Obetalda fakturor – från påminnelse till inkasso steg för steg
Är en faktura obetald skickar du först en påminnelse, sedan ett inkassokrav och till sist en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Så här gör du i varje steg.
Innehåll i artikeln
När en faktura är obetald går du i regel igenom tre steg: påminnelse, inkassokrav och betalningsföreläggande hos Kronofogden. Börja alltid med att kontrollera att fakturan var rätt och kom fram, och ta kontakt med kunden. Många sena betalningar beror på misstag. Betalar kunden ändå inte kan du skicka ett inkassokrav själv eller anlita ett inkassobolag, och därefter vända dig till Kronofogden. Här är hela processen steg för steg.
Steg 1: Upptäck obetalda fakturor tidigt
Ju tidigare du upptäcker en obetald faktura, desto större chans att få betalt. Stäm av inbetalningar mot fakturorna regelbundet, gärna varje vecka. Har du OCR-nummer på fakturorna blir det enkelt att se vilka som är betalda, läs mer om OCR-nummer på faktura.
Innan du skickar påminnelse, kontrollera:
- Att fakturan skickades till rätt adress eller e-post
- Att belopp, kundens referens och förfallodatum stämmer
- Att betalningen inte har kommit in med fel referens
- Att kunden inte har reklamerat eller bett om en kreditering
Steg 2: Skicka en påminnelse
Det finns inget lagkrav på att skicka en påminnelse innan inkassokrav, men det är god sed och löser de flesta fall. Skicka påminnelsen några dagar efter förfallodagen.
- Hänvisa till fakturanummer, belopp och förfallodatum
- Ge en ny betalningsfrist, till exempel 10 dagar
- Ange påminnelseavgift och dröjsmålsränta om det har avtalats
- Erbjud kunden att höra av sig om något är fel
Påminnelseavgift får bara tas ut om den har avtalats senast när skulden uppkom. Mot företag har du i stället rätt till en förseningsersättning på 450 kronor. Läs mer i betalningsvillkor på faktura.
Ett telefonsamtal är ofta lika effektivt som ett brev. Kunden kanske har betalningssvårigheter och vill göra upp en plan, vilket ofta är bättre än att gå vidare till inkasso.
Steg 3: Inkassokrav
Betalar kunden inte efter påminnelsen kan du skicka ett inkassokrav. Du kan göra det själv för egna fordringar eller anlita ett inkassobolag. Den som driver inkasso åt andra behöver tillstånd från Integritetsskyddsmyndigheten, men alla som skickar inkassokrav ska följa inkassolagen och god inkassosed.
Ett korrekt inkassokrav ska bland annat innehålla:
- Vem som är borgenär och vad fordran avser.
- Belopp, med kapital, ränta och avgifter specificerade.
- En rimlig betalningsfrist, normalt minst åtta dagar.
- Information om vad som händer om kunden inte betalar, till exempel att ärendet kan lämnas till Kronofogden.
- En uppmaning att höra av sig om kunden anser att kravet är felaktigt.
Ett inkassokrav som uppfyller kraven ger rätt till ersättning för inkassokostnad enligt förordningen om ersättning för inkassokostnader, i dag 180 kronor. Mot företag räknas det av mot förseningsersättningen.
Steg 4: Betalningsföreläggande hos Kronofogden
Om inkassokravet inte hjälper kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ansökningsavgiften är 300 kronor, och du kan begära att gäldenären ersätter den. Kronofogden skickar kravet till kunden, som får möjlighet att bestrida.
- Om kunden inte bestrider kan Kronofogden meddela ett utslag, och du kan ansöka om verkställighet.
- Om kunden bestrider kan du begära att målet lämnas över till tingsrätten.
Mer information finns på kronofogden.se. Inför större affärer kan du minska risken genom att kontrollera företaget innan affären.
Bokföring av obetalda fakturor
En obetald faktura står kvar som kundfordran. Bedömer du att den troligen inte blir betald kan du redovisa den som osäker fordran, men momsen påverkas inte av det. Först när kundförlusten är konstaterad, till exempel när kunden har gått i konkurs eller Kronofogden har konstaterat att kunden saknar tillgångar, får du minska den utgående momsen. Att du har skickat påminnelser räcker inte. Har kunden bestridit fakturan för att den var fel ska den i stället rättas med en kreditfaktura.
Förebygg obetalda fakturor
Det bästa sättet att slippa inkasso är att minska risken från början. Några enkla rutiner gör stor skillnad:
- Kom överens om betalningsvillkor, påminnelseavgift och dröjsmålsränta innan arbetet börjar
- Kontrollera nya kunder innan du lämnar kredit, särskilt vid större belopp
- Ta förskott eller fakturera i delar vid längre uppdrag
- Fakturera direkt när arbetet är klart, inte veckor senare
- Ha en fast rutin för påminnelser, till exempel en vecka efter förfallodagen
En kund som får en tydlig faktura i tid och en vänlig påminnelse betalar oftast.
Så hjälper Kvittia dig
Med tillägget Kundfakturor hämtar du kundfakturor från Nizsoft-integrationen eller laddar upp dem. Insättningar på kontoutdraget matchas mot kundfakturorna på exakt belopp, så att de fakturor som saknar en matchande insättning är lätta att hitta och följa upp. Skapar du fakturorna i Kvittia med tillägget Fakturering kan du också skicka påminnelser därifrån.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Måste jag skicka en påminnelse innan inkassokrav?
Nej, det finns inget lagkrav på påminnelse före inkassokrav. Det är ändå god sed och löser många fall utan att relationen till kunden skadas.
Får jag skicka inkassokrav själv?
Ja, du får skicka inkassokrav för dina egna fordringar utan tillstånd. Du måste följa inkassolagen och god inkassosed.
När får jag minska momsen på en obetald faktura?
Först när kundförlusten är konstaterad, till exempel vid konkurs eller när Kronofogden konstaterat att kunden saknar tillgångar. En befarad förlust räcker inte.
