Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) – så fungerar det
Arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, lämnar du varje månad till Skatteverket med lön, förmåner och avdragen skatt för varje person du har betalat ut ersättning till, och totalt för företaget.
Innehåll i artikeln
Arbetsgivardeklaration på individnivå, ofta förkortat AGI, är den deklaration som du som arbetsgivare lämnar till Skatteverket varje månad. Där redovisar du lön, skattepliktiga förmåner och avdragen preliminärskatt för varje person som du har betalat ut ersättning till, samt de totala arbetsgivaravgifterna och den totala skatten för företaget. Deklarationen avser den månad då lönen betalades ut och lämnas i regel senast den 12 i månaden efter.
Vad är arbetsgivardeklaration på individnivå?
Arbetsgivardeklarationen består av två delar:
- Huvuduppgift – uppgifter för företaget som helhet, bland annat underlaget för arbetsgivaravgifter, de beräknade avgifterna och summan av den skatt som dragits.
- Individuppgifter – en uppgift per betalningsmottagare med personnummer eller samordningsnummer, kontant bruttolön, förmåner, avdragen skatt och vissa andra uppgifter. Varje individuppgift har ett specifikationsnummer som används om uppgiften senare behöver rättas.
Eftersom uppgifterna lämnas per person och per månad får Skatteverket en löpande bild av varje anställds inkomst och skatt. Uppgifterna används sedan bland annat till den anställdes inkomstdeklaration.
Vem ska lämna arbetsgivardeklaration?
Du ska lämna arbetsgivardeklaration om du betalar ut lön eller annan ersättning för arbete, eller ger skattepliktiga förmåner. Det gäller även om du bara har en anställd, och även i ett aktiebolag där ägaren är den enda som tar ut lön. Innan den första löneutbetalningen behöver du registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket.
Så länge du är registrerad som arbetsgivare ska du lämna en deklaration för varje månad, även när du inte har betalat ut någon lön. Då lämnar du en så kallad nolldeklaration.
Deklarationen lämnas digitalt. Du kan fylla i den direkt i Skatteverkets e-tjänst, ladda upp en fil från ditt lönesystem eller låta ett ombud, till exempel din redovisningskonsult, lämna den åt dig. Den som lämnar deklarationen behöver vara behörig för företaget hos Skatteverket. Har du flera anställda sparar det mycket tid att låta lönesystemet ta fram uppgifterna, eftersom varje individuppgift annars måste fyllas i för hand.
När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?
Redovisningsperioden är utbetalningsmånaden, alltså den månad då lönen faktiskt betalades ut och inte den månad arbetet utfördes. För de flesta företag gäller följande:
- Deklarationen ska ha kommit in senast den 12 i månaden efter utbetalningsmånaden.
- I januari och augusti är sista dagen i stället den 17.
- Infaller dagen på en lördag, söndag eller helgdag flyttas den till närmast följande vardag.
- Skatten och arbetsgivaravgifterna ska betalas in på skattekontot senast samma dag.
Företag med en omsättning över 40 miljoner kronor har andra datum. Kontrollera alltid aktuella deklarationsdatum hos Skatteverket. Lämnas deklarationen för sent kan Skatteverket ta ut en förseningsavgift.
Vad ska redovisas?
För varje mottagare redovisar du bland annat:
- kontant bruttolön, till exempel månadslön, timlön, övertid, sjuklön och semesterlön
- skattepliktiga förmåner, till exempel bilförmån eller kostförmån
- vissa skattepliktiga kostnadsersättningar
- avdragen preliminär skatt
- ersättning till personer som inte har F-skatt
Arbetsgivaravgifterna beräknas på lön och förmåner. Det finns nedsatta avgifter för vissa åldersgrupper, och procentsatserna kan ändras från år till år, så kontrollera aktuella nivåer hos Skatteverket. Skattefria ersättningar, som vissa utlägg som den anställde fått tillbaka mot kvitto, ska normalt inte redovisas.
Tänk på att det är utbetalningsdagen som styr vilken månad en ersättning hör till. Betalar du ut lön för december den 25 december hör den till decemberdeklarationen, men betalar du ut den den 2 januari hör den till januari. Förmåner redovisas normalt för den månad då förmånen har getts, även om ingen kontant lön betalas ut samtidigt.
Så rättar du en felaktig arbetsgivardeklaration
Upptäcker du ett fel efter att deklarationen har lämnats rättar du den för den månad som felet gäller. En individuppgift rättas genom att du lämnar en ny uppgift med samma specifikationsnummer och samma mottagare, som då ersätter den gamla. Har du redovisat en person som inte skulle vara med kan individuppgiften tas bort. Om rättelsen påverkar summan av skatt och avgifter ska även huvuduppgiften stämma.
Rätta så snart du upptäcker felet. Felaktiga uppgifter på individnivå påverkar den anställdes förtryckta inkomstdeklaration och kan även påverka ersättningar från andra myndigheter.
Den anställde ska få veta vad du har redovisat
Enligt skatteförfarandelagen ska du informera den anställde om de uppgifter som du lämnar om hen, senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in. I praktiken sker det oftast genom lönebeskedet. Läs mer om vad ett lönebesked bör innehålla och hur skattetabellen används för att räkna fram skatteavdraget.
Så hjälper Kvittia dig
Med Kvittias lönetillägg räknar du ut löner med skattetabeller och hanterar sjuklön och karens, semester och frånvaro som VAB. Lönebesked skickas via e-post och Kivra, och du får underlag till arbetsgivardeklarationen (AGI) utifrån de löner som har betalats ut.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?
För de flesta företag senast den 12 i månaden efter utbetalningsmånaden, och den 17 i januari och augusti. Företag med omsättning över 40 miljoner kronor har andra datum.
Måste jag lämna AGI om jag inte har betalat ut någon lön?
Ja, så länge du är registrerad som arbetsgivare ska du lämna en deklaration varje månad. Har du inget att redovisa lämnar du en nolldeklaration.
Hur rättar jag ett fel i arbetsgivardeklarationen?
Du lämnar en ny individuppgift för samma månad med samma specifikationsnummer och mottagare, som ersätter den felaktiga. Se till att huvuduppgiften också stämmer.
