Byråportal för redovisningsbyråer – alla kunder och underlag på ett ställe

Innehåll i artikeln

1. Varför en byråportal?
2. Så fungerar arbetsflödet
3. Alla funktioner för redovisningsbyråer i Kvittia
4. Två sätt att ta betalt
5. Integritet och ansvar
6. Kom igång som partnerbyrå

En byråportal för redovisningsbyråer samlar alla kundbolag i en enda vy: underlagen som kommit in, vad som väntar på åtgärd, hur många verifikationer varje kund har och vad byrån ska fakturera. I stället för att jaga kvitton via mejl och logga in hos varje kund för sig arbetar hela byrån från ett ställe, och kunden lämnar sina underlag själv i appen.

Den här guiden går igenom vad en byråportal ska klara, hur arbetsflödet ser ut i praktiken och vilka funktioner som finns i Kvittias byråportal – från första kundinbjudan till debitering och avräkning.

Varför en byråportal?

De flesta redovisningsbyråer känner igen problemet. Underlagen kommer in i olika format och vid olika tidpunkter: en påse kvitton i slutet av kvartalet, fotade kvitton i ett sms, fakturor som vidarebefordras i omgångar. Mycket av tiden går åt till att påminna, sortera och skriva av belopp i stället för att bokföra och ge råd.

En byråportal vänder på flödet. Kunden fotar kvittot eller vidarebefordrar fakturan direkt när den kommer, uppgifterna läses av automatiskt och byrån ser underlaget direkt, färdigt att bokföra. Det ger tre tydliga vinster:

• Mindre jagande. Byrån ser vilka kunder som har underlag som väntar och vilka som inte skickat något alls.
• Färre fel. Belopp, moms, datum och leverantör läses av automatiskt i stället för att skrivas in för hand.
• Bättre överblick. Hela byråns kundstock syns på en sida, med en tydlig markering för de kunder som behöver åtgärdas först.

Så fungerar arbetsflödet

1. Kunden lämnar underlag. Kunden fotar kvitton i appen och vidarebefordrar leverantörsfakturor till sin egen adress i Kvittia. Varje underlag läses av och sparas med originalet. Läs mer om hur det fungerar i guiden om att läsa in fakturor automatiskt.
2. Byrån ser allt i portalen. Nya underlag syns per kund. Byrån arbetar från byråportalen och behöver aldrig logga in i kundens eget konto.
3. Byrån exporterar. Med revisorspaketet hämtar byrån PDF, SIE-fil och alla underlag för en kund och period, redo att läsas in i byråns bokföringsprogram.
4. Byrån fakturerar. Debiteringen räknar verifikationerna och skapar ett fakturautkast per kund, enligt den prismodell byrån valt.

Alla funktioner för redovisningsbyråer i Kvittia

Här är allt en partnerbyrå kan göra i byråportalen. Byråkontot är gratis och alla funktioner ingår.

Kunder och kundöversikt

• Kundöversikt med alla kundbolag på en sida och direktsök som filtrerar medan du skriver.
• Lägesprick i grönt, gult eller rött per kund. Håll musen över pricken för att se varför: vad som väntar, kundens placering i listan och hur poängen räknats fram.
• Kundsida per bolag med statistik, underlag och filter för valfri period från–till.
• Provperiod syns tydligt med datum, så att byrån vet när kunden går över till betalt.
• Byt paket åt en kund direkt i kundlistan.

Nya och befintliga kunder

• Bjud in en ny kund genom att skriva organisationsnumret. Företagsuppgifterna hämtas automatiskt och byrån väljer paket och vem som betalar.
• Skicka kundförfrågan till befintliga Kvittia-kunder. Är företaget redan kund i Kvittia visas det tydligt, och byrån kan skicka en förfrågan om att bli företagets redovisningsbyrå. Företaget får ett mejl och godkänner själv, via länken i mejlet eller i sitt konto.
• Kunden har alltid kontrollen. Kunden ser vilken byrå som är kopplad och kan avsluta kopplingen när som helst. Kundens data tillhör kunden.

Underlag, verifikationer och revisorspaket

• Sök underlag bland alla kunders kvitton och fakturor på en gång. De senaste underlagen visas direkt.
• Verifikationer per kund per månad och kvartal, med summor för hela byrån och export till CSV.
• Revisorspaket per kund och period: PDF-rapport, SIE4-fil enligt BAS-kontoplanen och alla underlag i en zip-fil.
• Analys som rangordnar kunderna efter vad som behöver åtgärdas, med datumval från–till och direktsök.

Debitering och avräkning

• Fyra prismodeller per kund: per verifikation, fast månadsavgift, en kombination av båda, eller ingen debitering via Kvittia.
• Fakturautkast skapas per kund och period. Byrån kan lägga till rader utan att sidan laddas om, förhandsgranska PDF och mejla fakturan till kunden.
• Vidarefakturera Kvittia-paketet till kunden när byrån betalar abonnemanget.
• Avräkning av provision och samlingsfaktura, med filter för månad, kvartal, halvår, år eller egna datum och per kund.

Byrån och kollegorna

• Kollegor med rättigheter. Varje kollega får tillgång till de kundbolag som bockas i, och byråns admin väljer vad kollegan får se: priser, avräkning, förfrågningar och hantering av kollegor.
• Loggbok över allt som görs, sökbar per företag och per användare.
• Byråns egna bolagsuppgifter med logotyp som visas på byråns fakturor.

Nya kunder till byrån

• Partnerkatalog. Partnerbyråer kan synas i Kvittias katalog över redovisningsbyråer, där företagare söker en byrå.
• Förfrågningar från företagare samlas i portalen. Befintliga Kvittia-kunder markeras tydligt i grönt, och byrån kan svara, följa upp och göra om förfrågan till en kund.
• Sök företag och segmentering. Byrån kan söka fram företag, se nyckeltal och riskbedömning och segmentera fram nya målgrupper. Kontaktuppgifter köps per uppgift.

Två sätt att ta betalt

Byrån väljer för varje kund vem som betalar Kvittia:

• Kunden betalar själv. Kunden faktureras ordinarie pris efter provperioden och byrån får provision på det kunden betalar.
• Byrån betalar. Kunden hamnar på byråns samlingsfaktura med byrårabatt. Byrån paketerar Kvittia i sitt arvode och sätter själv priset mot kunden.

Det går att blanda modellerna. Vissa kunder kan betala själva medan andra ligger på byråns faktura. Läs mer om provisionsnivåerna på sidan för redovisningsbyråer.

Integritet och ansvar

En byråportal hanterar känsliga uppgifter, och därför är rollerna tydliga. Byrån har rollen revisor hos kunden och arbetar enbart från byråportalen. Kundens e-postadresser visas maskerade för byrån, och en kund som redan använder Kvittia kopplas bara till en byrå om kunden själv godkänner det. Allt som görs loggas, så både byrån och kunden kan se vem som gjort vad.

Kom igång som partnerbyrå

Partnerprogrammet är öppet för redovisningsbyråer och revisionsbyråer. Ansökan görs med byråns organisationsnummer, och vi kontrollerar att byrån är registrerad för redovisning, bokföring eller revision. Därefter får byrån ett gratis byråkonto och kan bjuda in de första kunderna samma dag.

Är du företagare och söker en byrå? Läs om hur du samarbetar med en redovisningskonsult och vad du kan göra själv för att hålla nere kostnaden.

Vanliga frågor

Vad kostar byråportalen för en redovisningsbyrå?

Ingenting. Byråkontot, byråportalen och alla funktioner i den är gratis för godkända partnerbyråer. Byrån tjänar provision på kunder som betalar själva, eller får byrårabatt på kunder som byrån betalar för.

Behöver byrån logga in i kundens konto?

Nej. Byrån arbetar från byråportalen och har rollen revisor hos kunden. Underlag, verifikationer, revisorspaket och debitering hanteras därifrån.

Kan vi koppla en kund som redan använder Kvittia till vår byrå?

Ja. Skriv företagets organisationsnummer så visas det tydligt att företaget redan är kund. Skicka en kundförfrågan – företaget får ett mejl och godkänner själv.

Hur fakturerar byrån sina kunder?

I Debitering väljer byrån prismodell per kund: per verifikation, fast månadsavgift, en kombination eller ingen debitering. Kvittia räknar verifikationerna och skapar fakturautkast som byrån granskar och skickar.

Fungerar exporten med vårt bokföringsprogram?

Revisorspaketet innehåller en SIE4-fil enligt BAS-kontoplanen, som de flesta svenska bokföringsprogram kan läsa in, tillsammans med PDF-rapport och alla underlag.

Vilka byråer kan bli partner?

Partnerprogrammet är öppet för företag som är registrerade för redovisning, bokföring och skatterådgivning eller för revision. Ansökan görs med byråns organisationsnummer.