Vad ska en faktura innehålla? Alla fakturakrav i en lista
En faktura ska bland annat innehålla datum, ett unikt löpnummer, momsregistreringsnummer, namn och adress, vad som sålts, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp.
Innehåll i artikeln
En faktura ska innehålla de uppgifter som mervärdesskattelagen kräver: fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, vad som har sålts, när det levererades, beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp. I vissa fall ska även köparens momsregistreringsnummer finnas med. För mindre belopp räcker en förenklad faktura. Här går vi igenom kraven punkt för punkt och vilka uppgifter som är bra att ha med utöver lagkraven.
Fakturakraven enligt momslagen
En fullständig faktura ska innehålla:
- Fakturadatum, det vill säga datum då fakturan utfärdas.
- Löpnummer baserat på en eller flera serier, som identifierar fakturan unikt.
- Säljarens momsregistreringsnummer.
- Köparens momsregistreringsnummer när köparen är skattskyldig, till exempel vid omvänd skattskyldighet.
- Säljarens och köparens namn och adress.
- Mängd och art av varorna, eller omfattning och art av tjänsterna.
- Leveransdatum eller datum då tjänsten utfördes, om det skiljer sig från fakturadatum och går att fastställa. Vid förskott anges datum för betalningen.
- Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag, pris per enhet utan moms och eventuella rabatter som inte ingår i enhetspriset.
- Momssats som tillämpas.
- Momsbelopp som ska betalas.
Säljer du med olika momssatser på samma faktura ska underlaget och momsen delas upp per sats. Osäker på vilken sats som gäller? Kontrollera vad som gäller för just din vara eller tjänst innan du skickar fakturan, eftersom en felaktig momssats påverkar både din och kundens momsredovisning.
Särskilda texter som ibland krävs
Vissa försäljningar kräver en hänvisning på fakturan. Det gäller till exempel:
- Omvänd skattskyldighet, där det ska framgå att köparen ska redovisa momsen. Vanligt inom byggbranschen, se omvänd skattskyldighet bygg.
- Momsfri försäljning, där du hänvisar till vilken regel som gör försäljningen undantagen.
- Försäljning till företag i andra EU-länder, där köparens momsregistreringsnummer och en hänvisning till att köparen redovisar momsen ska finnas med.
- Små företag som är befriade från moms, där det ska framgå att försäljningen är undantagen från moms.
Fakturerar du i utländsk valuta och ska betala moms i Sverige ska momsbeloppet också anges i svenska kronor.
När räcker en förenklad faktura?
En förenklad faktura får användas bland annat när fakturans totala belopp är högst 4 000 kronor inklusive moms, och för kreditfakturor och andra ändringsfakturor. Den ska innehålla:
- Fakturadatum
- Uppgift som identifierar säljaren, till exempel momsregistreringsnummer eller organisationsnummer
- Vilken typ av varor eller tjänster som sålts
- Momsbeloppet eller uppgifter som gör att det kan räknas fram
Tänk på att en köpare inte får dra av moms på en förenklad faktura som överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Skatteverket beskriver reglerna på sidan momslagens regler om fakturering.
Uppgifter som krävs enligt andra regler
Momslagen är inte den enda regeln som påverkar fakturan.
- F-skatt. Ange att du är godkänd för F-skatt. Köparen kan då lita på uppgiften och behöver inte göra skatteavdrag.
- Aktiebolag ska ange företagsnamn, styrelsens säte och organisationsnummer på bland annat fakturor, enligt aktiebolagslagen.
- ROT- och RUT-arbete kräver extra uppgifter om kunden och arbetet, se faktura med ROT-avdrag.
Bra att ha med fast det inte är lagkrav
Lagen säger inget om hur och när kunden ska betala, men utan de uppgifterna blir fakturan svår att hantera. Ta därför med:
- Förfallodatum och betalningsvillkor
- Bankgiro, plusgiro eller kontonummer
- OCR-nummer eller annan betalningsreferens
- Kundens referens eller ordernummer
- Villkor för dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift
Läs mer om hur du formulerar villkoren i artikeln om betalningsvillkor på faktura.
När ska fakturan skickas?
För de flesta försäljningar gäller att fakturan ska utfärdas inom den tid som följer av god affärssed. För vissa försäljningar finns fasta tidsgränser. Bygg- och installationstjänster ska faktureras senast vid utgången av andra månaden efter den månad då tjänsten utfördes. Försäljning av varor och tjänster till företag i andra EU-länder ska faktureras senast den 15:e i månaden efter leveransen.
Vanliga misstag på fakturor
De flesta fel är små men kan ställa till det, både för dig och för kunden. Kunden kan få problem med sitt momsavdrag, och du kan få vänta längre på betalt om fakturan måste rättas. Se upp med följande:
- Luckor eller dubbletter i nummerserien, till exempel efter att en faktura raderats
- Momsen beräknas på fel belopp eller med fel momssats
- Köparens momsregistreringsnummer saknas vid omvänd skattskyldighet
- Leveransdatum saknas när det skiljer sig från fakturadatum
- Förfallodatum eller betalningsreferens saknas
Är en skickad faktura fel ska du inte ändra eller ta bort den. Rätta den i stället med en kreditfaktura och skicka vid behov en ny faktura.
Så hjälper Kvittia dig
Med tillägget Fakturering skapar och skickar du fakturor till företag och privatpersoner som PDF via e-post. Fakturanumren går i obruten serie, varje faktura får ett OCR-nummer och kunderna sparas i ett kundregister. Du kan också skapa kreditfakturor och påminnelser, och insättningar matchas mot OCR-numret.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Måste en faktura ha ett löpnummer?
Ja, varje faktura ska ha ett unikt löpnummer baserat på en eller flera serier. Det gör att fakturan kan identifieras och att det syns om någon saknas.
Vad är en förenklad faktura?
En faktura med färre uppgifter som får användas bland annat när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms, och för kreditfakturor.
Måste förfallodatum stå på fakturan?
Det är inget krav enligt momslagen, men det är starkt rekommenderat. Utan avtalat förfallodatum börjar dröjsmålsränta enligt räntelagen löpa först 30 dagar efter att fakturan skickats.
