Betalningsvillkor på faktura – dröjsmålsränta och avgifter
Bestäm förfallodag, dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift innan du säljer. Dröjsmålsräntan är referensräntan plus 8 procentenheter om inget annat avtalats.
Innehåll i artikeln
Betalningsvillkor talar om när fakturan ska betalas och vad som händer om den betalas för sent. De viktigaste delarna är förfallodag, dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift. Har ni inte avtalat något annat är dröjsmålsräntan enligt räntelagen referensräntan plus 8 procentenheter. En påminnelseavgift får du bara ta ut om den har avtalats i förväg. Mot företag kan du dessutom ha rätt till en förseningsersättning. Här går vi igenom hur villkoren fungerar och hur du skriver dem.
Välj betalningstid
Vanliga betalningstider är 10, 15, 20 eller 30 dagar. Kortare tid ger snabbare betalt, men många företagskunder har egna rutiner och förväntar sig 30 dagar.
- Mot företag är det i grunden fritt att avtala betalningstid. Har inget avtalats ska betalning normalt ske inom 30 dagar. Mycket långa betalningstider kan i vissa fall anses oskäliga mot leverantören.
- Mot offentliga köpare, som kommuner och myndigheter, gäller som huvudregel högst 30 dagar.
- Mot privatpersoner är det vanligt med 10–30 dagar. Det viktigaste är att villkoren är tydliga och har kommunicerats före köpet.
Skriv alltid ett konkret förfallodatum på fakturan, inte bara "30 dagar netto". Det gör det tydligt för kunden och gör det enkelt att räkna ränta. Läs mer om vad mer som ska stå i artikeln vad ska en faktura innehålla.
Dröjsmålsränta enligt räntelagen
Betalar kunden för sent har du rätt till dröjsmålsränta, även om ni inte har avtalat något. Om inget annat avtalats gäller räntelagen:
- Räntan är referensräntan plus 8 procentenheter per år.
- Referensräntan fastställs av Riksbanken för varje kalenderhalvår, alltså från den 1 januari och den 1 juli. Aktuell nivå hittar du på riksbank.se.
- Finns ett förfallodatum löper räntan från dagen efter förfallodagen.
- Saknas ett avtalat förfallodatum löper räntan från den dag som infaller 30 dagar efter att du skickade fakturan.
Exempel: en faktura på 20 000 kronor betalas 20 dagar för sent och räntesatsen är 10 procent. Räntan blir 20 000 × 0,10 × 20/365, ungefär 110 kronor.
Du kan avtala en annan räntesats, men mot konsumenter får villkoren inte vara oskäliga. Många väljer att hänvisa till räntelagen, till exempel "Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen."
Påminnelseavgift
En påminnelseavgift får tas ut bara om den har avtalats senast när skulden uppkom, alltså innan eller i samband med köpet. Att skriva avgiften på fakturan i efterhand räcker inte. Beloppet styrs av förordningen om ersättning för inkassokostnader och är i dag 60 kronor per påminnelse. Kontrollera gärna att beloppet inte har ändrats.
Skriv in påminnelseavgiften i offerten, avtalet eller de allmänna villkoren som kunden godkänner, och upprepa den på fakturan.
Förseningsersättning mot företag
När både du och kunden är näringsidkare, eller kunden är en offentlig aktör, har du rätt till en förseningsersättning på 450 kronor om kunden betalar för sent. Ersättningen gäller även om den inte har avtalats i förväg och tas ut en gång per faktura.
Förseningsersättningen täcker dina kostnader för påminnelser och inkasso. Du kan alltså inte ta ut både påminnelseavgift och förseningsersättning för samma kostnader. Ersättning för inkassokostnader kan bara krävas till den del den överstiger 450 kronor. Mot privatpersoner gäller inte förseningsersättning.
Kontantrabatt och andra villkor
Vissa företag erbjuder kontantrabatt, till exempel 2 procent om kunden betalar inom 10 dagar. Det kan ge snabbare betalt, men tänk på att rabatten påverkar momsen och ska hanteras rätt i bokföringen. Andra villkor som kan vara bra att ha med är:
- Faktureringsavgift, som bara får tas ut om den är avtalad och mot konsumenter tydligt angiven före köpet
- Hur reklamationer ska göras och inom vilken tid
- Var kunden kan vända sig med frågor om fakturan
Mall för betalningsvillkor
Här är ett exempel som du kan anpassa:
- Betalningsvillkor: 30 dagar från fakturadatum
- Förfallodatum: anges på fakturan
- Dröjsmålsränta: enligt räntelagen
- Påminnelseavgift: 60 kronor per påminnelse
- Mot näringsidkare tas förseningsersättning ut enligt lag
Betalar kunden ändå inte finns nästa steg beskrivna i artikeln om obetalda kundfakturor. Fakturerar du privatpersoner finns fler tips i fakturera privatperson.
Så hjälper Kvittia dig
Med tillägget Fakturering skapar du fakturor med OCR-nummer och skickar dem som PDF via e-post. När en faktura inte betalas kan du skicka en påminnelse direkt från Kvittia. Insättningar matchas mot OCR-numret, så att du ser vilka fakturor som är betalda.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Hur hög är dröjsmålsräntan?
Om inget annat avtalats är dröjsmålsräntan referensräntan plus 8 procentenheter per år. Riksbanken fastställer referensräntan för varje kalenderhalvår.
Får jag ta ut påminnelseavgift utan avtal?
Nej, påminnelseavgift får bara tas ut om den har avtalats senast när skulden uppkom. Beloppet är i dag 60 kronor per påminnelse.
Vad är förseningsersättning?
En ersättning på 450 kronor som du har rätt till när en näringsidkare eller offentlig aktör betalar för sent. Den behöver inte avtalas i förväg men gäller inte mot privatpersoner.
