Samarbeta med redovisningskonsult – vad ska du lämna och när?
Ett bra samarbete med din redovisningskonsult bygger på att du lämnar kompletta underlag i tid och att ni har en tydlig ansvarsfördelning. Här är vad konsulten behöver av dig.
Innehåll i artikeln
För att samarbetet med din redovisningskonsult ska fungera behöver du lämna kompletta underlag, i tid och i en ordning som går att följa. Konsulten behöver alla verifikationer, kontoutdrag, uppgifter om löner och information om sådant som inte syns i papperen, till exempel nya avtal eller större inköp. Lika viktigt är att ni har kommit överens om vem som gör vad. Här går vi igenom vad du ska lämna, när och hur du undviker de vanligaste missförstånden.
Du har alltid ansvaret
Det är lätt att tro att bokföringen blir konsultens ansvar när du anlitar en byrå. Så är det inte. Enligt bokföringslagen är det företaget som är bokföringsskyldigt, och i ett aktiebolag är det styrelsen som ansvarar för att bokföringen sköts. Konsulten utför arbetet åt dig, men du ansvarar för att underlagen är riktiga och att deklarationer lämnas i tid.
Därför lönar det sig att förstå grunderna, även om du inte bokför själv. Vet du vad en verifikation är och varför löpande bokföring är viktig blir det också lättare att lämna rätt material.
Skriv ett tydligt uppdragsavtal
Ett uppdragsavtal minskar risken för att saker faller mellan stolarna. Många byråer utgår från branschstandarden REKO för redovisningstjänster. Se till att avtalet svarar på följande frågor:
- Vilka tjänster ingår, till exempel löpande bokföring, moms, löner, bokslut och årsredovisning?
- Vem lämnar momsdeklaration och arbetsgivardeklaration, och vem betalar in skatten?
- När ska du lämna underlag varje månad, och vad händer om de kommer sent?
- Hur kommunicerar ni, och hur snabbt svarar konsulten?
- Vem har behörighet till Skatteverkets e-tjänster och till banken?
- Hur prissätts arbetet, och vad kostar extra arbete?
Vilka underlag ska du lämna?
Utgångspunkten är att varje affärshändelse ska ha en verifikation. Konsulten behöver normalt följande varje period:
- Kvitton för alla köp, även små, och information om vad köpet gällde vid behov
- Leverantörsfakturor och uppgift om vilka som är betalda
- Kundfakturor och kreditfakturor
- Kontoutdrag för alla bankkonton, även sparkonton och kortkonton
- Utlägg som du eller anställda gjort privat, med kvitto
- Löneunderlag med tid, frånvaro, sjukdagar och förmåner
- Avtal och beslut, till exempel nya hyresavtal, lån, leasing eller styrelsebeslut om utdelning
Glöm inte att förklara det som inte framgår av underlaget. Ett kvitto från en restaurang behöver till exempel uppgift om vilka som deltog och syftet, annars kan konsulten inte avgöra om det är representation.
När ska underlagen lämnas?
Hur ofta du lämnar underlag beror på hur ofta du redovisar moms och om du har anställda. Bokföringslagen kräver att kontanta betalningar bokförs senast nästa arbetsdag och övriga affärshändelser så snart det kan ske. Har du anställda behöver lönerna vara klara i god tid före arbetsgivardeklarationen, och redovisar du moms varje månad behöver konsulten underlag innan momsdeklarationen ska lämnas. Kontrollera dina datum hos Skatteverket.
En fast rutin fungerar bäst för de flesta: lämna allt för en månad senast ett visst datum i nästa månad. Det ger konsulten tid att göra en bankavstämning och ställa frågor innan deadline.
Så gör du överlämningen smidig
- Samla allt digitalt. Fota kvitton direkt när du handlar och vidarebefordra fakturor som kommer via e-post till ett och samma ställe.
- Märk upp det som är oklart. En kort kommentar om syftet sparar flera mejl fram och tillbaka.
- Stäm av mot banken. Kontrollera att varje utbetalning har ett underlag innan du lämnar över.
- Lämna allt på en gång. Det är effektivare för konsulten att få en komplett period än enstaka filer under månaden.
- Svara snabbt på frågor. Ju längre det dröjer, desto svårare blir det att minnas vad ett köp gällde.
Använder ni olika system går bokföringen ofta att flytta med en SIE-fil. Läs mer i artikeln vad är en SIE-fil.
Vanliga fallgropar
- Privata köp blandas med företagets på samma kort utan förklaring
- Kontoutdrag saknas för ett konto som konsulten inte vet om
- Kvitton lämnas månader i efterhand när det är svårt att minnas syftet
- Ingen har koll på vem som ska betala in moms och skatt
- Nya avtal, lån eller investeringar nämns inte förrän vid bokslutet
Så hjälper Kvittia dig
Med Kvittia fotar du kvitton i appen eller laddar upp dem, och AI läser av leverantör, datum, belopp och moms och föreslår konto. Med tillägget revisorspaket samlar du perioden i en zip-fil med PDF-sammanställning, SIE4-fil enligt BAS, kvitton, fakturor, kontoutdrag och CSV-filer. Din revisor eller konsult kan bjudas in gratis och räknas inte som användare.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Vem ansvarar för bokföringen om jag anlitar en redovisningskonsult?
Företaget är alltid bokföringsskyldigt, och i ett aktiebolag är det styrelsen som ansvarar. Konsulten utför arbetet, men du ansvarar för att underlagen är riktiga och kompletta.
Hur ofta ska jag lämna underlag till min redovisningskonsult?
Det beror på hur ofta du redovisar moms och om du har anställda. För de flesta fungerar det bäst att lämna en komplett period en gång i månaden vid ett fast datum.
Behöver konsulten originalkvitton på papper?
Nej, i regel räcker tydliga digitala kopior. Se till att hela kvittot syns och att belopp, datum och moms går att läsa.
