Kreditfaktura – så gör du och så bokför du den rätt
En kreditfaktura gör du när en skickad faktura ska minskas eller makuleras. Den ska ha eget fakturanummer och hänvisa till originalfakturan, som du aldrig raderar.
Innehåll i artikeln
En kreditfaktura är en faktura med negativt belopp som minskar eller tar bort en faktura du redan har skickat. Du gör den när kunden ska få tillbaka pengar eller slippa betala, till exempel vid ett felaktigt pris, en retur eller en dubbelfakturering. Kreditfakturan ska ha ett eget nummer i fakturaserien och tydligt hänvisa till originalfakturan. Originalet raderar du aldrig. Här går vi igenom när du behöver en kreditfaktura, vad den ska innehålla och hur du bokför den.
När behöver du en kreditfaktura?
Så fort en skickad faktura är fel eller ska ändras behöver du en kreditfaktura. Vanliga situationer är:
- Fel pris, antal eller momssats på fakturan
- Kunden returnerar varor
- Du ger en rabatt eller prisnedsättning i efterhand
- Samma sak har fakturerats två gånger
- Fakturan har skickats till fel kund
- Uppdraget avbryts och delar av fakturan ska strykas
Har fakturan inte skickats och inte bokförts kan du i vissa system fortfarande ändra den. Men när den har lämnat dig och finns i bokföringen är den en verifikation, och då rättar du med en kreditfaktura.
Varför får man inte radera fakturan?
Fakturor ska ha löpnummer i en obruten serie. Raderar du en faktura uppstår en lucka som ser ut som ett försök att dölja försäljning. Dessutom är den utskickade fakturan en verifikation som ska arkiveras. Därför ska felet rättas med en ny handling som visar vad som ändrats.
Läs mer om nummerserier och övriga fakturakrav i artikeln vad ska en faktura innehålla.
Vad ska kreditfakturan innehålla?
En kreditfaktura är en så kallad ändringsfaktura och får vara en förenklad faktura. Den ska innehålla:
- Fakturadatum, som ska vara samma dag som den skickas till kunden
- Eget löpnummer i din fakturaserie
- Tydlig hänvisning till originalfakturan och dess fakturanummer
- Uppgift om vad som ändras, till exempel vilka rader som krediteras
- Belopp och moms som krediteras, med minustecken
Skriv gärna orsaken till krediteringen, även om det inte är ett krav. Det gör det enklare för både kunden och den som granskar bokföringen.
Hel eller delvis kreditering
Du kan kreditera hela fakturan eller bara en del.
- Hel kreditering. Kreditfakturan tar ut hela originalet. Ska kunden faktureras på nytt med rätt uppgifter skickar du därefter en ny faktura med nytt nummer.
- Delvis kreditering. Bara en del av beloppet krediteras, till exempel en returnerad vara eller en rabatt. Originalfakturan står kvar med det resterande beloppet.
Sänker du priset i efterhand får du och kunden komma överens om att momsen inte ska ändras. Då behöver du ingen kreditfaktura, men båda parter behöver vara överens och hantera det likadant i bokföringen.
Vid en delvis kreditering är det extra viktigt att tala om för kunden vad som ska betalas. Har kunden redan betalat hela beloppet behöver du betala tillbaka mellanskillnaden eller komma överens om att den dras av på nästa faktura.
Hur påverkas momsen?
Kreditfakturan minskar din utgående moms. När du redovisar moms beror på vilken metod du använder:
- Faktureringsmetoden. Du minskar den utgående momsen i den period då kreditfakturan bokförs eller borde ha bokförts.
- Bokslutsmetoden. Du minskar momsen i den period då du betalar tillbaka pengarna till kunden.
Köparen ska på motsvarande sätt minska sin ingående moms. Vill du veta mer om hur det hamnar i redovisningen, läs momsdeklaration.
Så bokför du en kreditfaktura
Kreditfakturan bokförs som en spegelbild av originalet. Exempel med en faktura på 10 000 kronor plus 2 500 kronor i moms som krediteras helt:
- Debet 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms: 10 000 kronor
- Debet 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %: 2 500 kronor
- Kredit 1510 Kundfordringar: 12 500 kronor
Kontonumren följer BAS-kontoplanen, men kontrollera vilka konton ditt företag använder. Läs mer i artikeln om BAS-kontoplanen. Har kunden redan betalat bokför du återbetalningen med debet 1510 och kredit på bankkontot.
Får du själv en kreditfaktura från en leverantör gör du tvärtom. Du minskar leverantörsskulden på konto 2440 med debet, krediterar kostnadskontot och krediterar ingående moms på konto 2641. Kontrollera att kreditfakturan hänvisar till rätt originalfaktura, så att du inte betalar ett belopp som redan är krediterat.
Checklista innan du skickar
- Hänvisar kreditfakturan till rätt originalfaktura och fakturanummer?
- Har den ett eget nummer i serien?
- Stämmer momsen mot originalet?
- Vet kunden vad som ska betalas eller återbetalas?
- Behövs en ny, korrekt faktura?
Så hjälper Kvittia dig
Med tillägget Fakturering kan du skapa kreditfakturor och skicka dem som PDF via e-post. Fakturanumren går i obruten serie, så att det inte uppstår några luckor, och kunderna finns i kundregistret.
Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
Vanliga frågor
Får jag ta bort en faktura som är fel?
Nej, en skickad och bokförd faktura ska inte raderas. Du rättar den med en kreditfaktura så att nummerserien hålls obruten.
Måste kreditfakturan hänvisa till originalfakturan?
Ja, den ska tydligt hänvisa till originalfakturan och dess fakturanummer och visa vad som ändras.
Hur påverkar en kreditfaktura momsen?
Den minskar din utgående moms. Med faktureringsmetoden görs det i den period då kreditfakturan bokförs, med bokslutsmetoden när du betalar tillbaka till kunden.
