Fakturera privatperson – regler och tips för företagare
När du fakturerar en privatperson ska priset anges inklusive moms och villkoren vara tydliga före köpet. Konsumentlagar som ångerrätt och reklamationsrätt gäller också.
Innehåll i artikeln
Du får fakturera en privatperson på samma sätt som ett företag, men några saker skiljer sig åt. Priset ska anges inklusive moms, villkor och avgifter ska vara tydliga innan köpet och konsumentlagarna ger kunden ett starkare skydd. Ska kunden ha ROT- eller RUT-avdrag behöver fakturan dessutom innehålla personnummer och fler uppgifter. Här går vi igenom vad du behöver tänka på när du fakturerar privatkunder.
Behövs det en faktura?
Momslagen kräver i regel inte att du utfärdar en faktura vid försäljning till privatpersoner. Ett undantag är bygg- och installationstjänster, där faktura krävs även när köparen är en privatperson. I praktiken behöver du ändå ett underlag för bokföringen, och fakturan är ofta det smidigaste sättet att ta betalt i efterhand.
Den som säljer kontant till konsumenter kan i stället behöva ge ett kvitto och i vissa fall använda kassaregister. Kontrollera vad som gäller för din verksamhet.
Vad ska fakturan innehålla?
En faktura till en privatperson bör innehålla samma grunduppgifter som en vanlig faktura: datum, löpnummer, dina uppgifter, kundens namn och adress, vad som sålts, momssats och momsbelopp. Kundens momsregistreringsnummer behövs förstås inte. Fullständig genomgång finns i artikeln vad ska en faktura innehålla.
Lägg extra vikt vid det som gör fakturan lätt att förstå:
- Totalpris inklusive moms, tydligt markerat
- Förfallodatum och hur kunden betalar
- OCR-nummer eller annan referens
- Kontaktuppgifter om kunden har frågor
- Specifikation av vad som ingår, särskilt vid arbete på timme
Priser ska anges inklusive moms
Mot konsumenter ska priset som huvudregel anges som det totala pris kunden faktiskt betalar, inklusive moms och andra obligatoriska avgifter. Har du lämnat en offert exklusive moms till en privatperson riskerar du missförstånd och tvister. Skriv därför alltid totalpriset i offert, orderbekräftelse och faktura.
Avgifter och villkor
Avgifter som kunden inte känner till i förväg får du i regel inte ta ut. Det gäller till exempel:
- Fakturaavgift, som måste vara tydligt angiven innan köpet
- Påminnelseavgift, som bara får tas ut om den har avtalats senast när skulden uppkom
- Dröjsmålsränta, som du har rätt till enligt räntelagen om kunden betalar för sent
Förseningsersättningen på 450 kronor som finns mellan företag gäller inte mot privatpersoner.
Vid större uppdrag är det vanligt att ta förskott eller fakturera i delar. Skriv i avtalet när och hur du fakturerar, så att kunden inte blir överraskad. Vid ROT- och RUT-arbete kan du göra avdrag på varje delfaktura och begära utbetalning för det kunden har betalat.
Betalar kunden inte trots påminnelse kan du gå vidare med inkassokrav och betalningsföreläggande hos Kronofogden, på samma sätt som mot företag. Kunden ska alltid få möjlighet att invända mot kravet, och ett krav som kunden bestrider behöver lösas på annat sätt. Läs mer om villkoren i artikeln om betalningsvillkor på faktura.
Konsumentlagar du behöver känna till
Konsumenter har ett starkt skydd, och avtalsvillkor som är sämre för kunden än lagen är i regel ogiltiga.
- Ångerrätt. Vid köp på distans, till exempel via webben eller telefon, och vid köp utanför dina affärslokaler har kunden som huvudregel 14 dagars ångerrätt. Du ska informera om ångerrätten innan avtalet ingås.
- Reklamationsrätt. Kunden kan reklamera fel på varor och tjänster enligt konsumentköplagen och konsumenttjänstlagen.
- Tydlig information. Pris, villkor och vem du är ska framgå innan kunden binder sig.
Konsumentverket har vägledning för företagare på konsumentverket.se.
Personnummer och personuppgifter
Behöver du inte kundens personnummer ska du inte samla in det. Ett namn och en adress räcker för en vanlig faktura. Personnummer behövs däremot vid ROT- och RUT-avdrag, eftersom Skatteverket ska kunna koppla avdraget till rätt person. Hantera alla personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, och spara dem inte längre än nödvändigt utöver det som bokföringen kräver.
Säljer du hantverk eller hushållsnära tjänster, läs faktura med ROT-avdrag. Samma principer gäller för RUT-avdrag.
Checklista när du fakturerar privatkunder
- Lämna offert med totalpris inklusive moms.
- Informera om villkor, avgifter och eventuell ångerrätt före köpet.
- Skicka fakturan så snart arbetet är klart eller varan levererad.
- Ange tydligt förfallodatum och OCR-nummer.
- Följ upp med en vänlig påminnelse om betalningen dröjer.
Så hjälper Kvittia dig
Med tillägget Fakturering skapar du fakturor till både företag och privatpersoner och skickar dem som PDF via e-post. Du kan lägga ROT- eller RUT-avdrag på fakturan, spara kunderna i ett kundregister och skicka påminnelser. Varje faktura får OCR-nummer, och insättningar matchas mot det.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Måste jag ange pris inklusive moms till privatpersoner?
Ja, mot konsumenter ska du som huvudregel ange det totala priset inklusive moms. Det gäller i marknadsföring, offerter och på fakturan.
Får jag ta ut fakturaavgift av en privatperson?
Bara om avgiften har angetts tydligt innan köpet och kunden har godkänt villkoren. En avgift som dyker upp först på fakturan får du i regel inte ta ut.
Behöver jag kundens personnummer på fakturan?
Nej, inte för en vanlig faktura. Personnummer behövs vid ROT- och RUT-avdrag.
