OCR-nummer på faktura – vad det är och hur det fungerar

Innehåll i artikeln

1. Vad betyder OCR?
2. Hur är ett OCR-nummer uppbyggt?
3. Så kommer du igång med OCR
4. Vad ska stå på fakturan?
5. Fördelar med OCR-nummer
6. Vanliga problem och hur du löser dem
7. Så hjälper Kvittia dig

Ett OCR-nummer är en betalningsreferens i form av en sifferserie med en kontrollsiffra på slutet som kunden skriver in när fakturan betalas. Eftersom numret är unikt för varje faktura kan betalningen kopplas till rätt faktura automatiskt, utan att du behöver gissa vem som betalat vad. Kontrollsiffran gör dessutom att banken kan stoppa felskrivna nummer direkt. Här förklarar vi hur OCR-nummer fungerar, hur du kommer igång och vad du ska tänka på.

Vad betyder OCR?

OCR står för optical character recognition, alltså optisk teckenläsning. Namnet kommer från tiden då inbetalningskort på papper lästes av maskinellt. I dag skrivs numret nästan alltid in i internetbanken eller läses av med mobilens kamera, men namnet har levt kvar.

OCR-numret används främst för betalningar till bankgiro. Det ersätter fritextmeddelanden som "faktura 1043" eller "betalning för mars", som ofta blir felskrivna eller utelämnas helt.

Hur är ett OCR-nummer uppbyggt?

Ett OCR-nummer består av en grund som du väljer själv, till exempel fakturanumret eller ett kundnummer kombinerat med fakturanumret. Till grunden läggs en kontrollsiffra som räknas fram enligt den så kallade 10-modulen, även kallad Luhn-algoritmen. Ibland läggs också en längdsiffra till, som anger hur många siffror numret har totalt.

Så räknar du fram kontrollsiffran:

1. Utgå från grunden, till exempel 12345.
2. Börja från höger och multiplicera varannan siffra med 2 och varannan med 1: 5×2, 4×1, 3×2, 2×1, 1×2.
3. Blir en produkt tvåsiffrig, addera siffrorna. 10 blir 1+0 = 1.
4. Summera: 1 + 4 + 6 + 2 + 2 = 15.
5. Kontrollsiffran är det som fattas upp till närmaste tiotal: 20 minus 15 = 5.

OCR-numret blir alltså 123455. Skriver kunden fel på en siffra stämmer inte kontrollen, och banken kan säga ifrån innan betalningen skickas.

Så kommer du igång med OCR

För att använda OCR-nummer behöver du ett bankgironummer och ett avtal med din bank om inbetalningar med OCR-referens. Banken hjälper dig att välja hur strikt kontrollen ska vara:

• Kontroll av kontrollsiffra, där bara nummer med korrekt kontrollsiffra godtas
• Kontroll av kontrollsiffra och längd, där även antalet siffror kontrolleras
• Ingen kontroll, där kunden kan skriva vad som helst, vilket ger sämre träffsäkerhet

Hör med din bank vilka varianter som finns och vad det kostar.

Fundera också på hur du bygger upp grunden. Ett enkelt sätt är att använda fakturanumret, eftersom det redan är unikt och löper i en obruten serie. Vill du kunna se vilken kund det gäller direkt på inbetalningen kan du kombinera kundnummer och fakturanummer. Undvik att återanvända nummer, och välj en längd som du kan hålla fast vid. Byter du upplägg senare kan gamla och nya nummer blandas ihop, och har du valt kontroll av längd kan betalningar med den gamla längden stoppas. När avtalet är klart får du inbetalningarna med OCR-numret, vilket gör att de går att matcha mot fakturorna.

Vad ska stå på fakturan?

OCR-numret är inget lagkrav enligt momslagen, men det är en betalningsuppgift som bör finnas tydligt på fakturan tillsammans med:

• Bankgironumret som kunden ska betala till
• Belopp att betala
• Förfallodatum
• En tydlig uppmaning att ange OCR-numret som referens

Placera numret där kunden letar, nära belopp och bankgiro. Skickar du fakturan som PDF är det en fördel om numret går att kopiera, så att kunden slipper skriva av det för hand. Har du flera fakturor till samma kund ska varje faktura ha sitt eget OCR-nummer. Läs mer om de uppgifter som faktiskt krävs i artikeln vad ska en faktura innehålla.

Fördelar med OCR-nummer

• Säkrare matchning. Varje betalning kopplas till exakt en faktura.
• Färre felskrivningar. Kontrollsiffran stoppar de flesta felinmatningar.
• Snabbare avstämning. Du slipper leta efter betalningar med otydliga meddelanden, vilket underlättar bankavstämningen.
• Bättre koll på obetalt. När betalningar matchas automatiskt syns det tydligt vilka fakturor som återstår. Se även obetalda kundfakturor.

Vanliga problem och hur du löser dem

• Kunden betalar flera fakturor med ett belopp. Kontakta kunden och be om en specifikation, och fördela sedan betalningen manuellt.
• Kunden skriver fakturanumret i stället för OCR. Har du valt en strikt kontroll stoppas betalningen i banken. Annars får du matcha den manuellt.
• Kunden betalar fel belopp. OCR-numret visar vilken faktura det gäller, men du behöver följa upp mellanskillnaden.
• Utländska kunder. OCR fungerar för inbetalningar till bankgiro. Utländska kunder betalar ofta via IBAN, och då behöver du be dem ange fakturanumret som referens.

Så hjälper Kvittia dig

Med tillägget Fakturering får varje faktura automatiskt ett OCR-nummer. Fakturorna numreras i obruten serie och skickas som PDF via e-post till företag och privatpersoner. När kunden betalar matchas insättningen mot OCR-numret, så att du ser vilka fakturor som är betalda.

Vanliga frågor

Är OCR-nummer obligatoriskt på en faktura?

Nej, det är inget krav i momslagen. Men det gör det mycket enklare att koppla betalningar till rätt faktura och minskar risken för felskrivningar.

Hur räknas kontrollsiffran i ett OCR-nummer ut?

Den räknas fram med 10-modulen, även kallad Luhn-algoritmen. Varannan siffra från höger multipliceras med 2, siffrorna summeras och kontrollsiffran är det som fattas upp till närmaste tiotal.

Kan jag använda fakturanumret som OCR-nummer?

Ja, fakturanumret kan vara grunden, men du måste lägga till en korrekt kontrollsiffra. Fråga din bank om de även kräver en längdsiffra.