Byta förvaltare i BRF:en – så går det till
Är styrelsen missnöjd med förvaltaren? Så byter ni ekonomisk förvaltare steg för steg – från uppsägning till överlämning av bokföring och avgifter.
Innehåll i artikeln
Det vanligaste skälet att byta förvaltare är att rapporterna kommer sent, att frågor inte besvaras eller att priset stigit. Ett byte är inte svårt – men det kräver planering så att avgifter, fakturor och bokföring inte hamnar mellan två förvaltare.
1. Läs avtalet
Kontrollera uppsägningstiden och om avtalet förlängs automatiskt. Många avtal har flera månaders uppsägning, och det enklaste är att byta vid ett räkenskapsårsskifte.
2. Ta in offerter
Skicka samma underlag till flera förvaltare: antal lägenheter och lokaler, antal leverantörsfakturor, lån och vad ni vill ha hjälp med. Läs vad ekonomisk förvaltning kostar.
3. Besluta i styrelsen
Styrelsen beslutar normalt om förvaltningsavtal. Protokollför beslutet och vem som ansvarar för bytet.
4. Säg upp det gamla avtalet
Skriftligt och i god tid. Be samtidigt om en plan för överlämningen.
5. Överlämning
Se till att den nya förvaltaren får:
- Bokföringen som SIE-fil och alla verifikationer.
- Avgiftsreskontran med obetalda avgifter.
- Lägenhetsförteckning och medlemsuppgifter.
- Lån, avtal och leverantörslistor.
- Underhållsplan, budget och senaste årsredovisning.
6. Informera medlemmar och banker
Medlemmarna behöver veta om avierna ändras, och banker och leverantörer behöver nya kontaktuppgifter.
Tips
Låt det gamla räkenskapsåret avslutas av den gamla förvaltaren, eller avtala tydligt vem som gör bokslutet. Det minskar risken för dubbelarbete och fel i årsredovisningen.
Få hjälp
Hitta en ny förvaltare för er BRF – beskriv föreningen i formuläret så matchar vi er kostnadsfritt med en byrå som har bostadsrättsföreningar som kunder.
Tidsplan för ett byte
- Sex till tolv månader före: utvärdera nuvarande förvaltare och ta in offerter.
- Före uppsägningstiden: styrelsebeslut och skriftlig uppsägning.
- Tre månader före: planera överlämningen med båda förvaltarna.
- Bytesdagen: nya avier till medlemmarna, ny fakturaadress till leverantörerna.
- Efter bytet: stäm av att alla avgifter och fakturor har hamnat rätt.
Vanliga problem vid byte
- Obetalda avgifter som inte följer med i överlämningen.
- Leverantörer som fortsätter skicka fakturor till den gamla förvaltaren.
- Autogiron som måste läggas upp på nytt.
- Underlag för bokslutet som saknas.
Frågor till den nya förvaltaren
- Hur går överlämningen till hos er?
- Vem är vår kontaktperson?
- Hur fungerar digital attest och rapporter?
- Hur hanterar ni K3 och komponentindelning?
- Vad ingår i priset – och vad kostar extra?
Sammanfattning
Att byta förvaltare i BRF:en går smidigt med god planering. Börja i tid, byt helst vid räkenskapsårsskiftet och se till att all information följer med. Hitta en ny förvaltare via sidan om ekonomisk förvaltning för BRF.
Ordlista
- Uppsägningstid: tiden från uppsägning till att avtalet upphör.
- SIE-fil: standardformatet för att flytta bokföringen till en ny förvaltare.
- Avgiftsreskontra: förteckningen över medlemmarnas avgifter och obetalda belopp.
- Lägenhetsförteckning: registret över föreningens lägenheter och bostadsrättshavare.
- Räkenskapsår: perioden som årsredovisningen avser, ofta kalenderår.
Läs vidare
- Måste BRF:en ha auktoriserad revisor? – Varje bostadsrättsförening ska ha minst en revisor – men måste den vara auktoriserad?
- Nyckeltalen i BRF:ens årsredovisning förklarade – Sedan 2023 ska bostadsrättsföreningar redovisa nyckeltal i årsredovisningen.
- Underhållsplan för BRF – därför behövs den – Underhållsplanen visar när tak, fasad och stammar behöver åtgärdas – och hur mycket föreningen måste spara.
- Moms i BRF – när föreningen blir momspliktig – En bostadsrättsförening betalar normalt ingen moms på bostäderna – men lokaler och parkering kan ändra det.
Vanliga frågor
När är det bäst att byta förvaltare?
Vid ett räkenskapsårsskifte, så att ett år inte delas mellan två förvaltare.
Hur lång är uppsägningstiden?
Det står i avtalet. Ofta flera månader, och vissa avtal förlängs automatiskt.
Vad ska den nya förvaltaren få?
Bokföringen som SIE-fil, verifikationer, avgiftsreskontra, lägenhetsförteckning, lån, avtal och underhållsplan.
Vem beslutar om att byta förvaltare?
Normalt styrelsen.
Kan vi få hjälp att hitta en ny förvaltare?
Ja, matchningen via Kvittia är kostnadsfri.
