Kvitto i utländsk valuta: så bokför du rätt i svenska kronor

Innehåll i artikeln

1. Vilken kurs ska du använda?
2. Därför kan du inte dra av utländsk moms
3. Återbetalning av moms från andra EU-länder
4. Köp av tjänster från utländska företag
5. Kursdifferenser
6. Checklista för kvitton i utländsk valuta
7. Så hjälper Kvittia dig

Ett kvitto i utländsk valuta bokförs i svenska kronor. Har du betalat med kort är det enklaste och vanligaste att använda det belopp i kronor som faktiskt drogs från kontot. Den utländska momsen på kvittot får du inte dra av i den svenska momsdeklarationen. Den blir i stället en del av kostnaden, eller så kan den i vissa fall sökas tillbaka från det andra landet.

Vilken kurs ska du använda?

Bokföringen ska föras i svenska kronor (eller i euro om företaget har valt det). Ett belopp i utländsk valuta måste därför räknas om. Hur du gör beror på hur du har betalat.

• Kortköp: använd beloppet i kronor som banken har debiterat. Det motsvarar vad köpet faktiskt kostade företaget.
• Kontant betalning: använd den kurs du betalade när du växlade valutan, eller dagens kurs om du inte vet växlingskursen.
• Faktura som betalas senare: bokför till kursen på fakturadagen och bokför en kursdifferens när fakturan betalas.

För omräkning använder många Riksbankens eller Europeiska centralbankens (ECB) publicerade kurser. Det viktiga är att du väljer en rimlig och dokumenterad kurs och använder samma metod konsekvent.

Exempel: hotell i Tyskland

Du bor på hotell i Berlin och betalar 120 euro med företagskortet. Banken drar 1 380 kr. Kvittot visar tysk moms.

• Debet ett konto för logi, till exempel inom kontogruppen för resekostnader, 1 380 kr
• Kredit 1930 Företagskonto 1 380 kr

Ingen moms bokas på kontot för ingående moms, eftersom det är tysk moms och inte svensk. Spara kvittot och notera resans syfte. Om banken tar ut en separat valutaavgift kan den bokas som bankkostnad.

Därför kan du inte dra av utländsk moms

Den ingående moms som du drar av i momsdeklarationen måste vara svensk moms. Moms som har betalats i ett annat land kan aldrig dras av här. Det gäller hotell, restauranger, taxi, parkering och annat som köps och konsumeras utomlands.

Det finns två vägar för den utländska momsen:

1. Du bokför den som en del av kostnaden. Det är det vanliga för mindre belopp.
2. Du ansöker om återbetalning från det land där momsen togs ut.

Återbetalning av moms från andra EU-länder

Ett momsregistrerat svenskt företag kan söka tillbaka moms från andra EU-länder via Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Några saker att känna till:

• ansökan görs elektroniskt, inte på papper
• ansökan för ett kalenderår ska vara inne senast den 30 september året efter
• det finns lägsta belopp för att få söka, och de skiljer sig åt mellan ansökningar som gäller ett helt år och kortare perioder
• varje land avgör enligt sina egna regler vilken moms som är avdragsgill, så representation och vissa resekostnader kan vara begränsade

Kontrollera aktuella belopp och villkor på Skatteverkets webbplats. För länder utanför EU finns ingen gemensam e-tjänst. Vissa länder har egna förfaranden, men för mindre belopp är det sällan värt besväret.

Köp av tjänster från utländska företag

Mjukvaruabonnemang, annonsering och andra tjänster som du köper från företag i andra länder hanteras annorlunda. Om säljaren inte tar ut moms ska du som köpare ofta själv redovisa svensk moms enligt reglerna om omvänd skattskyldighet, och samtidigt dra av samma belopp som ingående moms. Det är därför viktigt att ange ditt momsregistreringsnummer vid köpet. Mer om detta i moms vid inköp från EU.

Kursdifferenser

Om du bokför en leverantörsfaktura i utländsk valuta när den kommer, och betalar den senare, kan kursen ha ändrats. Skillnaden mellan det bokförda beloppet och det du faktiskt betalade bokförs som en valutakursvinst eller valutakursförlust. Vid kortköp och kontant betalning uppstår normalt ingen sådan differens, eftersom du bokför det belopp som faktiskt betalades.

Checklista för kvitton i utländsk valuta

1. Spara kvittot, även om det är på ett annat språk.
2. Notera syftet med köpet, till exempel vilken affärsresa det gällde.
3. Bokför beloppet i kronor, helst det som banken har debiterat.
4. Lägg inte utländsk moms på kontot för ingående moms.
5. Samla kvitton med större momsbelopp från EU-länder och överväg en ansökan om återbetalning.
6. Kontrollera att utländska tjänsteköp hanteras med omvänd skattskyldighet där det gäller.

Vill du veta vilka uppgifter som ska finnas på själva kvittot, läs vad ska stå på ett kvitto.

Så hjälper Kvittia dig

I Kvittias kvittohantering läser AI av belopp, moms och valuta från kvittot. Kvitton i utländsk valuta som kommer in via en kopplad e-postlåda räknas om till kronor, antingen med kvittots eget belopp i kronor om det finns, eller med ECB:s kurs. Du får också förslag på kategori och BAS-konto.

Reglerna kan ändras – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.

Vanliga frågor

Vilken växelkurs ska jag använda för ett kortköp utomlands?

Det enklaste är att använda beloppet i kronor som banken har dragit från kontot. Det motsvarar vad köpet faktiskt kostade företaget.

Kan jag dra av utländsk moms i momsdeklarationen?

Nej. Endast svensk moms kan dras av i den svenska momsdeklarationen. Moms från andra EU-länder kan i stället sökas tillbaka via Skatteverkets e-tjänst för momsåterbetalning inom EU.

När ska ansökan om återbetalning av EU-moms vara inne?

Ansökan ska ha kommit in senast den 30 september året efter det kalenderår som ansökan gäller.