Så byter du redovisningsbyrå – steg för steg

Innehåll i artikeln

1. Steg 1: Hitta den nya byrån först
2. Steg 2: Läs avtalet och säg upp
3. Steg 3: Begär ut underlagen
4. Steg 4: Flytta behörigheter
5. Steg 5: Stäm av första månaden tillsammans
6. Byte mitt i året
7. Vanliga misstag vid byte
8. Varför byter företag redovisningsbyrå?
9. Enklare byte med Kvittia
10. Checklista inför bytet

Långa svarstider, höga fakturor eller en byrå som inte arbetar digitalt – det finns många skäl att byta redovisningsbyrå. Bytet är enklare än många tror och kan göras när som helst under året. Nyckeln är att den gamla och den nya byrån har en tydlig överlämning.

Steg 1: Hitta den nya byrån först

Säg inte upp den gamla byrån innan du har en ny. Jämför två eller tre byråer, be om offert och kontrollera att den nya byrån kan ta över vid en bestämd tidpunkt. Läs checklistan för att välja redovisningsbyrå.

Steg 2: Läs avtalet och säg upp

Kontrollera uppsägningstiden i avtalet med den gamla byrån. Säg upp skriftligt och ange från vilket datum den nya byrån tar över. Det enklaste är att byta vid ett månadsskifte, efter att den senaste månaden är avstämd och momsen redovisad.

Steg 3: Begär ut underlagen

Be den gamla byrån om:

• SIE-fil med hela bokföringen för innevarande och föregående år.
• Ingående balanser och den senaste avstämningen av bank och skattekonto.
• Huvudbok och verifikationslista som PDF.
• Senaste bokslut, årsredovisning och deklarationer.
• Löneunderlag: lönearter, semesterskuld och anställningsuppgifter.
• Originalunderlag som byrån förvarar åt dig.

Räkenskapsinformationen tillhör ditt företag och ska sparas i sju år.

Steg 4: Flytta behörigheter

• Skatteverket: ta bort den gamla byråns ombudsbehörighet och ge den nya.
• Bolagsverket: behörighet för att lämna in årsredovisningen digitalt.
• Banken: läsbehörighet eller filkoppling för bankhändelser.
• Bokföringsprogrammet: ge den nya byrån tillgång och ta bort den gamla.

Steg 5: Stäm av första månaden tillsammans

Gå igenom den första månaden med den nya byrån: att ingående balanser stämmer, att momsen är rätt och att inga leverantörsfakturor glömts bort. Efter det rullar arbetet på som vanligt.

Byte mitt i året

Det går bra att byta mitt i räkenskapsåret. Den nya byrån läser in SIE-filen och fortsätter från senaste avstämda period. Bokslutet görs sedan av den nya byrån för hela året.

Vanliga misstag vid byte

• Glömda leverantörsfakturor som den gamla byrån bokfört men inte betalt – stäm av leverantörsreskontran.
• Dubbelredovisad moms när båda byråerna redovisar samma period. Bestäm exakt vilken månad den nya byrån börjar med.
• Semesterskuld och löner som inte förs över – be om lönesystemets saldon per anställd.
• Skattekontot – stäm av att alla inbetalningar och debiteringar stämmer innan överlämningen.
• Arkivet – se till att du har kvar underlagen för de senaste sju åren, även om den gamla byrån förvarat dem.

Varför byter företag redovisningsbyrå?

De vanligaste skälen är att byrån svarar långsamt, att fakturorna blivit högre än väntat, att byrån inte arbetar digitalt eller att företaget vuxit och behöver mer rådgivning. Ett byte är också ett bra tillfälle att se över vad som ingår och att få ett fast pris. Jämför vad en redovisningsbyrå kostar innan du bestämmer dig.

Enklare byte med Kvittia

När kvitton, fakturor och bankhändelser finns samlade i Kvittia behöver ingenting flyttas – den nya byrån får tillgång till samma underlag och historik direkt. Beskriv ditt företag så matchar vi dig kostnadsfritt med en ny byrå.

Checklista inför bytet

• Säg upp det gamla avtalet skriftligt och notera sista dag.
• Be om SIE-fil, verifikationer, avstämningar och lönelistor.
• Kontrollera att alla deklarationer för den gamla perioden är inlämnade.
• Ge den nya byrån behörighet hos Skatteverket och Bolagsverket.
• Informera leverantörer om ny fakturaadress om den ändras.

Att byta redovisningsbyrå är vanligt och oftast okomplicerat när överlämningen planeras. Räkna på ett nytt pris i priskalkylatorn.

Vanliga frågor

Kan jag byta redovisningsbyrå mitt i året?

Ja. Den nya byrån tar över från senaste avstämda period och läser in bokföringen via SIE-fil.

Vad är en SIE-fil?

Ett svenskt standardformat för att flytta bokföring mellan program och byråer. Den innehåller konton, balanser och verifikationer.

Måste den gamla byrån lämna ut mina underlag?

Ja, räkenskapsinformationen tillhör ditt företag. Kontrollera ändå avtalet om eventuella avgifter för uttag.

Vilken uppsägningstid gäller?

Det står i ditt avtal med byrån. Vanligt är en till tre månader.

Behöver jag meddela Skatteverket?

Ja, om byrån har ombudsbehörighet ska den tas bort och den nya byrån få behörighet.