Gratis fakturamall – skapa en korrekt faktura som PDF

Innehåll i artikeln

1. Det här innehåller fakturan
2. Så fyller du i fakturan
3. Faktura med ROT- eller RUT-avdrag
4. Vad är ett OCR-nummer?
5. Spara dina uppgifter till nästa gång
6. När du vuxit ur mallen
7. Fakturera privatperson eller företag – skillnaderna
8. Betalningsvillkor och förfallodag
9. Vanliga frågor om fakturanummer
10. Så skickar du fakturan

Behöver du skicka en faktura men har inget faktureringsprogram? Med fakturamallen nedan gör du en komplett faktura på ett par minuter. Du fyller i dina och kundens uppgifter, lägger till rader, och verktyget räknar ut moms, summa och ett giltigt OCR-nummer. Resultatet laddas ner som PDF som du kan mejla till kunden.

Det här innehåller fakturan

Mallen är byggd efter kraven i mervärdesskattelagen, så att kunden kan dra av momsen och du slipper rätta i efterhand. På fakturan finns:

• Fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum
• Ditt företagsnamn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer
• Kundens namn och adress
• Varje rad med beskrivning, antal, à-pris och momssats
• Belopp exklusive moms, moms per momssats och summa inklusive moms
• OCR-nummer, betalningsuppgifter och betalningsvillkor
• "Godkänd för F-skatt" när du bockat i det

Vill du kontrollera en faktura du redan gjort? Använd Fakturagranskaren.

Så fyller du i fakturan

1. Ditt företag. Namn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Momsnumret är SE följt av organisationsnumret utan bindestreck och 01 på slutet. Lägg in bankgiro, plusgiro eller IBAN så att kunden vet vart pengarna ska.
2. Kund. Namn och adress räcker för privatpersoner. För företag är det bra att ta med organisationsnumret. Är du osäker på om kunden finns och har F-skatt? Kolla med Kolla kunden.
3. Fakturanummer. Numren ska följa en obruten serie. Mallen föreslår nästa nummer om du låter den komma ihåg dina uppgifter.
4. Rader. En rad per vara eller tjänst. Välj om priserna är inklusive eller exklusive moms. Vid ROT eller RUT anger du vilken typ varje rad är – avdraget räknas bara på arbetet.
5. Ladda ner. PDF:en skapas direkt. Öppna den, kontrollera, och skicka.

Faktura med ROT- eller RUT-avdrag

När kunden är en privatperson och arbetet ger rätt till skattereduktion väljer du ROT eller RUT i mallen. Då behövs kundens personnummer och, för ROT, fastighetsbeteckningen eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer. Mallen särredovisar arbetskostnaden, räknar ut avdraget (30 procent för ROT och 50 procent för RUT av arbetskostnaden inklusive moms, 2026) och visar vad kunden ska betala. Resten begär du ut från Skatteverket när kunden har betalat. Läs mer om reglerna i fakturera privatpersoner.

Vad är ett OCR-nummer?

OCR-numret är en referens som gör att betalningen kan matchas mot fakturan automatiskt. Mallen skapar numret ur fakturanumret med en längdsiffra och en kontrollsiffra enligt modulus 10, samma metod som bankerna använder. Skriv alltid OCR-numret på fakturan och be kunden ange det vid betalning.

Spara dina uppgifter till nästa gång

Bockar du i "Kom ihåg mina uppgifter" sparas företagsuppgifterna och nästa fakturanummer i din webbläsare – inte hos oss. Nästa gång du öppnar sidan är de ifyllda. Kundens uppgifter och raderna sparas aldrig.

När du vuxit ur mallen

En mall fungerar bra för enstaka fakturor. När du skickar flera i månaden vill du ha fakturorna bevakade, påminnelser som går ut automatiskt och betalningar som prickas av mot banken utan att du gör något. Det är vad Kvittia Fakturering gör, i samma system som kvitton och leverantörsfakturor.

Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid aktuella belopp hos Skatteverket.

Fakturera privatperson eller företag – skillnaderna

Till ett företag ska fakturan ha alla uppgifter enligt momslagen, och kunden vill ofta ha organisationsnummer och referens för sin attest. Till en privatperson gäller dessutom konsumentreglerna: priset ska vara tydligt inklusive moms, och vid ROT eller RUT ska skattereduktionen framgå. Mallen hanterar båda – välj bara om priserna är inklusive eller exklusive moms och om avdrag ska göras.

Betalningsvillkor och förfallodag

Välj antal dagar så räknas förfallodatumet ut från fakturadatumet. Trettio dagar är vanligast mot företag; mot privatpersoner är tio till tjugo dagar vanligt. Fakturan anger att dröjsmålsränta enligt räntelagen tas ut vid sen betalning, vilket är en förutsättning för att få kräva den. Fler tips finns i betalningsvillkor på faktura.

Vanliga frågor om fakturanummer

Fakturanumren ska vara löpande och unika. Börja gärna på ett högre nummer än 1, till exempel 1001, så ser det inte ut som din första faktura. Hoppa inte över nummer; makulerar du en faktura, gör en kreditfaktura i stället för att återanvända numret. Mallen föreslår nästa nummer automatiskt när du låter den komma ihåg dina uppgifter.

Så skickar du fakturan

Mejla PDF:en till kunden med ett kort meddelande, eller skriv ut och posta. Spara en kopia i din egen bokföring – fakturan är en verifikation som ska arkiveras i sju år. Får du inte betalt i tid, skicka en påminnelse några dagar efter förfallodagen och läs obetalda kundfakturor om nästa steg.

Verktyget körs i din webbläsare. Det du fyller i sparas inte hos oss.

Vanliga frågor

Är fakturamallen verkligen gratis?

Ja. Du behöver inget konto och det kostar inget att skapa och ladda ner fakturor. Fakturan får Kvittias logga i sidfoten.

Sparas mina uppgifter?

Nej, inget skickas till oss för lagring. PDF:en byggs på vår server i samma ögonblick som du laddar ner den och raderas direkt. Bockar du i att komma ihåg dina uppgifter sparas de i din egen webbläsare.

Kan jag göra en kreditfaktura?

Mallen gör vanliga fakturor. En kreditfaktura gör du genom att ange negativa belopp på raderna och skriva vilken faktura som krediteras i meddelandet.

Måste jag ha F-skatt för att fakturera?

Nej, men utan F-skatt ska kunden dra skatt på arbetsersättningen. Är du godkänd för F-skatt ska det stå på fakturan, annars gäller det inte.