Bluffakturor – så känner du igen dem och skyddar företaget

Innehåll i artikeln

1. Vanliga typer av bluffakturor
2. Varningstecken att hålla utkik efter
3. Så gör du om du fått en bluffaktura
4. Om du redan har betalat
5. Rutiner som skyddar företaget
6. Så hjälper Kvittia dig

Bluffakturor är fakturor för varor eller tjänster som företaget aldrig har beställt, eller fakturor där någon har ändrat betalningsuppgifterna så att pengarna hamnar hos fel mottagare. Det viktigaste rådet är enkelt: betala inte en faktura du inte känner igen, utan bestrid den skriftligt. Det bästa skyddet är att varje faktura granskas av någon som vet vad som faktiskt har köpts.

Vanliga typer av bluffakturor

Bedragarna ändrar ofta metod, men vissa upplägg återkommer år efter år:

• Register och kataloger: en faktura eller ett erbjudande om registrering i ett privat företagsregister som ser ut att komma från en myndighet. Den finstilta texten visar att det är ett abonnemang.
• Annonser och synlighet: någon påstår att du har beställt en annons, en plats i en sökmotor eller en marknadsföringstjänst.
• Telefonförsäljning med påhittat avtal: ett samtal där ett ja på en enkel fråga senare presenteras som en beställning, ibland med en inspelning som klippts ihop.
• Domännamn och varumärken: falska förnyelser av domäner eller varumärkesregistreringar.
• Kontorsmaterial: toner, lysrör eller rengöringsmedel som levereras och faktureras utan att någon beställt dem.
• Ändrade bankuppgifter: en riktig leverantörs faktura eller ett mejl i leverantörens namn med ett nytt bankgiro eller kontonummer. Det här är ofta det dyraste upplägget, eftersom fakturan i övrigt ser helt korrekt ut.

Varningstecken att hålla utkik efter

• Du känner inte igen leverantören eller tjänsten.
• Fakturan saknar uppgift om vem som beställt eller hänvisar till ett samtal du inte minns.
• Det står kort betalningstid och hot om inkasso redan på första fakturan.
• Bankgiro eller kontonummer skiljer sig från tidigare fakturor från samma leverantör.
• Avsändaren använder en logotyp eller ett namn som liknar en myndighet eller ett känt företag.
• Mejlet kommer från en adress som nästan, men inte helt, stämmer med leverantörens vanliga adress.

Så gör du om du fått en bluffaktura

1. Betala inte. En betalning kan tolkas som att du godkänt fakturan och gör det svårare att få tillbaka pengarna.
2. Bestrid fakturan skriftligt till avsändaren, gärna via e-post så att du har ett datum. Skriv kort att du inte har beställt något och att du bestrider betalningsansvaret.
3. Begär underlag. Om avsändaren hänvisar till ett avtal eller samtal är det den som påstår att ett avtal finns som ska kunna visa det.
4. Spara allt – fakturan, kuvert, mejl, anteckningar från samtal och ditt bestridande.
5. Polisanmäl om du misstänker bedrägeri. Anmälan kan göras via polisen.se.
6. Bestrid även påminnelser och inkassokrav på samma sätt. Ett bestritt krav ska inte drivas vidare som om det vore ostridigt.

Om du får ett betalningsföreläggande från Kronofogden ska du bestrida det inom den tid som står i föreläggandet. Gör du inte det kan kravet fastställas som ett utslag, vilket är svårt att komma ifrån i efterhand. När kravet är bestritt måste avsändaren gå vidare till domstol om den vill driva saken, och där behöver den kunna visa att ett avtal finns.

Om du redan har betalat

Kontakta din bank direkt och be dem försöka stoppa eller återkalla betalningen. Ju snabbare du agerar, desto större är chansen att pengarna finns kvar. Polisanmäl och spara alla underlag. Gå sedan igenom hur fakturan kunde gå igenom – var det någon som godkände den, eller betalades den utan granskning? Det är den frågan som hjälper dig att täppa till luckan.

I bokföringen ska en betald bluffaktura inte bokföras som en vanlig kostnad med avdrag för moms, eftersom det inte finns någon verklig leverans. Prata med din redovisningskonsult om hur förlusten ska hanteras.

Rutiner som skyddar företaget

• En gemensam inkorg för fakturor i stället för att fakturor skickas till enskilda medarbetare.
• Attest före betalning. Den som beställt bekräftar att leveransen är verklig innan fakturan betalas. Läs mer om hur du bygger en attestordning för fakturor.
• Leverantörsregister. Betala bara till leverantörer som finns registrerade, och lägg upp nya leverantörer först efter kontroll.
• Kontrollera ändrade bankuppgifter genom att ringa leverantören på ett nummer du redan har, aldrig på numret i mejlet.
• Kontrollera nya leverantörer innan du gör affärer, till exempel organisationsnummer och registrerade uppgifter. Läs mer i artikeln om att kontrollera företag innan affär.
• Informera alla som svarar i telefon om att de aldrig ska bekräfta beställningar, uppgifter eller avtal i samtal med okända säljare.

Så hjälper Kvittia dig

Med Leverantörsfakturor i Kvittia samlas fakturorna i en kopplad e-postlåda och läses av med AI, inklusive bankgiro och OCR-nummer. Varje faktura granskas och godkänns innan den kan komma med i betalfilen, och rättigheter per person avgör vem som får godkänna. Leverantörerna finns i ett leverantörsregister, och säkra dubbletter stoppas medan osäkra flaggas för kontroll.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Måste jag betala en faktura för något jag inte har beställt?

Nej. Har du inte ingått något avtal är du inte skyldig att betala. Bestrid fakturan skriftligt och spara underlagen.

Vad gör jag om bluffakturan går till inkasso?

Bestrid inkassokravet skriftligt på samma sätt som fakturan. Får du ett betalningsföreläggande från Kronofogden ska du bestrida det inom den tid som anges i föreläggandet.

Ska jag polisanmäla en bluffaktura?

Ja, om du misstänker bedrägeri är det bra att polisanmäla. Det skapar ett underlag om saken går vidare och hjälper polisen att se mönster.