Kassörens årshjul – från årsmöte till bokslut
Som kassör finns det uppgifter som återkommer varje år. Här är kassörens årshjul månad för månad – så att inget glöms.
Innehåll i artikeln
Kassörens arbete följer ett mönster som upprepas varje år. Med ett årshjul blir det lättare att planera – och lättare att lämna över till nästa kassör. Här utgår vi från att räkenskapsåret är kalenderår.
Januari
- Avsluta förra årets bokföring och stäm av banken per den 31 december.
- Lämna kontrolluppgifter för ersättningar senast den 31 januari, om ni inte redan rapporterat i arbetsgivardeklarationen.
- Skicka ut medlemsavgifter för det nya året.
Februari–mars
- Gör årsbokslutet och lämna det till revisorerna i god tid.
- Ta fram budgetförslag för året.
- Förbered den ekonomiska delen av verksamhetsberättelsen.
Mars–april
- Årsmötet: presentera resultat, balans och budget. Revisorn läser upp revisionsberättelsen och mötet beslutar om ansvarsfrihet.
- Uppdatera behörigheter till bank och Swish om styrelsen ändrats.
Under året
- Bokför löpande och stäm av banken varje månad.
- Betala fakturor efter attest och ersätt utlägg mot kvitto.
- Sök och redovisa bidrag enligt bidragsgivarnas datum.
- Rapportera ersättningar till ledare och tränare.
- Lämna arbetsgivardeklaration den 12:e varje månad om föreningen har anställda.
Hösten
- Följ upp budgeten och prognosen för helåret.
- Planera inför nästa år och påminn om obetalda avgifter.
Läs också ersättning till ledare och tränare och verksamhetsberättelse och årsbokslut.
Få hjälp
Få hjälp för kassören – beskriv föreningen i formuläret så matchar vi er kostnadsfritt med en byrå som kan föreningar.
Kassörens checklista varje månad
- Bokför alla in- och utbetalningar.
- Stäm av banken och Swish mot bokföringen.
- Betala attesterade fakturor och ersätt utlägg.
- Följ upp obetalda medlemsavgifter.
- Spara alla underlag digitalt.
Överlämning till ny kassör
När en ny kassör väljs på årsmötet bör överlämningen vara planerad:
1. Byt behörigheter till bank, Swish och bokföringssystem.
2. Lämna över lösenord på ett säkert sätt.
3. Gå igenom öppna fakturor, bidrag och avtal.
4. Visa var underlagen finns och hur rutinerna fungerar.
5. Låt den gamla kassören vara tillgänglig för frågor de första månaderna.
När kassören behöver hjälp
Har föreningen anställda, stora bidrag, kiosk med kassaregister eller många ersättningar till ledare kan arbetsbördan bli för stor för en ideell kassör. En byrå kan ta hand om bokföringen och årsbokslutet medan kassören attesterar och har kontakten med styrelsen.
Sammanfattning
Kassörens årshjul gör det lättare att planera året och lämna över till nästa kassör. Spara årshjulet i föreningens dokument och uppdatera det varje år. Läs om hjälp för kassören.
Ordlista
- Kassör: styrelseledamoten som ansvarar för föreningens ekonomi.
- Medlemsregister: listan över föreningens medlemmar, som innehåller personuppgifter.
- Budget: planen för årets intäkter och kostnader.
- Kontrolluppgift: uppgiften till Skatteverket om ersättningar som betalats ut.
- Årsmöte: föreningens högsta beslutande organ.
Läs vidare
- Verksamhetsberättelse och årsbokslut för föreningen – Inför årsmötet ska styrelsen redovisa vad föreningen gjort och hur ekonomin ser ut.
- Moms i idrottsföreningar – vad gäller? – Många idrottsföreningar behöver inte ta ut moms – men sponsring, reklam och kiosk kan ändra det.
- Bokföring i ideell förening – steg för steg – Måste er förening ha bokföring – och hur gör ni i så fall?
- Är föreningen skattebefriad? Allmännyttig ideell förening – Många ideella föreningar betalar ingen inkomstskatt – men bara om de uppfyller fyra krav.
Vanliga frågor
När ska kontrolluppgifter lämnas?
Senast den 31 januari för ersättningar som inte redan rapporterats i arbetsgivardeklarationen.
När ska årsbokslutet vara klart?
I god tid före årsmötet så att revisorerna hinner granska.
Vem beslutar om ansvarsfrihet?
Årsmötet, efter revisorernas granskning.
Hur ofta ska kassören stämma av banken?
Varje månad.
Kan kassören få hjälp av en byrå?
Ja, matchningen via Kvittia är kostnadsfri.
