Personalliggare – regler, kontrollbesök och hur du för den digitalt

Innehåll i artikeln

1. Vilka måste föra personalliggare?
2. Vad ska stå i personalliggaren?
3. Så går ett kontrollbesök till
4. Pärm eller elektroniskt?
5. Så fungerar det i Kvittia
6. Tre vanliga misstag

En personalliggare är en förteckning över vilka som arbetar i en verksamhet och när de började och slutade sitt arbetspass. Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök för att jämföra liggaren med vilka som faktiskt är på plats, och den som inte för liggaren – eller glömt någon i den – får betala en kontrollavgift. Syftet är att försvåra svartarbete i branscher där det historiskt varit vanligt.

Den här guiden går igenom vem som måste föra personalliggare, vad som ska stå i den, vad som händer vid ett besök och hur du slipper pärmen genom att föra den elektroniskt.

Vilka måste föra personalliggare?

Kravet gäller verksamheter inom:

• Restaurang, café, bar, pizzeria, catering och gatukök
• Frisör samt annan kropps- och skönhetsvård, som nagelsalonger och massage
• Tvätteri
• Fordonsservice – bilverkstäder, däckverkstäder, biltvätt
• Bygg – personalliggare på byggarbetsplatsen när byggherrens kostnad överstiger fyra prisbasbelopp

Bedriver du blandad verksamhet gäller kravet så snart den liggarpliktiga delen inte är obetydlig. Är du osäker, kontrollera på Skatteverkets webbplats – reglerna uppdateras.

Vad ska stå i personalliggaren?

För varje person som arbetar ska liggaren visa namn, personnummer (eller motsvarande), när arbetspasset började och när det slutade. Dessutom ska företagets namn och organisationsnummer framgå. Det gäller alla som är verksamma – anställda, inhyrda, praktikanter och ägaren själv. Uppgifterna ska föras löpande, alltså i samma stund som passet börjar och slutar, inte i efterhand vid dagens slut. Liggaren ska bevaras i två år efter räkenskapsårets utgång.

Så går ett kontrollbesök till

Skatteverket kommer oanmält, ofta vid tider då många jobbar. Kontrollanten ber att få se personalliggaren och räknar sedan vilka som faktiskt arbetar i lokalen. Alla som är på plats ska kunna visa sig i liggaren med rätt starttid. Saknas liggaren helt är kontrollavgiften 12 500 kronor, och för varje person som arbetar men saknas i liggaren tillkommer 2 500 kronor. Vid upprepad försummelse inom ett år dubblas beloppen. Avgiften gäller oavsett om personen är vit anställd med lön och skatt – det räcker att uppgiften saknas.

Pärm eller elektroniskt?

Personalliggaren får föras på papper i en bunden bok, men de flesta för den elektroniskt i dag. En elektronisk personalliggare måste uppfylla samma krav: löpande registrering, alla uppgifter per person, och att den går att visa på arbetsplatsen direkt vid ett besök. Fördelen är att personalen gör registreringen själv genom att stämpla in, så att ingen behöver springa till pärmen – och att en glömd utstämpling syns direkt.

Så fungerar det i Kvittia

I Kvittia Personalliggare hänger personalliggaren ihop med schemat och lönen:

1. Schemat läggs i en veckovy – ett klick per pass, kopiera veckan till nästa.
2. Personalen stämplar in på en surfplatta vid entrén med anställnings-id och PIN-kod, eller med en knapp i appen. Rast och lunch stämplas på samma sätt.
3. Tavlan visar läget live: grönt när någon är inne, orange på rast, rött när ett pass har börjat utan instämpling. Chefen ser det i mobilen utan att ladda om sidan.
4. Personalliggaren är alltid klar. Dagens liggare visas på skärmen eller laddas ner vid ett kontrollbesök. Rättar du en glömd utstämpling sparas originaltiden.
5. Timmarna går till lönen. När perioden är attesterad hamnar timmarna i lönekörningen – timlön för timanställda, övertid för månadsanställda.

Dessutom kontrolleras arbetstidsreglerna – dygnsvila, veckovila, raster och längsta arbetsdag – både när schemat läggs och när timmarna godkänns, och de anställda kan byta pass med varandra i appen utan att chefen behöver vara växel.

Tre vanliga misstag

• Ägaren glömmer sig själv. Du som driver verksamheten ska också stå i liggaren när du arbetar.
• "Vi skriver in alla på morgonen." Starttiden ska vara den faktiska. Den som kommer kl. 14 ska registreras kl. 14.
• Praktikanten är inte anställd. Spelar ingen roll – alla som är verksamma i lokalen ska finnas med.

Med en stämpelklocka som personalen använder själv försvinner alla tre. Och med schemat i samma system ser du redan på morgonen om någon saknas.

Vanliga frågor

Måste ägaren själv stå i personalliggaren?

Ja. Alla som är verksamma i lokalen ska föras in, även ägaren, inhyrd personal och praktikanter.

Hur stor är kontrollavgiften?

12 500 kronor om liggaren saknas eller inte förs, plus 2 500 kronor per person som arbetar men saknas i liggaren. Beloppen fördubblas vid upprepad försummelse inom ett år.

Får personalliggaren föras i mobilen?

Ja, så länge den förs löpande, innehåller alla uppgifter och kan visas på arbetsplatsen vid ett kontrollbesök. I Kvittia stämplar personalen i appen eller på en surfplatta och liggaren visas direkt.

Hur länge ska personalliggaren sparas?

Två år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vad händer om någon glömmer stämpla ut?

I Kvittia varnar tavlan och tidrapporten. Chefen rättar tiden och liggaren visar både den rättade och den ursprungliga tiden, vilket är vad reglerna kräver.

Kan jag använda personalliggaren som tidrapport till lönen?

Ja. Stämplingarna blir arbetade timmar per anställd, och attesterade timmar hämtas automatiskt till lönekörningen i Kvittia Lön.