Semesterersättning – så beräknar du den rätt

Innehåll i artikeln

1. Semesterlön och semesterersättning – vad är skillnaden?
2. När betalas semesterersättning ut?
3. Så beräknas semesterersättningen
4. Sparade dagar och förskottssemester
5. Skatt, avgifter och bokföring
6. Checklista när en anställd slutar
7. Så hjälper Kvittia dig

Semesterersättning är den ersättning som en anställd får för betald semester som har tjänats in men inte tagits ut när anställningen upphör. Den beräknas enligt samma regler som semesterlön, alltså antingen med sammalöneregeln eller med procentregeln, där ersättningen är 12 procent av den semesterlönegrundande lönen. Semesterersättningen ska betalas ut utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen har upphört.

Semesterlön och semesterersättning – vad är skillnaden?

Begreppen blandas ofta ihop:

• Semesterlön är den lön den anställde får när hen är ledig på semester.
• Semestertillägg är ett tillägg till semesterlönen som används med sammalöneregeln.
• Semesterersättning är pengar i stället för ledighet, som betalas ut för betalda semesterdagar som den anställde inte har hunnit ta ut när anställningen tar slut.

Enligt semesterlagen har den anställde rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Hur många av dem som är betalda beror på hur länge personen har varit anställd under intjänandeåret. Semesterlagen utgår från att semesteråret löper från den 1 april till den 31 mars och att semestern tjänas in under året innan, men många arbetsgivare har genom avtal andra perioder, till exempel kalenderår.

När betalas semesterersättning ut?

Semesterersättning betalas främst ut i tre situationer:

• När anställningen upphör och den anställde har betalda semesterdagar kvar, sparade dagar eller semester som har tjänats in men ännu inte kunnat tas ut.
• Vid korta anställningar. Om en anställning är avtalad att gälla högst tre månader har den anställde, om inget annat avtalats, inte rätt till semesterledighet utan får semesterersättning i stället.
• Enligt kollektivavtal. För till exempel timavlönade med oregelbunden arbetstid kan kollektivavtal ge möjlighet att betala ut semesterersättning löpande med lönen. Utan sådant stöd har en längre anställning rätt till faktisk ledighet.

Så beräknas semesterersättningen

Semesterersättningen beräknas med samma metod som semesterlönen. Det finns två huvudregler.

Procentregeln

Enligt procentregeln är semesterlönen 12 procent av den semesterlönegrundande lön som den anställde har tjänat under intjänandeåret. Till den semesterlönegrundande lönen räknas också viss frånvaro, till exempel sjukfrånvaro upp till en viss gräns och föräldraledighet i vissa fall.

Exempel: en timanställd har under intjänandeåret haft semesterlönegrundande lön på 150 000 kronor och har inte fått någon semesterlön för den perioden. Semesterersättningen blir då 12 procent av 150 000 kronor, alltså 18 000 kronor. Har den anställde redan tagit ut en del av semestern minskar ersättningen i motsvarande grad.

Sammalöneregeln

Sammalöneregeln används oftast för anställda med fast månadslön. Den anställde får sin vanliga månadslön under semestern och dessutom ett semestertillägg på 0,43 procent av månadslönen för varje betald semesterdag. Om den anställde också har rörlig lön, till exempel provision, beräknas den delen med 12 procent.

När anställningen upphör beräknas ersättningen för varje kvarvarande betald semesterdag som en dags lön plus semestertillägg. Exakt hur dagslönen räknas fram kan styras av kollektivavtal eller anställningsavtal, så kontrollera vad som gäller för dig.

Sparade dagar och förskottssemester

En anställd som har fler än 20 betalda semesterdagar under ett år kan spara de överskjutande dagarna. Sparade dagar ska tas ut inom fem år. Slutar den anställde innan dagarna tagits ut ska de ingå i semesterersättningen.

Har den anställde fått betald semester i förskott, alltså fler betalda dagar än hen hunnit tjäna in, kan du i vissa fall kvitta det mot semesterersättningen eller den sista lönen. Det finns undantag, till exempel när förskottet betalades ut för mer än fem år sedan eller när anställningen upphör av vissa skäl som har med arbetsgivaren eller sjukdom att göra. Kontrollera semesterlagen på riksdagen.se eller ditt kollektivavtal innan du gör ett sådant avdrag.

Skatt, avgifter och bokföring

Semesterersättning är lön. Du betalar arbetsgivaravgifter på den och redovisar den i arbetsgivardeklarationen. Skatteverket räknar semesterersättning till engångsbelopp, vilket kan innebära att skatteavdraget ska räknas fram med tabellen för engångsbelopp i stället för den vanliga skattetabellen. Läs mer i artikeln om skattetabellen.

I bokföringen redovisas intjänad men ännu inte uttagen semester som en semesterlöneskuld, ofta på konto 2920 Upplupna semesterlöner, med tillhörande sociala avgifter på konto 2940. När semesterersättningen betalas ut minskar skulden.

Checklista när en anställd slutar

1. Räkna ut hur många betalda semesterdagar som har tjänats in men inte tagits ut, inklusive sparade dagar.
2. Kontrollera om den anställde har tagit ut semester i förskott och om det får kvittas.
3. Beräkna semesterersättningen enligt sammalöneregeln eller procentregeln, eller enligt kollektivavtalet om ett sådant gäller.
4. Räkna fram skatteavdraget och arbetsgivaravgifterna.
5. Betala ut ersättningen senast en månad efter att anställningen har upphört, ofta tillsammans med slutlönen.
6. Redovisa ersättningen i arbetsgivardeklarationen för utbetalningsmånaden och visa beräkningen tydligt på lönebeskedet.

Så hjälper Kvittia dig

Med Kvittias lönetillägg hanterar du semester tillsammans med löner, sjuklön och karens samt frånvaro som VAB. Lönerna räknas ut med skattetabeller, lönebesked skickas via e-post och Kivra, och du får underlag till arbetsgivardeklarationen.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Hur mycket är semesterersättningen?

Med procentregeln är den 12 procent av den semesterlönegrundande lönen för den semester som inte har tagits ut. Med sammalöneregeln beräknas den per kvarvarande betald dag som dagslön plus semestertillägg.

När ska semesterersättningen betalas ut?

Utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen har upphört. Om ersättningen inte kan beräknas i tid ska den betalas senast en vecka efter att hindret har upphört.

Ingår sparade semesterdagar i semesterersättningen?

Ja. Sparade betalda dagar som inte har tagits ut när anställningen upphör ska ersättas med semesterersättning.