Kontrollera företag innan affär – så gör du steg för steg
Innan du gör affärer med ett nytt företag bör du kontrollera att det finns, vem som får företräda det, om det har F-skatt och momsregistrering och hur ekonomin ser ut.
Innehåll i artikeln
Att kontrollera ett företag innan du gör affärer med det tar ofta bara några minuter, men kan skydda dig mot bedrägerier, obetalda fakturor och skattemässiga problem. Grundkontrollen handlar om fyra saker: att företaget är registrerat, att personen du har kontakt med får företräda det, att det har F-skatt och momsregistrering och att ekonomin håller.
Varför ska du kontrollera företag?
En kontroll är lika viktig när du ska köpa som när du ska sälja.
- När du köper vill du veta att leverantören finns på riktigt, att du betalar till rätt mottagare och att den har F-skatt. Om du anlitar någon som saknar F-skatt kan du som köpare bli skyldig att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter.
- När du säljer på kredit vill du veta att kunden kan betala. En faktura till ett bolag med svag ekonomi kan bli en kundförlust.
- När du skriver avtal vill du veta att den som skriver under har rätt att teckna firma.
Kontrollen är också ett skydd mot bluffakturor och falska beställningar. Läs mer om det i bluffakturor – så skyddar du företaget.
Steg 1: Kontrollera registrering och organisationsnummer
Börja med att be om företagets fullständiga namn och organisationsnummer. Kontrollera sedan uppgifterna hos Bolagsverket. Där ser du bland annat:
- Om företaget är registrerat och vilken bolagsform det har.
- Säte, adress och registreringsdatum.
- Styrelse, VD och vem som är firmatecknare.
- Om företaget är under likvidation eller i konkurs.
Var uppmärksam på om företaget nyligen har bytt namn, adress, styrelse eller verksamhet. Många snabba ändringar på kort tid kan vara ett varningstecken.
Tänk på att enskilda firmor inte alltid finns registrerade hos Bolagsverket, eftersom registrering där är frivillig för många enskilda näringsidkare. Då har de organisationsnummer i form av ägarens personnummer, och det är främst hos Skatteverket du kan kontrollera registreringen. Jämför också namnet på fakturan med det registrerade namnet. Små avvikelser i stavning eller ett annat organisationsnummer än du förväntat dig är skäl att stanna upp och fråga.
Steg 2: Kontrollera F-skatt och momsregistrering
Hos Skatteverket kan du kontrollera om ett företag är godkänt för F-skatt, registrerat för moms och registrerat som arbetsgivare. F-skatten ska gälla när du betalar ersättningen för arbete.
Handlar du med ett företag i ett annat EU-land kan du kontrollera dess momsregistreringsnummer i EU-kommissionens tjänst VIES. Det är viktigt vid inköp och försäljning där omvänd skattskyldighet gäller, se moms vid inköp från EU.
Steg 3: Granska ekonomin i årsredovisningen
Aktiebolag ska lämna in årsredovisning till Bolagsverket varje år. Den visar hur det har gått för företaget och ger en bild av betalningsförmågan. Titta särskilt på:
- Omsättning och hur den har utvecklats över flera år.
- Resultat – går bolaget med vinst eller förlust?
- Eget kapital – är det positivt och växer det?
- Soliditet – hur stor del av tillgångarna som finansieras med eget kapital.
- Kassalikviditet – om bolaget kan betala sina kortfristiga skulder.
Saknas årsredovisningar som borde ha lämnats in är det i sig en signal att vara uppmärksam på. Läs mer i så läser du en årsredovisning.
Steg 4: Kontrollera betalningsmottagare och kontaktvägar
Bedragare utger sig ofta för att vara ett etablerat företag. Kontrollera därför att bankgiro eller kontonummer verkligen tillhör företaget, till exempel genom att jämföra med tidigare fakturor eller ringa ett telefonnummer du själv har tagit fram. Lita inte enbart på uppgifter i ett mejl, särskilt inte om någon ber dig byta betalningsmottagare.
Vid större affärer kan du också beställa en kreditupplysning från ett kreditupplysningsföretag. Den visar bland annat betalningsanmärkningar. Vid avtal som löper under lång tid kan du också be motparten om referenser från andra kunder.
Checklista före en ny affär
- Be om organisationsnummer och fullständigt företagsnamn.
- Kontrollera registreringen och firmatecknare hos Bolagsverket.
- Kontrollera F-skatt och momsregistrering hos Skatteverket.
- Läs de senaste årsredovisningarna och jämför nyckeltalen över tid.
- Kontrollera att betalningsuppgifterna tillhör företaget.
- Gör en kreditupplysning vid större belopp eller lång kredit.
- Spara dokumentationen av kontrollen tillsammans med avtalet.
Gör om kontrollen med jämna mellanrum för viktiga kunder och leverantörer, eftersom förhållanden kan ändras snabbt.
Så hjälper Kvittia dig
Med Sök företag i Kvittia hämtar du uppgifter från Bolagsverket och ser nyckeltal ur upp till sex digitalt inlämnade årsredovisningar. Du ser styrelse, VD och revisor enligt årsredovisningens underskrifter och får en regelbaserad riskbedömning på en skala 0–100. Observera att riskbedömningen inte är en kreditupplysning. Du kan också jämföra två till fyra bolag sida vid sida.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Var kontrollerar jag om ett företag har F-skatt?
Du kan kontrollera F-skatt, momsregistrering och arbetsgivarregistrering hos Skatteverket med hjälp av företagets organisationsnummer.
Vad är en firmatecknare?
Firmatecknaren är den eller de personer som har rätt att skriva under avtal och företräda företaget. Uppgiften finns registrerad hos Bolagsverket.
Räcker det att kolla företaget en gång?
Nej, för viktiga kunder och leverantörer bör du göra om kontrollen regelbundet. Styrelse, ekonomi och registreringar kan ändras snabbt.
