Läs in fakturor automatiskt – så fungerar fakturatolkning med AI
Varje leverantörsfaktura som skrivs in för hand kostar tio minuter och en felkälla. Med automatisk fakturatolkning går fakturan från mejl till bokförd och betald utan att du skriver en enda siffra. Så fungerar det – och så kommer du igång på fem minuter.
Innehåll i artikeln
Att läsa in fakturor automatiskt betyder att leverantörsfakturan tas emot, läses av och registreras utan att någon skriver in uppgifterna. Fakturan kommer in som mejl, PDF eller foto, en AI läser ut leverantör, belopp, moms, OCR-nummer och förfallodatum, och fakturan ligger färdig att attestera några sekunder senare. Det som tidigare tog tio till femton minuter per faktura – och som gav fel i var tjugonde – tar noll minuter.
Den här guiden går igenom vad fakturatolkning faktiskt gör, vad den klarar och inte klarar, och hur du sätter upp det i ditt företag.
Tre vägar in: mejl, vidarebefordran och foto
Det finns inget att skanna. Fakturorna läser in sig själva så fort de når rätt adress.
- Egen fakturaadress. Företaget får en mejladress för fakturor, till exempel faktura-dittbolag@in.kvittia.se. Be leverantörerna skicka dit, så kommer fakturan in direkt utan att passera någons inkorg.
- Vidarebefordran. Fakturor som ändå hamnar i din vanliga mejl vidarebefordrar du med ett klick – eller sätter en regel i mejlprogrammet som gör det automatiskt. Det spelar ingen roll om fakturan är en PDF-bilaga, ett foto från mobilen eller bara text i själva mejlet.
- Foto eller uppladdning. Pappersfakturor fotar du i appen. Bilden läses av på samma sätt som en PDF.
Oavsett väg är resultatet detsamma: en registrerad leverantörsfaktura med alla uppgifter ifyllda och originalet sparat som underlag.
Vad läses av på fakturan?
Det som gör dagens fakturatolkning annorlunda än gammaldags OCR är att den förstår fakturan som en helhet, inte bara känner igen tecken. Det som plockas ut är:
- Leverantör, organisationsnummer och momsregistreringsnummer
- Fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum
- Belopp att betala, belopp exklusive moms och moms per momssats
- OCR-nummer eller annan betalningsreferens
- Bankgiro, plusgiro eller IBAN och BIC
- Valuta – och omräkning till kronor på fakturadagens kurs
- Vad fakturan avser, som en kort sammanfattning
Dessutom känner systemet igen leverantören från tidigare fakturor och föreslår samma kostnadskonto som sist. Hyran hamnar på hyreskontot, telefonen på telefonkontot, utan att någon väljer.
Dubbletter och bluffakturor stoppas
Två saker som ett manuellt flöde ofta missar fångas automatiskt. Kommer samma faktura två gånger – från leverantören och från en kollega som vidarebefordrade den – känns den igen som dubblett och läggs inte in igen, så att du inte riskerar en dubbelbetald faktura. Och om en känd leverantör plötsligt anger ett annat bankgiro än tidigare flaggas det, vilket är det vanligaste kännetecknet på en bluffaktura.
Efter inläsningen: attest, betalning och avstämning
Inläsningen är inte målet. Målet är att fakturan betalas i tid, bokförs rätt och går att hitta om sju år. Därför hänger resten av flödet ihop med tolkningen:
- Attest. Fakturan visas för den som ska godkänna den, med originalet bredvid de avlästa uppgifterna. Läs mer om hur du sätter upp en attestordning för fakturor.
- Betalning. Godkända fakturor samlas i en betalfil till banken, med rätt OCR-nummer och förfallodag.
- Avstämning. När betalningen syns på kontoutdraget kopplas den till fakturan, som markeras betald och bokförs.
- Arkiv. Originalet sparas i sju år enligt bokföringslagen, sökbart på leverantör, belopp och datum.
Vad AI inte ska göra på egen hand
Automatisk inläsning ersätter skrivandet, inte omdömet. Tre regler är bra att ha:
- Fakturor över ett visst belopp ska alltid attesteras av en person innan de betalas.
- Nya leverantörer kontrolleras innan första fakturan godkänns – kolla kunden eller leverantören på organisationsnumret.
- Avlästa uppgifter visas alltid bredvid originalet, så att det som AI:n är osäker på går att se och rätta med ett klick.
Med de reglerna på plats blir träffsäkerheten i praktiken hundra procent: AI:n gör grovjobbet, människan tar beslutet.
Så kommer du igång på fem minuter
- Aktivera leverantörsfakturor i Kvittia och kopiera företagets fakturaadress.
- Mejla adressen till dina leverantörer, eller sätt en vidarebefordran från din vanliga inkorg.
- Vidarebefordra fakturorna som redan ligger i inkorgen – de läses in på en gång.
- Bestäm vem som attesterar och från vilket belopp.
Därefter är det klart – du har satt upp "läs in fakturor automatiskt" för hela företaget. Nästa faktura som kommer in läser in sig själv, och du ser den som "att granska" i översikten i stället för som ett oläst mejl.
Vanliga frågor
Läser den in fakturor som bara är text i mejlet?
Ja. Många leverantörer skickar fakturan som text i mejlet utan bilaga. Den läses av på samma sätt som en PDF eller ett foto.
Vad händer om AI:n inte kan tolka en faktura?
Fakturan läggs ändå in med originalet, markerad som ej avläst, och du fyller i uppgifterna själv. Det händer främst med mycket dåliga foton eller handskrivna fakturor.
Klarar den utländska fakturor och andra valutor?
Ja. Belopp i euro, dollar, norska och danska kronor med flera räknas om till svenska kronor på fakturadagens kurs, och kursen sparas på fakturan.
Måste leverantörerna ändra något?
Nej. De skickar fakturan som vanligt. Det enda som ändras är adressen de skickar till – eller så vidarebefordrar du själv.
Sparas fakturorna i sju år?
Ja. Originalet sparas tillsammans med de avlästa uppgifterna och bokföringen, så att arkiveringskravet i bokföringslagen uppfylls.
Kostar automatisk inläsning extra?
Inläsningen ingår i leverantörsfakturor i Kvittia. Avläsningen görs med AI och räknas mot företagets AI-kredit, som ingår i abonnemanget.
