Lönebesked – krav, innehåll och hur du skickar det
Ett lönebesked visar hur den anställdes lön har räknats fram, med bruttolön, avdrag, förmåner och skatt. Den anställde ska få veta vad du redovisar i arbetsgivardeklarationen, oftast via lönebeskedet.
Innehåll i artikeln
Ett lönebesked, eller lönespecifikation, är den sammanställning som visar hur den anställdes lön har räknats fram: bruttolön, tillägg och avdrag, förmåner, skatt och vad som betalas ut. Det finns ingen lag som i detalj anger vad ett lönebesked ska innehålla, men du är skyldig att informera den anställde om de uppgifter du redovisar om hen i arbetsgivardeklarationen. Därför fungerar lönebeskedet i praktiken som ett krav för alla arbetsgivare.
Finns det lagkrav på lönebesked?
Enligt skatteförfarandelagen ska du som arbetsgivare informera den anställde om de uppgifter som du lämnar om hen i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Informationen ska lämnas senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. Det gäller bland annat lön, förmåner och avdragen skatt. Lönebeskedet är det naturliga sättet att uppfylla kravet.
Utöver det kan kollektivavtal innehålla regler om lönebeskedets innehåll och när det ska lämnas. Har ditt företag kollektivavtal ska du kontrollera vad som gäller. Ett tydligt lönebesked är dessutom god sed och minskar antalet frågor från de anställda.
Vad bör ett lönebesked innehålla?
En bra utgångspunkt är att lönebeskedet ska göra det möjligt för den anställde att förstå och kontrollera sin lön. Det bör innehålla:
- Uppgifter om arbetsgivaren och den anställde, till exempel företagsnamn, organisationsnummer, den anställdes namn och anställningsnummer.
- Löneperiod och utbetalningsdag.
- Bruttolön, uppdelad på månadslön eller timlön och eventuella tillägg som övertid och ob-ersättning.
- Avdrag för frånvaro, till exempel sjukfrånvaro, karensavdrag och tjänstledighet.
- Sjuklön, semesterlön och semestertillägg om det förekommit under perioden.
- Skattepliktiga förmåner och deras värde, även om de inte betalas ut i pengar.
- Avdragen preliminär skatt och vilken skattetabell eller procentsats som har använts.
- Skattefria ersättningar, till exempel utlägg som har betalats tillbaka mot kvitto.
- Nettolön, alltså det belopp som betalas ut till den anställdes konto.
- Ackumulerade uppgifter för året, till exempel bruttolön och skatt hittills.
- Semestersaldo, med kvarvarande betalda, obetalda och sparade semesterdagar.
Så räknas nettolönen fram
Ordningen på lönebeskedet följer oftast beräkningen. Ett förenklat exempel:
- Utgå från bruttolönen, till exempel månadslönen.
- Lägg till tillägg som övertid och ob-ersättning.
- Dra av frånvaro och lägg till eventuell sjuklön.
- Gör eventuella bruttolöneavdrag, till exempel vid löneväxling.
- Lägg till förmånsvärden för att få underlaget för skatteavdrag.
- Räkna fram den preliminära skatten med skattetabellen och dra den från den kontanta lönen.
- Lägg till skattefria ersättningar och gör eventuella nettolöneavdrag.
- Kvar blir nettolönen som betalas ut.
Om den anställde har varit sjuk under perioden är det extra viktigt att avdraget för frånvaro och sjuklönen syns tydligt. Läs mer om beräkningen i artikeln om sjuklön och karensavdrag.
När och hur ska lönebeskedet skickas?
Lönebeskedet skickas oftast några dagar före eller på själva utbetalningsdagen. Kravet i skatteförfarandelagen är att informationen ska ha lämnats senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska vara inne, men de flesta anställda vill se sitt lönebesked innan pengarna kommer.
Lönebeskedet kan skickas på papper eller digitalt. Vanliga digitala sätt är e-post, en digital brevlåda eller en inloggad portal. Eftersom lönebeskedet innehåller personuppgifter som personnummer och lön ska du välja ett sätt som skyddar uppgifterna, och se till att varje anställd faktiskt kan ta del av sitt lönebesked. Fråga gärna de anställda vilket sätt de föredrar.
Vanliga fel på lönebesked
- Otydliga frånvaroavdrag. Den anställde ser att lönen är lägre men inte varför. Visa antal timmar eller dagar och hur avdraget har räknats.
- Förmåner som inte syns. En förmån höjer skatten utan att höja nettolönen, så den behöver framgå tydligt för att lönen ska gå att förstå.
- Felaktigt semestersaldo. Saldot används ofta när den anställde planerar sin ledighet och när anställningen upphör, så det behöver stämma.
- Gammal skattetabell. Kontrollera att rätt tabell används efter årsskiftet och efter ett nytt beslut om jämkning.
- Utlägg som blandas ihop med lön. Skattefria ersättningar ska redovisas för sig och inte läggas ihop med den skattepliktiga lönen.
Spara lönebesked och löneunderlag
Lönelistor och underlag för löneberäkningen är räkenskapsinformation och ska sparas enligt bokföringslagen, normalt till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller även kopior av lönebeskeden om de ingår i underlaget. Spara dem på ett sätt som skyddar personuppgifterna och begränsa vem som har åtkomst.
Så hjälper Kvittia dig
Med Kvittias lönetillägg räknas lönerna ut med skattetabeller, och sjuklön och karens, semester samt frånvaro som VAB kommer med automatiskt. Lönebeskedet skickas till den anställde via e-post eller Kivra, och du får underlag till arbetsgivardeklarationen (AGI) för samma utbetalning.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Är det lag på att ge lönebesked?
Det finns ingen lag som i detalj anger lönebeskedets innehåll. Men enligt skatteförfarandelagen ska du informera den anställde om de uppgifter du lämnar i arbetsgivardeklarationen, och det görs i praktiken via lönebeskedet.
När ska den anställde senast få sitt lönebesked?
Informationen ska ha lämnats senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. De flesta arbetsgivare skickar lönebeskedet på eller före utbetalningsdagen.
Får jag skicka lönebesked via e-post?
Ja, lönebesked kan skickas digitalt. Välj ett sätt som skyddar personuppgifterna och se till att alla anställda kan ta del av sitt lönebesked.
