Vad är en SIE-fil? SIE4 och de olika filtyperna förklarade

Innehåll i artikeln

1. Därför finns SIE-formatet
2. De olika SIE-typerna
3. Vad används en SIE-fil till?
4. Så exporterar och importerar du
5. Vanliga problem
6. SIE-filen ersätter inte underlagen
7. Så hjälper Kvittia dig

En SIE-fil är en textfil i ett standardiserat svenskt format som används för att föra över bokföringsdata mellan olika program, till exempel från ditt bokföringsprogram till revisorns bokslutsprogram. Den vanligaste varianten, SIE4, innehåller kontoplanen, ingående och utgående saldon och samtliga verifikationer med sina konteringar. Formatet förvaltas av SIE-Gruppen.

Därför finns SIE-formatet

Det finns många bokförings-, löne-, fakturerings- och bokslutsprogram på den svenska marknaden. Utan ett gemensamt format skulle varje program behöva en egen koppling till alla andra. SIE löser det genom att alla som stöder formatet kan läsa och skriva samma filer. Mer information finns på sie.se. Formatet har funnits länge och stöds av de flesta bokförings- och bokslutsprogram i Sverige. Det finns även en nyare XML-baserad version, SIE 5, men SIE 4 är fortfarande den som används mest.

En SIE-fil är vanlig text och kan öppnas i en textredigerare, men den är inte tänkt att läsas av människor. Varje rad börjar med en etikett, till exempel #KONTO för ett konto, #VER för en verifikation och #TRANS för en transaktionsrad.

Filen börjar med uppgifter om företaget och räkenskapsåret, till exempel namn (#FNAMN), organisationsnummer (#ORGNR) och räkenskapsår (#RAR), följt av kontoplanen och ingående balanser (#IB). En verifikation består av en #VER-rad med serie, nummer, datum och text, och därefter en #TRANS-rad per konto med kontonummer och belopp, där debet är positivt och kredit negativt.

De olika SIE-typerna

SIE finns i fyra typer som innehåller olika mycket information:

• SIE typ 1: årssaldon. Används främst av program för deklaration och årsredovisning. Behålls i dag mest av historiska skäl.
• SIE typ 2: som typ 1 men även periodsaldon och periodbudgetar, till exempel per månad. Används för analys.
• SIE typ 3: som typ 2 men även saldon per objekt, till exempel kostnadsställen eller projekt.
• SIE typ 4: transaktioner, alltså alla verifikationer med sina konteringar. Används för revision, byte av program och för att föra in data från andra system.

SIE4E och SIE4I

Typ 4 finns i två varianter. SIE4E är en export från ett bokföringsprogram, till exempel när du skickar hela årets bokföring till din revisor. SIE4I är en fil som ska importeras till ett bokföringsprogram, till exempel verifikationer från ett lön- eller faktureringsprogram.

Filer av typ 1–3 och 4E har normalt filändelsen .se, medan importfiler av typ 4I har filändelsen .si.

Vad används en SIE-fil till?

• Revision och bokslut: revisorn eller redovisningskonsulten läser in din bokföring i sitt eget program.
• Byte av bokföringsprogram: du kan flytta kontoplan, saldon och historik till det nya programmet.
• Import från andra system: löner, kundfakturor eller kassaregister kan föras in som färdiga verifikationer.
• Analys: saldon kan läsas in i analys- och budgetverktyg.

När du byter bokföringsprogram vid ett årsskifte räcker det ofta att föra över kontoplan och ingående balanser. Byter du mitt i året behöver du även få med verifikationerna, så att det nya programmet visar hela årets bokföring.

Så exporterar och importerar du

1. Kontrollera att perioden är färdigbokförd och avstämd.
2. Välj export av SIE typ 4 i ditt program och ange räkenskapsår.
3. Spara filen och skicka den till mottagaren på ett säkert sätt.
4. Mottagaren importerar filen och kontrollerar att saldona stämmer, till exempel på bankkontot och momskontona.
5. Jämför balans- och resultaträkningen i båda programmen.

Berätta också för mottagaren vilket räkenskapsår och vilken period filen avser, särskilt om ditt räkenskapsår inte följer kalenderåret.

Vanliga problem

• Konstiga tecken: SIE4 använder en äldre teckenkodning. Om å, ä och ö ser fel ut har filen ofta sparats om eller lästs in med fel kodning.
• Olika kontoplaner: om du använt egna kontonummer som inte följer BAS-kontoplanen kan mottagaren behöva översätta kontona.
• Dubbelimport: läser du in samma verifikationer två gånger blir alla belopp dubbla. Kontrollera alltid saldona efter import.
• Fel räkenskapsår: kontrollera att filen avser rätt år och att ingående balanser stämmer med föregående års utgående balanser.

SIE-filen ersätter inte underlagen

En SIE-fil innehåller bokföringen, men inte kvitton och fakturor i original. Verifikationerna med sina underlag är räkenskapsinformation som ska sparas i sju år, oavsett om du också har en SIE-fil. Läs mer i vad är en verifikation och samarbeta med redovisningskonsult.

Så hjälper Kvittia dig

Med revisorspaketet i Kvittia får du en zip-fil med en SIE4-fil enligt BAS tillsammans med en PDF-sammanställning, kvitton, fakturor, kontoutdrag och CSV-filer. Då får revisorn både bokföringen och underlagen i samma paket. Revisorn bjuds in gratis och räknas inte som användare.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Vilken SIE-typ ska jag skicka till min revisor?

Oftast SIE typ 4, eftersom den innehåller alla verifikationer. Fråga gärna revisorn om hen har önskemål om format.

Kan jag öppna en SIE-fil i Excel?

Filen är vanlig text och går att öppna, men den är inte gjord för att läsas i kalkylprogram. Använd ett bokförings- eller bokslutsprogram som stöder SIE.

Räcker det att spara SIE-filen i stället för kvittona?

Nej. SIE-filen innehåller bokföringen men inte underlagen. Kvitton och fakturor ska sparas som räkenskapsinformation i sju år.