Fakturagranskaren – är din faktura komplett enligt lagen?

Innehåll i artikeln

1. Lagkraven på en faktura
2. Förenklad faktura
3. Krav som inte står i momslagen – men som du ändå behöver
4. Extra krav vid ROT och RUT
5. Vanliga fel vi ser
6. Så använder du Fakturagranskaren
7. Fakturadatum, leveransdatum och förfallodatum
8. Elektronisk faktura och PDF
9. Fakturor i utländsk valuta

En faktura som saknar en uppgift kan få konsekvenser: kunden får inte dra av momsen, du måste ställa ut en ny, och i värsta fall blir betalningen försenad. Fakturagranskaren går igenom alla krav i mervärdesskattelagen och Skatteverkets anvisningar, så att du kan skicka fakturan med gott samvete.

Lagkraven på en faktura

Mervärdesskattelagen (2023:200) anger i 17 kapitlet vad en faktura måste innehålla. Kortfattat:

• datum för utfärdandet
• ett löpnummer som ensamt identifierar fakturan
• säljarens momsregistreringsnummer
• köparens momsregistreringsnummer när köparen är skattskyldig (omvänd betalningsskyldighet)
• säljarens och köparens namn och adress
• de sålda varornas eller tjänsternas omfattning och art
• datum för leverans eller förskottsbetalning, om det är ett annat än fakturadatumet
• beskattningsunderlaget för varje momssats, á-pris och eventuella rabatter
• tillämpad momssats och momsbeloppet

Vid omvänd betalningsskyldighet ska fakturan ange det, och inget momsbelopp får stå med.

Förenklad faktura

En förenklad faktura får användas när beloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms, till exempel ett kvitto från en butik. Då räcker datum, säljarens identitet, vad som sålts, momsbeloppet eller uppgifter som gör att det kan räknas ut. Mot företagskunder bör du ändå använda en fullständig faktura, eftersom kunden behöver den för sitt momsavdrag.

Krav som inte står i momslagen – men som du ändå behöver

Godkänd för F-skatt. Texten är inte ett momskrav, men utan den ska din kund dra skatt och betala arbetsgivaravgifter på arbetsersättningen. Skriv den på alla fakturor som avser arbete.

Organisationsnummer. Aktiebolag ska ange organisationsnummer på fakturor enligt aktiebolagslagen. Det gör det också enkelt för kunden att kontrollera dig.

Förfallodatum. Utan angiven förfallodag gäller 30 dagar enligt räntelagen. Skriv datumet och villkoren, så slipper du diskussioner.

Dröjsmålsränta och påminnelseavgift. De får bara tas ut om de har avtalats. Står det på fakturan eller i avtalet är saken klar. Påminnelseavgiften är högst 60 kronor och förseningsersättningen mot företag 450 kronor. Läs mer i betalningsvillkor på faktura.

Extra krav vid ROT och RUT

Skatteverket kräver fler uppgifter för att kunden ska få skattereduktion: kundens personnummer, fastighetsbeteckning (eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer) för ROT, arbetskostnaden särredovisad från material och resor, var och när arbetet utfördes, och skattereduktionens belopp. Slå på "Fakturan gäller ROT- eller RUT-arbete" i granskaren så läggs de punkterna till.

Vanliga fel vi ser

• Fakturanummer som hoppar eller återanvänds
• Momsregistreringsnumret saknas på fakturor från enskilda firmor
• Momsen anges bara som procent, inte i kronor
• Leveransdatum saknas när arbetet gjordes månaden innan fakturan
• "Godkänd för F-skatt" saknas på fakturor för tjänster

Vill du göra en faktura som har allt från början? Använd vår gratis fakturamall. Och i Kvittia Fakturering fylls alla uppgifter i automatiskt på varje faktura.

Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid mot Skatteverkets aktuella information.

Så använder du Fakturagranskaren

Ha fakturan framför dig och gå igenom punkterna uppifrån och ner. Varje punkt har en kort förklaring till varför uppgiften behövs. Välj förenklad faktura bara om beloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms, och slå på ROT/RUT eller omvänd moms när det gäller. Resultatet visar hur många lagkrav som saknas, och vilka. Granskaren kan också användas när du tar emot en leverantörsfaktura: saknar den säljarens momsregistreringsnummer eller momsbeloppet får du inte dra momsen.

Fakturadatum, leveransdatum och förfallodatum

Tre datum som ofta blandas ihop. Fakturadatum är dagen fakturan ställs ut. Leveransdatum är när varan levererades eller tjänsten utfördes, och det ska anges om det är ett annat än fakturadatumet – vid arbete som pågått en period anges perioden. Förfallodatum är sista betalningsdag. Med faktureringsmetoden redovisas momsen i den period fakturan bokförs; med bokslutsmetoden när den betalas. Leveransdatumet visar när tjänsten utfördes och behövs för att fakturan ska vara komplett.

Elektronisk faktura och PDF

En PDF som mejlas är en vanlig faktura i lagens mening; det finns inget krav på papper. Större kunder och offentlig sektor kräver i stället e-faktura i formatet Peppol. Innehållskraven är desamma oavsett format. Läs mer i vad ska en faktura innehålla och OCR-nummer på faktura.

Fakturor i utländsk valuta

Du får fakturera i euro eller annan valuta, men momsbeloppet ska också anges i svenska kronor, omräknat med kursen på fakturadagen. Vid försäljning till företag i andra EU-länder gäller omvänd betalningsskyldighet: ingen moms, köparens momsnummer och en hänvisning till det.

Verktyget körs i din webbläsare. Det du fyller i sparas inte hos oss.

Vanliga frågor

Vad händer om fakturan saknar en uppgift?

Kunden kan nekas momsavdrag, och du kan behöva ställa ut en ny faktura eller en rättelse. Saknas F-skattetexten kan kunden dessutom bli skyldig att dra skatt.

Får jag rätta en faktura i efterhand?

Ja, genom en ändringsfaktura som hänvisar till den ursprungliga fakturan: en kreditfaktura som tar bort den felaktiga och en ny faktura med nytt nummer. Återanvänd aldrig ett fakturanummer.

Gäller samma krav för en faktura till en privatperson?

Ja, momslagens krav gäller oavsett kund. Mot privatpersoner tillkommer konsumentreglerna, till exempel att priset ska anges inklusive moms.

Måste fakturan vara på svenska?

Nej, men Skatteverket kan begära en översättning. Momsbeloppet ska alltid anges i svenska kronor.