Vad kostar pappersarbetet dig? Räkna ut tid och kronor per år
Fyll i hur många kvitton, fakturor och banktransaktioner du hanterar varje månad. Räknaren visar hur många arbetsdagar om året som går till papper – och vad de är värda.
Innehåll i artikeln
De flesta företagare underskattar hur mycket tid pappersarbetet tar, eftersom det sker i små portioner: ett kvitto här, en faktura där, en kväll i månaden med bankutdraget. Räknaren lägger ihop portionerna till en siffra per år.
Vad kostar pappersarbetet dig per år?
Fyll i hur mycket som kommer in varje månad och vad din tid är värd. Minuterna per underlag är förifyllda uppskattningar – ändra dem till det som stämmer för dig.
Vill du se vad det blir med era egna kvitton och fakturor? Boka en demo så räknar vi tillsammans.
Boka kostnadsfri demo →Så räknar verktyget
För varje typ av underlag anger du antalet per månad och hur många minuter det tar att hantera för hand. Förinställningarna är uppskattningar från hur arbetet brukar gå till:
- Kvitto, 4 minuter. Spara kvittot, tyda belopp och moms, välja konto, bokföra, arkivera.
- Leverantörsfaktura, 8 minuter. Registrera, attestera, lägga upp betalning, pricka av när den är betald.
- Kundfaktura, 10 minuter. Skriva, skicka, bevaka att den betalas, påminna.
- Banktransaktion, 2 minuter. Hitta underlaget som hör till raden på kontoutdraget.
Ändra minuterna till vad som stämmer för dig. Timvärdet är det du hade kunnat fakturera i stället, eller helt enkelt vad en timme av din tid är värd.
Varför det blir så mycket
Fyrtio kvitton, femton leverantörsfakturor, tio kundfakturor och åttio bankrader i månaden låter inte som mycket. Med förinställningarna blir det ändå nio timmar i månaden, 108 timmar om året – nästan tre arbetsveckor. Vid 600 kronor i timmen är det runt 65 000 kronor i förlorad faktureringsbar tid.
Och då är inte tiden medräknad för att leta efter kvitton som försvunnit, rätta fel i deklarationen eller svara på revisorns frågor.
Vad automatisk hantering ändrar
Med automatisk avläsning fotar du kvittot eller mejlar in fakturan, kontrollerar att uppgifterna stämmer och är klar. Bankraderna matchas mot underlagen av sig själva. Räknarens uppskattning är 1,5 minuter per kvitto och leverantörsfaktura, 3 minuter per kundfaktura och 12 sekunder per bankrad. Skillnaden mot handarbetet är det du får tillbaka.
Siffrorna är uppskattningar – hur mycket du sparar beror på hur du arbetar i dag. Läs om hur det fungerar i praktiken i kvittohantering, leverantörsfakturor och bankavstämning.
Pengarna som stannar i bolaget
Många företagare funderar på att anställa någon på deltid för administrationen när det växer. Räkna först på vad automatiken tar hand om. Ofta räcker det, och lönekostnaden stannar i bolaget. Vill du räkna på vad en anställd kostar? Använd lönekalkylatorn.
Vill du se vad det blir med era egna siffror? Boka en demo så går vi igenom det tillsammans.
Var tiden försvinner
Det är sällan själva bokföringen som tar tid, utan allt runt omkring: leta efter kvittot som låg i bilen, fråga kollegan vad ett köp gällde, hitta fakturan som skulle attesterats, pricka av bankutdraget mot pärmen. Varje moment är kort, men de är många och de avbryter annat arbete. Räknaren fångar det genom minuterna per underlag.
Räkna med redovisningsbyrån också
Anlitar du en byrå betalar du ofta per timme eller per verifikation. Oordnade underlag ger fler timmar: byrån måste fråga, vänta och rätta. Digitala, avlästa underlag minskar byråns tid lika mycket som din egen. Lägg till byråns kostnad i timvärdet om du vill se hela bilden.
Så använder du resultatet
Siffran per år är en bra utgångspunkt när du bestämmer om det är dags att göra något åt administrationen. Jämför den med vad ett system kostar, och med vad en deltidsanställd skulle kosta – räkna på det med lönekalkylatorn. Ofta är slutsatsen att automatiken betalar sig redan första månaden, och att den tid som frigörs kan faktureras eller användas till att hitta nya kunder.
Exempel: en elfirma med två anställda
Firman har 60 kvitton, 25 leverantörsfakturor, 20 kundfakturor och 120 bankrader i månaden. Med förinställningarna blir det nästan 15 timmar i månaden, 176 timmar om året. Ägaren fakturerar 700 kronor i timmen, så administrationen motsvarar över 120 000 kronor i tappad fakturering per år – mer än fyra veckors arbete. Med automatisk hantering sjunker tiden till ungefär 3,5 timmar i månaden. Resten är tid hos kunder.
Verktyget körs i din webbläsare. Det du fyller i sparas inte hos oss.
Vanliga frågor
Är siffrorna i räknaren verkliga mätningar?
Nej, förinställningarna är uppskattningar av hur lång tid stegen brukar ta. Ändra dem till det som gäller för dig – resultatet är bara så bra som dina egna siffror.
Räknar verktyget med bokföringskostnaden?
Nej, bara din egen tid. Betalar du en redovisningskonsult per underlag eller timme kan du lägga till det själv.
Hur kan automatisk avläsning ta 1,5 minuter per kvitto?
Fotot tar några sekunder, avläsningen sker i bakgrunden, och du kontrollerar belopp och konto på några sekunder. Resten – bokföringen och matchningen mot banken – gör systemet.
Gäller det här även om jag har en redovisningsbyrå?
Ja. Byrån behöver underlagen i ordning, och det är ofta den delen som tar din tid. Med digitala underlag minskar dessutom byråns timmar.
