så att mottagarens system kan läsa den direkt. I Europa skickas e-fakturor ofta via nätverket Peppol. Om du säljer till offentlig sektor i Sverige gäller sedan 2019 krav på att fakturor som följer av offentlig upphandling skickas som e-faktura. För fakturor mellan privata företag finns inget sådant krav, och PDF är fortfarande det vanligaste formatet för småföretag.

Fördelar med digital fakturahantering

• Inga borttappade fakturor. Allt kommer till samma ställe i stället för till olika skrivbord och inkorgar.
• Bättre koll på förfallodatum. Du ser vilka fakturor som ska betalas när, och slipper påminnelseavgifter och dröjsmålsränta.
• Tydlig attest. Det framgår vem som granskat och godkänt varje faktura, vilket stärker den interna kontrollen.
• Färre fel. När uppgifter läses av automatiskt och kontrolleras mot leverantörsregistret minskar risken för felaktiga belopp, fel bankgiro och dubbelbetalningar.
• Fungerar på distans. Den som ska godkänna kan göra det oavsett var hen befinner sig.
• Enklare för redovisningskonsulten och revisorn. Underlagen finns samlade och kan lämnas över digitalt.

Vad säger bokföringslagen om digitala fakturor?

En faktura är en verifikation och ska sparas som räkenskapsinformation. Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Informationen ska förvaras ordnad, i läsbar form och så att den kan tas fram utan dröjsmål.

Sedan den 1 juli 2024 behöver en faktura som kommit in på papper inte längre sparas i original när den har förts över till digital form, förutsatt att överföringen sker på ett sätt som inte riskerar att informationen ändras eller försvinner. En faktura som kommit in digitalt ska sparas digitalt, så att hela innehållet går att läsa under hela arkiveringstiden. Att bara skriva ut den och spara pappret är inte en bra lösning. Läs mer om hur du arkiverar räkenskapsinformation digitalt.

Så kommer du igång

1. Skapa en gemensam e-postadress för fakturor och be dina leverantörer skicka sina fakturor dit.
2. Bestäm vem som granskar och godkänner vilka fakturor. En enkel attestordning räcker långt.
3. Bygg upp ett leverantörsregister med kontrollerade bankuppgifter.
4. Välj ett system som kan läsa av fakturorna, hantera godkännande och ta fram underlag för betalning.
5. Bestäm hur pappersfakturor ska hanteras – vem som skannar in dem och när de får slängas.
6. Följ upp efter ett par månader. Hur många fakturor kommer fortfarande på papper, och vilka leverantörer behöver påminnas om den nya adressen?

Vanliga fallgropar

• Fakturor i flera inkorgar. Om vissa leverantörer fortsätter skicka till enskilda medarbetare blir flödet ofullständigt. Gå igenom leverantörslistan och be alla använda samma adress.
• Ingen kontroll av avläsningen. Automatisk avläsning sparar tid, men någon ska fortfarande titta på belopp, moms och bankuppgifter innan fakturan godkänns.
• Dubbla arkiv. Spara inte samma faktura både i en mapp på datorn och i systemet, eftersom det skapar osäkerhet om vilken version som gäller.
• Otydligt ansvar under semestern. Bestäm i förväg vem som godkänner när ordinarie person är borta, så att fakturor inte förfaller.

Så hjälper Kvittia dig

Med Kvittias tillägg för leverantörsfakturor kommer fakturor in via en kopplad e-postlåda eller genom uppladdning. AI läser av leverantör, fakturanummer, OCR, bankgiro, förfallodatum, belopp, moms och valuta. Fakturorna granskas och godkänns, betalas via en betalfil och finns sedan kvar i systemet tillsammans med leverantörsregistret. Säkra dubbletter stoppas och osäkra flaggas.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Är en PDF-faktura en e-faktura?

Nej, inte i strikt mening. En e-faktura är en strukturerad fil som mottagarens system kan läsa direkt, medan en PDF är en digital bild av en faktura som behöver tolkas.

Får jag slänga pappersfakturor efter att jag skannat dem?

Sedan den 1 juli 2024 behöver pappersoriginalet inte sparas om fakturan har förts över till digital form på ett säkert sätt. Den digitala kopian ska sedan sparas under hela arkiveringstiden.

Måste jag skicka e-faktura till mina kunder?

Bara om du säljer till offentlig sektor, där fakturor som följer av offentlig upphandling ska skickas som e-faktura. Mellan privata företag kan ni själva komma överens om formatet.