Kvittoapp för företag: så väljer du rätt app för kvitton

Innehåll i artikeln

1. Varför använda en kvittoapp?
2. Funktioner att jämföra
3. Krav på arkivering
4. Fristående app eller del av ekonomisystemet?
5. Frågor att ställa innan du bestämmer dig
6. Så kommer du igång
7. Så hjälper Kvittia dig

En kvittoapp för företag ska göra det enkelt att fånga kvittot direkt vid köpet, läsa av rätt uppgifter och få in underlaget i bokföringen utan manuellt dubbelarbete. När du väljer app är det därför viktigast att titta på hur bra avläsningen är, hur kvittona kommer vidare till bokföringen och om arkiveringen uppfyller kraven i bokföringslagen.

Varför använda en kvittoapp?

Papperskvitton bleknar, försvinner och tar tid att sortera. Sedan 1 juli 2024 får du slänga papperskvittot när det har förts över till digital form på ett säkert sätt, vilket gör det mer naturligt att arbeta helt digitalt. Läs mer i får man slänga papperskvitton.

En kvittoapp kan också minska fel. När belopp och moms läses av automatiskt slipper du skriva av siffror, och när varje kvitto kopplas till en verifikation blir det lättare att hitta underlaget vid en kontroll.

Funktioner att jämföra

Alla appar gör inte samma sak. Gå igenom listan nedan och fundera på vad ditt företag faktiskt behöver.

• Fotografering och uppladdning: kan du både fota i mobilen och ladda upp bilder eller PDF-filer från datorn?
• Automatisk avläsning: läser appen av leverantör, datum, totalbelopp, moms och momssats?
• Flera momssatser: klarar den kvitton med både 25, 12 och 6 procent moms?
• E-post: kan kvitton som kommer via mejl hämtas in automatiskt?
• Betalsätt: går det att ange om köpet betalades med företagskort, kontant, Swish eller som privat utlägg?
• Utlägg: hanteras anställdas utlägg så att du ser vad som ska betalas tillbaka?
• Kontering: får du förslag på konto enligt BAS-kontoplanen?
• Dubbletter: varnar appen om samma kvitto laddas upp två gånger?
• Utländsk valuta: räknas belopp om till kronor?
• Export: kan du lämna underlaget till din redovisningskonsult eller revisor på ett enkelt sätt?

Krav på arkivering

En kvittoapp är inte bara ett sätt att fota. Den blir också ditt arkiv. Kontrollera därför att:

1. kvittona sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades
2. bilderna sparas i full kvalitet och går att läsa och skriva ut under hela tiden
3. det finns säkerhetskopior
4. du kan exportera allt underlag om du byter system
5. det framgår var data lagras

Hur länge underlag ska sparas går vi igenom i hur länge ska man spara kvitton.

Fristående app eller del av ekonomisystemet?

Det finns i grunden två varianter. En fristående kvittoapp samlar kvitton och skickar dem vidare till ett annat bokföringsprogram eller till din byrå. En kvittofunktion som är en del av ett ekonomisystem kopplar i stället kvittot direkt till bokföringen, bankavstämningen och momsredovisningen.

En fristående app kan räcka om du har få kvitton och en redovisningskonsult som sköter resten. Har du fler anställda med utlägg, eller vill du stämma av banken själv, sparar det ofta tid om allt finns i samma system.

Frågor att ställa innan du bestämmer dig

• Hur många kvitton hanterar företaget per månad, och hur många personer ska kunna lämna kvitton?
• Vilka enheter används: Android, iPhone eller dator?
• Vem bokför i dag, och hur vill den personen ta emot underlaget?
• Ingår kvittohanteringen i priset, eller kostar den extra per användare eller per kvitto?
• Hur lätt är det att få ut sina data om man vill byta?
• Hur hanteras behörigheter, så att varje person bara ser det hen ska se?

Testa gärna appen med riktiga kvitton under en period innan du bestämmer dig. Ta med några svåra fall: ett skrynkligt termokvitto, ett kvitto med flera momssatser, ett kvitto i utländsk valuta och en PDF från ett mejl. Då ser du snabbt hur väl avläsningen fungerar i praktiken och hur mycket du behöver rätta för hand.

Så kommer du igång

1. Bestäm vem som ansvarar för att kvitton kommer in, och när.
2. Låt alla som gör inköp installera appen och testa med några kvitton.
3. Kontrollera att avläsningen blir rätt, särskilt momsen.
4. Bestäm en rutin för papperskvitton: fota direkt, kontrollera bilden och släng sedan papperet.
5. Stäm av mot kontoutdraget i slutet av månaden, så att inget kvitto saknas.

Om du även vill förstå hur utlägg ska bokföras, läs bokföra utlägg.

Så hjälper Kvittia dig

Kvittias kvittohantering ingår i alla abonnemang. Du fotar kvitton i Android-appen, på webben eller i den installerbara datorversionen, eller laddar upp JPG-, PNG- och WebP-filer, flera på en gång eller som zip. AI läser av leverantör, datum, belopp, moms, momssats, kvittonummer och betalsätt och föreslår kategori och BAS-konto. Privata utlägg bokas mot skuld till anställd, kvitton kan hämtas från en kopplad e-postlåda och du får varning för troliga dubbletter.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Räcker det att fota kvittot med en app?

Ja, sedan 1 juli 2024 behöver pappersoriginalet inte sparas om kvittot har förts över till digital form på ett säkert sätt. Bilden ska vara fullständig och läsbar och sparas i sju år.

Vad är viktigast när man väljer kvittoapp?

Att avläsningen av belopp och moms fungerar, att kvittona kopplas till bokföringen och att arkiveringen är säker och går att exportera.

Kan anställda använda samma kvittoapp?

Det beror på appen. Många kvittoappar låter flera användare lämna kvitton och utlägg, vilket gör det lättare att samla allt underlag på ett ställe.