Arkivera räkenskapsinformation digitalt – så gör du rätt

Innehåll i artikeln

1. Vad räknas som räkenskapsinformation?
2. Hur länge ska räkenskapsinformationen sparas?
3. Vad ändrades 2024 för pappersoriginal?
4. Krav på ett digitalt arkiv
5. Byt inte format utan att tänka efter
6. Checklista för digital arkivering
7. Så hjälper Kvittia dig

Ja, du får arkivera räkenskapsinformation digitalt. Bokföringslagen ställer inga krav på att arkivet ska vara av papper, men det ska vara ordnat, varaktigt och säkert, och informationen ska kunna tas fram i läsbar form under hela arkiveringstiden. Sedan den 1 juli 2024 finns inte längre något generellt krav på att spara pappersoriginal när du har överfört dem till digital form. Här går vi igenom vad som räknas som räkenskapsinformation, hur länge den ska sparas och hur du bygger ett digitalt arkiv som håller vid en granskning.

Vad räknas som räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation är i stort sett allt som behövs för att förstå och kontrollera din bokföring. Det handlar inte bara om kvitton och fakturor, utan om hela kedjan från affärshändelse till bokslut.

• Verifikationer, till exempel kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor, kontoutdrag och egna verifikationer
• Grundbok och huvudbok, alltså bokföringen i registreringsordning och i systematisk ordning
• Årsbokslut eller årsredovisning med tillhörande specifikationer
• Avtal och andra handlingar som har betydelse för att förstå bokföringen, till exempel hyresavtal, leasingavtal och låneavtal
• Systemdokumentation och behandlingshistorik, det vill säga beskrivningar av hur bokföringen är uppbyggd och vilka ändringar som gjorts

En bra tumregel är att du ska kunna följa varje post i bokslutet bakåt till den verifikation som ligger bakom, och tvärtom.

Hur länge ska räkenskapsinformationen sparas?

Huvudregeln är att räkenskapsinformation ska bevaras i sju år, räknat till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har du kalenderår som räkenskapsår och avslutar 2026 ska materialet alltså sparas till och med den 31 december 2033.

Det är lätt att räkna fel här. Tiden börjar inte när du fick kvittot, utan efter räkenskapsårets slut. Vill du läsa mer om just kvitton finns en fördjupning i artikeln hur länge ska man spara kvitton.

Vad ändrades 2024 för pappersoriginal?

Tidigare skulle räkenskapsinformation som du tagit emot på papper i många fall sparas i original under en viss tid, även om du hade skannat in den. Den 1 juli 2024 ändrades bokföringslagen så att kravet på att bevara originalet togs bort. Numera får du i regel förstöra pappersunderlaget när det har överförts till en annan form, under förutsättning att överföringen görs på ett betryggande sätt och att all information finns kvar.

Det betyder att den digitala kopian måste vara komplett. Kontrollera att hela kvittot syns, att text och belopp går att läsa och att eventuella anteckningar på baksidan också kommer med. Mer om hur du gör i praktiken hittar du i artikeln får man slänga papperskvitton.

Krav på ett digitalt arkiv

Bokföringslagen anger inte vilken teknik du ska använda, men den ställer krav på resultatet. Ett digitalt arkiv bör uppfylla följande:

1. Läsbart under hela tiden. Välj vanliga filformat som PDF, JPG eller PNG och se till att du kan öppna dem om fem eller sju år, även om du byter system.
2. Oförändrat. Det ska gå att visa att underlaget inte har ändrats i efterhand. System med behandlingshistorik och låsta perioder gör detta enklare.
3. Ordnat. Varje verifikation ska kunna kopplas till rätt bokföringspost, till exempel via verifikationsnummer.
4. Säkert. Ha säkerhetskopior, behörighetsstyrning och skydd mot att filer raderas av misstag.
5. Tillgängligt. Informationen ska kunna tas fram utan dröjsmål om Skatteverket, revisorn eller en köpare av bolaget vill se den.

Arkivet ska som huvudregel finnas i Sverige. Under vissa villkor får räkenskapsinformation i elektronisk form förvaras i ett annat land, till exempel hos en molntjänst med servrar i ett annat EU-land. Kontrollera vilka villkor som gäller innan du väljer lösning. Bokföringsnämnden har vägledning om arkivering på bfn.se.

Byt inte format utan att tänka efter

Du får överföra räkenskapsinformation mellan olika format, till exempel konvertera en e-faktura till PDF, så länge innehållet bevaras. Problemet uppstår när man byter bokföringsprogram och glömmer bort det gamla arkivet. Exportera alltid en komplett kopia innan du säger upp ett system. En SIE-fil är bra för att flytta bokföringen, men den innehåller inte själva underlagen, så du behöver spara kvitton och fakturor separat. Läs mer i artikeln vad är en SIE-fil.

Checklista för digital arkivering

• Skanna eller fotografera pappersunderlag så snart som möjligt och kontrollera att bilden är tydlig
• Spara e-fakturor och PDF-kvitton i det format du fick dem, eller i ett format där all information bevaras
• Koppla varje underlag till en verifikation i bokföringen
• Lås perioder när de är avstämda så att inget ändras i efterhand
• Gör regelbundna säkerhetskopior och exportera hela året efter bokslutet
• Spara avtal och systemdokumentation tillsammans med räkenskapsåret
• Notera när arkiveringstiden för varje år löper ut

Så hjälper Kvittia dig

I Kvittia fotar eller laddar du upp kvitton och fakturor, och de sparas digitalt tillsammans med bokföringsförslagen. När en månad är avstämd låses perioden när revisorspaketet skapas, och bara en administratör kan låsa upp den. Med revisorspaketet får du en zip-fil med PDF-sammanställning, SIE4-fil enligt BAS, kvitton, fakturor, kontoutdrag och CSV-filer. Den fungerar både som underlag till revisorn och som en egen, samlad kopia av perioden i ditt arkiv.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Får jag slänga pappersoriginalet efter att jag skannat det?

Ja, sedan den 1 juli 2024 får du i regel förstöra pappersunderlaget när det har överförts till digital form på ett betryggande sätt. Kontrollera att den digitala kopian är fullständig och läsbar innan du slänger något.

Hur länge ska räkenskapsinformation sparas?

I sju år, räknat till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Får jag spara bokföringen i en molntjänst?

Ja, men arkivet ska vara säkert, ordnat och tillgängligt. Ligger servrarna utomlands gäller särskilda villkor, så kontrollera vad som gäller innan du väljer tjänst.